Огляд трьох популярних таск-менеджерів

23 червня 2020, 17:30

Перекидання листів електронкою, Excel, Word, Google Docs, різні чат-месенджери — все це можна використовувати для команди 5, 10 і навіть 100 чоловік, але є одне «але» — це не продуктивно

Матеріал підготовлений у співавторстві з журналістом Євгеном Загладьком

Basecamp, Asana, Worksection

Багато інтерфейсів — багато зайвих рухів. Багато зайвих рухів — багато марної трати часу. Якщо ви зараз читаєте цей матеріал, значить, все це «багато» вам набридло, і ви в пошуках кращого таск-менеджера для своєї команди і бізнесу. Кращий — значить простий, логічний, за розумні гроші і з повним комплектом корисного функціоналу.

Відео дня

Давайте розбиратися з Basecamp, Asana, Worksection. Для вашої зручності ми розділили порівняння на категорії і в самому кінці оглядової статті — вердикт.

Basecamp — таск-менеджер, який стартував у 2004 році. Спочатку розрахований на команду з 3−4 осіб. Згодом функціонал розширювався, як і кількість осіб у команді. Великий бізнес критикує Basecamp за «неповороткість»: інструмент не розрахований на великі завдання і тривалі проєкти (засновники ж вважають, що фірмова простота дорожче підлаштування під великий бізнес). Тільки англійська мова. Чотири тарифні плани.

Asana — Каліфорнійський таск-менеджер. Створено в 2008 році. Більше орієнтований на роботу з невеликими проєктами. Доступно 6 мов, серед яких немає російської. У роботі з Asana багато доведеться шукати ззовні (тобто інтегрувати сторонні застосунки, зокрема й за додаткову плату). Якщо в компанії не всі впевнено володіють англійською — великий мінус. Чотири тарифні плани.

Worksection — український таск-менеджер. Створено в 2009 році. Інтуїтивно зрозумілий і простий інтерфейс, можливість створювати завдання і підзавдання з окремими термінами, бюджетами, пріоритетами. 8 мов, серед яких російська та українська. П’ять тарифних планів.

Цей огляд розбитий на окремі категорії, в кінці кожної категорії — оцінки. І в самому кінці ми вже вивели загальні оцінки. Але важливо прочитати особливості таск-менеджерів у кожній з категорій, щоб в результаті зробити правильний вибір для себе і своєї команди.

Безкоштовне тестування

Basecapm пропонує безкоштовну версію на 30 днів. Обіцяють відсутність обмежень за кількістю активних завдань і користувачів.

Asana можна тестувати також 30 днів, але з обмеженням доступу до проєктів до 15 осіб.

Worksection пропонує 14 днів безкоштовного використання з обмеженням у 2 проєкти і 5 користувачів.

Підсумок

Basecapm — 5. Звичайно, для середнього та великого бізнесу це зручний варіант. Але, забігаючи трохи наперед, при переході на платну версію, багато функцій будуть за додаткову плату.

Asana — 4. За 30-ти денний безкоштовний промо і доступ для 15 осіб одночасно.

Worksection — 3. За 14 днів безкоштовного тестування та обмеження в 2 проєкти і 5 користувачів.

Скільки платити після тестування

У Basecamp і Asana всього 4 тарифних плани (включно з безкоштовним) і Worksection пропонує 5.

Давайте припустимо, що у вас 10 осіб у команді і розрахуємо вартість.

За Basecamp ви заплатите 99 $/місяць, але ніяких обмежень на кількість користувачів при цьому немає.

За Asana ви заплатите 10,99 $/місяць за одного співробітника (якщо заплатите відразу за рік) або 13,49/місяць за того ж одного співробітника, якщо будете платити помісячно.

За Worksection ви заплатите 29 $/місяць за функціонал таск- менеджера і доступ до нього для 10 співробітників максимум. За 20 осіб ціна 49 $/місяць, 50+ осіб 99 $/місяць.

Тепер давайте порахуємо

Якщо у вас команда, наприклад, з 10 або 20 осіб, вам немає ніякого сенсу робити вибір на користь Basecamp. Тобто 99 $/місяць платити за будь-яких умов: 2 людини працює, 10 або 100.

Для команди з 10 осіб немає сенсу вибирати й Asana. 10,99 $ множимо на 10. Отримуємо 109,90 $/місяць.

І якщо у вас все ті ж 10 осіб у команді, але ви вирішили протестувати Worksection — це розумно. При переході на платну версію за 10 осіб ви будете платити всього 29 $/місяць.

Підсумок

Worksection — 5, Basecamp — 4 і Asana — 3.

Як стартувати легко? Додаткова підтримка, навчання, FAQ

Кожен з нашої трійки таск-менеджерів пропонує для легкого і швидкого старту підтримку у вигляді додаткового навчання, безкоштовних навчальних відеороликів, консультацій по телефону, Zoom тощо.

Давайте тепер розберемося, хто і що саме пропонує.

Basecamp для легкого старту роботи з таск-менеджером пропонує додаткове навчання (при платному використанні), демо-проєкти, керівництва, вичерпні відповіді на найпоширеніші запитання клієнтів у розділі «Запитання і відповіді», безкоштовне онлайн навчання. Як бачимо, вибір досить великий і в цілому команда непогано подбала про підтримку новачків і тих, у кого в процесі адаптації таск-менеджера для бізнес-задач виникають питання.

Asana пропонує значно менше: керівництво загальне і режим навчання онлайн.

У Worksection клієнти отримують підтримку в чаті і по e-mail, доступ всіх клієнтів до FAQ, консультації по телефону і Zoom. І тут плюс для компаній, наприклад, на території СНД. Вони можуть зателефонувати в будь-який момент і отримати підтримку українською та російською (що недоступно в Basecamp і Asana). При підборі платного пакета (ще в процесі безкоштовного тестування) клієнти Worksection отримують також безкоштовне відео-навчання як бонус.

Підсумок

Basecamp — 5 (за безліч варіантів додаткового навчання), Worksection — 4 (за трохи меншу варіативність, але наявність україно- та російськомовної підтримки в телефонному режимі), Asana — 3 (тут тільки керівництво і режим онлайн навчання).

Завдання. Що є і чого немає?

Worksection ще дає можливість зберігати базу контактів (чого немає в Basecamp і Asana), а також імпортувати/експортувати контакти (CSV/vCard).

Відповідно, якщо таск-менеджер використовується декількома компаніями (філіями) або декількома відділами, на Asana можна не дивитися, як на потенційно зручний інструмент роботи. Це не найкращий варіант для середнього та великого бізнесу.

Підсумок

5 — Worksection (за максимально можливу рольову сегментацію), 4 — Basecamp (за досить широку рольову сегментацію, але відсутність імпорту/експорту контактів) і 3 — Asana (за всього 2 рольові сегментації).

Як робити звіти в таск-менеджерах з нашої трійки?

У Basecamp звіти робляться за допомогою сторонніх плагінів: Easylnsight, ESS, EasyBI + щоденне повідомлення про зміни в проєктах на електронну пошту. Сторонні плагіни безкоштовні всього 30 днів, після — використання платне.

У Asana звіти ви зможете робити також через сторонній застосунок Harvest. Функціонал програми безкоштовний, але має обмеження за кількістю користувачів і проєктів.

У Worksection звіти за користувачами, завданнями, проєктами, днями, витраченому часу, розрахунку фактичних витрат робляться за допомогою внутрішніх полігонів. Вони безкоштовні і не вимагають ніякого додаткового встановлення.

Чи є тайм-трекінг?

Це важливе питання, оскільки платити гроші за час, витрачений саме на виконання поставленого завдання — це про продуктивність і розумну оплату праці.

Функція тайм-трекінг — це, фактично, система звітності «Час/гроші», коли оплата за виконану роботу розраховується з урахуванням витраченого на неї часу.

Тайм-трекінг є в Worksection пропонує як автоматичний запуск відліку часу (таймер) так і запуск вручну.

Система звітності «час/гроші» показує, скільки часу (грошей) було витрачено командою на проєкт. Керівники в результаті отримують детальний зріз за окремими проєктами.

Тайм-трекінг у Basecamp можливий при інтеграції сторонніх застосунків. Один із застосунків — MinterApp. 30 днів безкоштовного тестування, після — використання платне. Інші сторонні застосунки для тайм-трекінгу: Everhour, Pomodoro, Timesheetr, Timeneye, Clockify (єдиний безкоштовний трекер), Noko Time Tracking, Toggl.

Тайм-трекінг в Asana також можливий тільки за допомогою сторонніх застосунків. Для того, щоб інтегрувати, потрібно буде звертатися в технічну підтримку безпосередньо цих застосунків (на сайті Asana ця інформація вказана, як і те, що Asana не гарантує справності роботи і не несе відповідальності за якість інтеграції). Інтеграції платні. Серед застосунків для тайм-трекінгу в Asana: Everhour, HourStack, Zistemo, TMetric, TSheets, Hubstaff, TimeCamp, Toggl, Timeneye, YoCoBoard, TrackingTime, Clockify. Якщо так розібратися — вибір великий, але встановлення будь-якого із застосунків — додатковий головний біль і грошові витрати.

Підсумок

Worksection — 5 (за наявність звіту за витраченими ресурсами з системою «час/гроші»), Basecamp — 4 (за можливість вибрати сторонній плагін для звітності і повідомлення на пошту), Asana — 4 (можливість інтегрувати велику кількість сторонніх застосунків). Власне, Basecamp і Asana однаково мають великий вибір сторонніх інтеграцій, тому ставимо однакові оцінки.

Як працювати з проєктами

Почнемо з головного — шаблони проєктів є у всіх трьох таск-менеджерах. Також в Basecamp, Asana і Worksection є функція архівування проєктів. Є й експорт проєктів. Тільки з відмінностями. Basecamp — експорт HTML, Asana — JSON, CVS і Worksection — XML.

А ось вибрати дату початку/завершення для проєкту можна не скрізь. У Basecamp такої функції немає. У Asana і Worksection — є. Також у Basecamp відсутній статус виконання проєкту, у інших двох з цим все в порядку.

Основна відмінність:

У Worksection ви можете розрахувати фактичні витрати, витрачені на проєкт (функція тайм-трекінгу), а в інших двох — ні.

Підсумок

Worksection — 5 (за розрахунок фактичних витрат, це крім вибору дати і статусу), Asana — 4 (за вибір дати і статусу), Basecamp — 3 (за відсутність статусу і дати).

Канбан-дошка. Навіщо потрібна і де є?

Канбан-дошка — це підвид завдань, які можна розподіляти за картками-статусами. Картка-статус — це демонстрація стадії виконання завдання. Канбан є у Worksection. Картки відповідають статусам проєкту, а адміністратор може змінювати їхню назву, колір, порядок розміщення. Картки можна перетягувати. З кожною з карток в Канбан Worksection можна зручно і просто працювати: згортайте та розгортайте, міняйте назву і колір, міняйте картки місцями, додавайте нову і завдання або новий статус. Статус конкретних завдань можна приховувати або відключати.

Asana також пропонує своїм клієнтам Канбан, але з базовим функціоналом (менше можливостей, ніж дає Worksection). У Basecamp канбан-дошки відсутні, але можлива інтеграція за допомогою програми Tracked.

Підсумок

Worksection — 5 (канбан багатофункціональний і зручний у використанні), Asana — 4 (Наявність базового функціоналу канбан-дощок), Basecamp — 3 (канбан-дошки відсутні).

Інтеграції. Які програми доступні?

Кожен з таск-менеджерів пропонує сторонні інтеграції із застосунками (як платні, так і безкоштовні). І таких інтеграцій в кожному — кілька десятків. Ми перерахуємо основні, доступні в кожному з таск-менеджерів.

Інтеграції Basecamp: Google Drive, Google Docs, Slack, Gmail, Google Calendar, Dropbox, Time Doctor тощо.

Інтеграції Asana: Google Drive, Google Docs, Dropbox, Evernote, Google Drive, Jira, Slack, GitHub, GitLab тощо.

Інтеграції Worksection: Google Drive, Google Docs, Slack, Gmail, Google Calendar, Dropbox, Telegram, GetResponse, Facebook тощо.

В цілому, кожен з софтів має величезну кількість інтеграцій зі сторонніми застосунками. І тут уже важливо звернути увагу на два моменти:

1. Які саме застосунки потрібні вашій компанії?

2. Платна чи безоплатна інтеграція?

Друге дуже важливо, особливо, якщо ви плануєте довгостроково використовувати функціонал обраного вами таск-менеджера. І чим більше буде «рідного» функціоналу доступно — тим краще.

Підсумок

Ставимо всім 5 балів, оскільки в питанні інтеграцій все досить суб'єктивно. Ви будете розглядати варіанти інтеграцій в кожному таск-менеджері окремо, з огляду на потреби компанії. Те, що важливо для однієї компанії, наприклад, може бути зовсім не потрібно іншій.

Що таке Діаграма Ганта і де вона є?

Вбудована — тільки у Worksection. У Basecamp і Asana через вбудовані застосунки (GanttChart в Basecamp і InstaGantt в Asana).

Якщо говорити простою мовою, то Діаграма Ганта — це відображення поточних завдань і прогресу за ними в зручних і інтуїтивно зрозумілих діаграмах. До речі, у вбудованій діаграмі Ганта Worksection можна коригувати термін, налаштовувати зв’язки між завданнями, створювати нові завдання. У Worksection діаграму можна експортувати в Excel.

Підсумок

Worksection — 5 (за наявність вбудованої Діаграми з функціоналом, описаним вище). Basecamp і Asana — 4 (справедливо однакові оцінки за однаково зручні в інтеграції й використанні сторонні застосунки).

Календар роботи команди. Як виглядає

Дата початку і завершення є в Basecamp і Worksection, але немає в Asana. Asana передбачає інтеграцію з Google календарем або Apple. У всіх трьох таск-менеджерах дати можна міняти перетягуванням. Також у всіх з нашої трійки є експорт в iCal. Невелике доповнення: в Worksection є як вбудована функція для вибору дати початку і завершення проєкту, так і можливість синхронізації з Google календарем. Тобто, ви вибираєте, як зручно. Так, і ще є Дні Народження (що важливо, особливо для великих команд у 50+ осіб).

Підсумок

Нам здається справедливими поставити 5 балів Basecamp і Worksection. Asana — 4.

Як працюють повідомлення

Журнал подій є в Basecamp і Worksection. Всі три таск-менеджери відправляють повідомлення про нові завдання по електронній пошті і нагадують про прострочені завдання. А ось щоденне нагадування про майбутні завдання співробітники отримають від Basecamp і Worksection, але не отримають від Asana.

Підсумок

Worksection і Basecamp — 5 (функціонал однаковий). Asana — 4.

Контроль доступу. Як приховати проєкт, завдання або файли?

У Asana — ніяк. Тобто, якщо до таск-менеджера є доступ у п’ятдесяти співробітників, всі п’ятдесят бачитимуть завдання (які можуть бути абсолютно не потрібні для роботи). Так, можна в Asana призначити відповідального за завдання і учасників, але хоч як крути — загальний огляд.

У Basecamp можна приховувати проєкти обмеженням доступу для гостей та клієнтів). Теж саме є і в Worksection.

Приховати завдання, файли і коментарі можна тільки в Worksection. Корисна функція, якщо потрібно приховати, наприклад, від клієнта робочі коментарі щодо проєкту. Також можна обмежити доступ організацій, відділів і окремих осіб.

Підсумок

Worksection — 5 (за можливість приховати проєкти, завдання, файли і навіть коментарі), Basecamp — 4 (за можливість приховати проєкти + обмеження для окремих осіб) і Asana — 3 (без коментарів).

Робота з файлами

Тут все дуже продумано, зручно і інтуїтивно зрозуміло у всіх таск-менеджерах з трійки. Додавайте фото і відео, перетягуйте всередині системи або за допомогою інтеграції зі сторонніми ресурсами. Що стосується інтеграції, тут все відмінно у Asana: Google Drive, OneDrive, Box, Sharepoint, CloudApp. І дуже непогано у Basecamp: Dropbox, Google Drive, Box, Evernote. Worksection дає можливість завантажувати файли тільки з одного стороннього ресурсу — Google Drive.

Підсумок

Asana — 5 (за різноманітність інтеграцій), Basecamp — 4 (також різноманітність, але трохи поступається Asana), Worksection — 3.

Спілкування між учасниками

У Asana і Basecamp можна залишати коментарі тільки всередині таск-менеджера, а в Worksection можна писати коментарі прямо зі свого Telegram. Зручно (особливо, якщо ти зараз в дорозі, а відписати потрібно терміново).

Підсумок

Worksection — 5 (за мобільність), Basecamp і Asana — 4 (тут відмінностей немає).

Аутентифікація

У всіх таск-менеджерах з нашого списку доступна аутентифікація за OpenID за допомогою Google аккаунта. Worksection пропонує також аутентифікацію за допомогою Facebook аккаунта. Тобто, можна пройти реєстрацію на сайті (вказавши логін і пароль) або ж зареєструватися за допомогою Google або Facebook акаунтів. Останнє дуже зручно, якщо у вас, наприклад, немає Google аккаунта.

Підсумок

Worksection — 5 (за можливість вибору аутентифікації), Basecamp і Asana — 4 (відмінностей немає).

API link

У кожному таск-менеджері з нашої трійки є відкрите API, що дозволяє вивантажувати і завантажувати потрібні дані.

Підсумок

5 балів кожному таск-менеджеру.

Безпека

Basecamp. Розробники стверджують, що всі дані захищені та записуються на кілька дисків. Дані клієнтів відправляються з використанням HTTPS. Резервні копії зашифровані з використанням GPG. Крім того, Basecamp спроєктований так, що система буде працювати, навіть якщо відмовить кілька серверів.

Asana. На сайті вказано, що Asana бере повністю під свою відповідальність захист персональних даних, завдяки протоколам хешування паролів, регулярній оцінці рівня безпеки. Щодня створюються резервні копії. У разі неминучих збоїв, систему можна відновити. Безпека підтверджується сертифікатами EU-US, Swiss-US Privacy Shield.

Worksection. Всі дані захищені шифруванням, а з'єднання з сервісом відбувається через захищені канали, з використанням 256-бітного SSL-шифрування (таке шифрування використовують банки у всьому світі). Worksection створює автоматичні резервні копії. Є FTP-сховище — власний сервер, де клієнти можуть зберігати свої файли. Worksection працює в кластері з чотирьох дата-центрів, що знаходяться в Німеччині і Україні, які відповідають Tier-3 класу надійності.

Підсумок

5 балів кожному таск-менеджеру.

Технічна підтримка

У роботі з таск-менеджером важливо отримати відповідь на своє запитання миттєво або, як мінімум, максимально швидко. Наприклад, технічна підтримка Asana відправить лист про те, що найближчим часом вийде на зв’язок. Час очікування такого листа: до 2-х хвилин. Також за 2 хвилини перший відгук ви отримаєте від технічної підтримки Worksection, а максимум через 5 хвилин — детальну відповідь. У Basecamp перша відповідь приходить протягом 6-ти хвилин. До речі, якщо ви користуєтеся Twitter, спілкуватися з Basecamp можна прямо там.

Якщо у вас виникне термінове запитання до підтримки Asana, наприклад, вранці, ви можете отримати відповідь ближче до вечора. Оскілька проєкт каліфорнійський, різниця в часових поясах змусить почекати.

Підсумок

Worksection і Basecamp — 5, Asana — 4.

Мобільний застосунок

Всі три таск-менеджери мають мобільні застосунки для Android і IOS. Завантажуйте, перевіряйте, тестуйте.

Фінальні оцінки

1. Worksection: 86 балів

2. Basecamp: 78 балів

3. Asana: 71 бал

Приєднуйтесь до нас у соцмережах Facebook, Telegram та Instagram.

poster
Картина ділового тижня

Щотижнева розсилка головних новин бізнесу і фінансів

Розсилка відправляється по суботах

Показати ще новини
Радіо НВ
X