Обзор трех популярных таск-менеджеров
Перебрасывание писем по электронке, Excel, Word, Google Docs, различные чат-мессенджеры — все это можно использовать для команды в 5, 10 и даже 100 человек, но есть одно «но» — это не продуктивно
Материал подготовлен в соавторстве с журналистом Евгением Загладько
Basecamp, Asana, Worksection
Много интерфейсов — много лишних движений. Много лишних движений — много пустой траты времени. Если вы сейчас читаете этот материал, значит, все это «много» вам надоело, и вы в поисках лучшего таск-менеджера для своей команды и бизнеса. Лучший — значит простой, логичный, за разумные деньги и с полным комплектом полезного функционала.
Давайте разбираться с Basecamp, Asana, Worksection. Для вашего удобства мы разделили сравнение на категории и в самом конце обзорной статьи — вердикт.
Basecamp — таск-менеджер, который стартовал в 2004 году. Изначально рассчитан на команду из 3−4 человек. Со временем функционал расширялся, как и количество человек в команде. Крупный бизнес критикует Basecamp за «неповоротливость»: инструмент не рассчитан на крупные задачи и длительные проекты (основатели же считают, что фирменная простота дороже подстраивания под крупный бизнес). Только английский язык. Четыре тарифных плана.
Asana — Калифорнийский таск-менеджер. Создан в 2008 году. Больше ориентирован на работу с небольшими проектами. Доступно 6 языков, среди которых нет русского. В работе с Asana многое придется искать извне (то есть интегрировать сторонние приложение, в том числе и за дополнительную плату). Если в компании не все уверенно владеют английским — большой минус. Четыре тарифных плана.
Worksection — украинский таск-менеджер. Создан в 2009 году. Интуитивно понятный и простой интерфейс, возможность создавать задачи и подзадачи с отдельными сроками, бюджетами, приоритетами. 8 языков, среди которых русский и украинский. Пять тарифных планов.
Этот обзор разбит на отдельные категории, в конце каждой категории — оценки. И в самом конце мы уже вывели общие оценки. Но важно прочитать особенности таск-менеджеров по каждой из категорий, чтобы в итоге сделать правильный выбор для себя и своей команды.
Бесплатное тестирование
Basecapm предлагает бесплатную версию на 30 дней. Обещают отсутствие ограничений по количеству активных задач и пользователей.
Asana можно тестировать также 30 дней, но с ограничением доступа к проектам до 15 человек.
Worksection предлагает 14 дней бесплатного использования с ограничением в 2 проекта и 5 пользователей.
Итог
Basecapm — 5. Конечно, для среднего и крупного бизнеса это удобный вариант. Но, забегая немного вперед, при переходе на платную версию, много функций будут за дополнительную плату.
Asana — 4. За 30-ти дневный бесплатный промо и доступ для 15 человек одновременно.
Worksection — 3. За 14 дней бесплатного тестирования и ограничение в 2 проекта и 5 пользователей.
Сколько платить после тестирования
У Basecamp и Asana всего 4 тарифных плана (включая бесплатный) и Worksection предлагает 5.
Давайте предположим, что у вас 10 человек в команде и рассчитаем стоимость.
За Basecamp вы заплатите 99$/месяц, но никаких ограничений на количество пользователей при этом нет.
За Asana вы заплатите 10,99$/в месяц за одного сотрудника (если заплатите сразу за год) или 13,49/месяц за того же одного сотрудника, если будете платить помесячно.
За Worksection вы заплатите 29$/месяц за функционал таск- менеджера и доступ к нему для 10 сотрудников максимум. За 20 человек цена 49$/месяц, 50+ человек 99$/месяц.
Теперь давайте посчитаем
Если у вас команда, например, из 10 или 20 человек, вам нет никакого смысла делать выбор в пользу Basecamp. То есть 99$/месяц платить при любых условиях: 2 человека работает, 10 или 100.
Для команды из 10 человек нет смысла выбирать и Asana. 10,99$ умножаем на 10. Получаем 109,90$/месяц.
И если у вас все те же 10 человек в команде, но вы решили протестировать Worksection — это разумно. При переходе на платную версию за 10 человек вы будете платить всего 29$/месяц.
Итог
Worksection — 5, Basecamp — 4 и Asana — 3.
Как стартовать легко? Дополнительная поддержка, обучение, FAQ
Каждый из нашей тройки таск-менеджеров предлагает для легкого и быстрого старта поддержку в виде дополнительного обучения, бесплатных обучающих видеороликов, консультаций по телефону, Zoom
Давайте теперь разберемся, кто и что именно предлагает.
Basecamp для легкого старта работы с таск-менеджером предлагает дополнительное обучение (при платном использовании), демо-проекты, руководства, исчерпывающие ответы на самые распространенные вопросы клиентов в разделе «Вопросы и ответы», бесплатное онлайн обучение. Как видим, выбор достаточно велик и в целом команда неплохо позаботилась о поддержке новичков и тех, у кого в процессе адаптации таск-менеджера для бизнес-задач возникают вопросы.
Asana предлагает значительно меньше: руководство общее и режим обучения онлайн.
У Worksection клиенты получают поддержку в чате и по e-mail, доступ всех клиентов к FAQ, консультации по телефону и Zoom. И здесь плюс для компаний, к примеру, на территории СНГ. Они могут позвонить в любой момент и получить поддержку на украинском и русском (что недоступно в Basecamp и Asana). При подборе платного пакета (еще в процессе бесплатного тестирования) клиенты Worksection получают также бесплатное видео-обучение как бонус.
Итог
Basecamp — 5 (за множество вариантов дополнительного обучения), Worksection — 4 (за немного меньшую вариативность, но наличие украино- и русскоязычной поддержки в телефонном режиме), Asana — 3 (здесь только руководство и режим онлайн обучения).
Задачи. Что есть и чего нет?
Worksection еще дает возможность сохранять базу контактов (чего нет в Basecamp и Asana), а также импортировать/экспортировать контакты (CSV/vCard).
Соответственно, если таск-менеджер используется несколькими компаниями (филиалами) или несколькими отделами, на Asana можно не смотреть, как на потенциально удобный инструмент работы. Это не лучший вариант для среднего и крупного бизнеса.
Итог
5 — Worksection (за максимально возможную ролевую сегментацию), 4 — Basecamp (за достаточно широкую ролевую сегментацию, но отсутствие импорта/экспорта контактов) и 3 — Asana (за всего 2 ролевые сегментации).
Как делать отчеты в таск-менеджерах из нашей тройки?
У Basecamp отчеты делаются с помощью сторонних плагинов: Easylnsight, ESS, EasyBI + ежедневное извещение об изменения в проектах на электронную почту. Сторонние плагины бесплатны всего 30 дней, после — использование платное.
У Asana отчеты вы сможете делать также через стороннее приложение Harvest. Функционал приложения бесплатен, но имеет ограничения по количеству пользователей и проектов.
У Worksection отчеты по пользователям, задачам, проектам, дням, затраченному времени, расчете фактических расходов делаются с помощью внутренних плагинов. Они бесплатны и не требуют никакой дополнительной установки.
Есть ли тайм-трекинг?
Это важный вопрос, поскольку платить деньги за время, потраченное именно на выполнение поставленной задачи — это о продуктивности и разумной оплате труда.
Функция тайм-трекинг — это, фактически, система отчетности «время/деньги», когда оплата за проделанную работу рассчитывается с учетом потраченного на нее времени.
Тайм-трекинг есть в Worksection предлагает как автоматический запуск отсчета времени (таймер) так и запуск вручную.
Система отчетности «время/деньги» показывает, сколько времени (денег) было потрачено командой на проект. Руководители в итоге получают детальный срез по отдельным проектам.
Тайм-трекинг в Basecamp возможен при интеграции сторонних приложений. Одно из приложений — MinterApp. 30 дней бесплатного тестирования, после — использование платное. Другие сторонние приложения для тайм-трекинга: Everhour, Pomodoro, Timesheetr, Timeneye, Clockify (единственный бесплатный трекер), Noko Time Tracking, Toggl.
Тайм-трекинг в Asana также возможен только с помощью сторонних приложений. Для того, чтобы интегрировать, нужно будет обращаться в техническую поддержку непосредственно этих приложений (на сайте Asana эта информация указана, как и то, что Asana не гарантирует исправности работы и не несет ответственность за качество интеграции). Интеграции платные. Среди приложений для тайм-трекинга в Asana: Everhour, HourStack, Zistemo, TMetric, TSheets, Hubstaff, TimeCamp, Toggl, Timeneye, YoCoBoard, TrackingTime, Clockify. Если так разобраться — выбор большой, но установка любого из приложений — дополнительная головная боль и денежные траты.
Итог
Worksection — 5 (за наличие отчета по затраченным ресурсам с системой «время/деньги»), Basecamp — 4 (за возможность выбрать сторонний плагин для отчетности и уведомления на почту), Asana — 4 (возможность интегрировать большое количество сторонних приложений). Собственно, Basecamp и Asana одинаково имеют большой выбор сторонних интеграций, поэтому ставим одинаковые оценки.
Как работать с проектами
Начнем с главного — шаблоны проектов есть во всех трех таск-менеджерах. Также в Basecamp, Asana и Worksection есть функция архивирования проектов. Есть и экспорт проектов. Только с отличиями. Basecamp — экспорт HTML, Asana — JSON, CVS и Worksection — XML.
А вот выбрать дату начала/завершения для проекта можно не везде. У Basecamp такой функции нет. У Asana и Worksection — есть. Также у Basecamp отсутствует статус выполнения проекта, у остальных двух с этим все в порядке.
Основное отличие:
В Worksection вы можете рассчитать фактические расходы, затраченные на проект (функция тайм-трекинга), а в остальных двух — нет.
Итог
Worksection — 5 (за расчет фактических расходов, это кроме выбора даты и статуса), Asana — 4 (за выбор даты и статуса), Basecamp — 3 (за отсутствие статуса и даты).
Канбан-доска. Зачем нужна и где есть?
Канбан-доска — это подвид задач, которые можно распределять по карточкам-статусам. Карточка-статус — это демонстрация стадии выполнения задачи. Канбан есть у Worksection. Карточки соответствуют статусам проекта, а администратор может менять их название, цвет, порядок размещения. Карточки можно перетаскивать. С каждой из карточек в Канбан Worksection можно удобно и просто работать: сворачивайте и разворачивайте, меняйте название и цвет, меняйте карточки местами, добавляйте новую и задачу или новый статус. Статус конкретных задач можно скрывать или отключать.
Asana также предлагает своим клиентам Канбан, но с базовым функционалом (меньше возможностей, чем дает Worksection). У Basecamp канбан-доски отсутствуют, но возможна интеграция с помощью приложения Tracked.
Итог
Worksection — 5 (канбан многофункционален и удобен в использовании), Asana — 4 (наличие базового функционала канбан-досок), Basecamp — 3 (канбан-доски отсутствуют).
Интеграции. Какие приложения доступны?
Каждый из таск-менеджеров предлагает сторонние интеграции с приложениями (как платные, так и бесплатные). И таких интеграций в каждом — несколько десятков. Мы перечислим основные, доступные в каждом из таск-менеджеров.
Интеграции Basecamp: Google Drive, Google Docs, Slack, Gmail, Google Calendar, Dropbox, Time Doctor
Интеграции Asana: Google Drive, Google Docs, Dropbox, Evernote, Google Drive, Jira, Slack, GitHub, GitLab
Интеграции Worksection: Google Drive, Google Docs, Slack, Gmail, Google Calendar, Dropbox, Telegram, GetResponse, Facebook
В целом, каждый из софтов имеет огромное количество интеграций со сторонними приложениями. И здесь уже важно обратить внимание на два момента:
1. Какие именно приложения нужны вашей компании?
2. Платная или бесплатная интеграция?
Второе очень важно, особенно, если вы планируете долгосрочно использовать функционал выбранного вами таск-менеджера. И чем больше будет «родного» функционала доступно — тем лучше.
Итог
Ставим всем 5 баллов, так как в вопросе интеграций все достаточно субъективно. Вы будете рассматривать варианты интеграций в каждом таск-менеджере отдельно, исходя из потребностей компании. То, что важно для одной компании, например, может быть совсем без надобности другой.
Что такое Диаграмма Ганта и где она есть?
Встроенная — только в Worksection. В Basecamp и Asana через встроенные приложения (GanttChart в Basecamp и InstaGantt в Asana).
Если говорить простым языком, то Диаграмма Ганта — это отображение текущих задач и прогресса по ним в удобных и интуитивно понятных диаграммах. Кстати, во встроенной Диаграмме Ганта Worksection можно корректировать срок, настраивать связи между задачами, создавать новые задачи. В Worksection Диаграмму можно экспортировать в Excel.
Итог
Worksection — 5 (за наличие встроенной Диаграммы с функционалом, описанным выше). Basecamp и Asana — 4 (справедливо одинаковые оценки за одинаково удобные в интеграции и использовании сторонние приложения).
Календарь работы команды. Как выглядит
Дата начала и завершения есть в Basecamp и Worksection, но нет в Asana. Asana предусматривает интеграцию с Google календарем или Apple. Во всех трех таск-менеджерах даты можно менять перетаскиванием. Также во всех из нашей тройки есть экспорт в iCal. Небольшое дополнение: в Worksection есть как встроенная функция для выбора даты начала и завершения проекта, так и возможность синхронизации с Google календарем. То есть, вы выбираете, как удобно. Да, и еще есть Дни Рождения (что немаловажно, особенно для больших команд в 50+ человек).
Итог
Нам кажется справедливыми поставить 5 баллов Basecamp и Worksection. Asana — 4.
Как работают уведомления
Журнал событий есть в Basecamp и Worksection. Все три таск-менеджера отправляют уведомления о новых задачах по электронной почте и напоминают о просроченных задачах. А вот ежедневное напоминание о предстоящих задачах сотрудники получат от Basecamp и Worksection, но не получат от Asana.
Итог
Worksection и Basecamp — 5 (функционал одинаков). Asana — 4.
Контроль доступа. Как скрыть проект, задачу или файлы?
В Asana — никак. То есть, если к таск-менеджеру есть доступ у пятидесяти сотрудников, все пятьдесят будут видеть задачи (которые могут быть абсолютно не нужны для работы). Да, можно в Asana назначит ответственного за задачу и участников, но как не крути — всеобщее обозрение.
В Basecamp можно скрывать проекты (с ограничением доступа для гостей и клиентов). Тоже самое доступно и в Worksection.
Скрыть задачи, файлы и комментарии можно только в Worksection. Полезная функция, если нужно скрыть, например, от клиента рабочие комментарии по проекту. Также можно ограничить доступ организаций, отделов и отдельных лиц.
Итог
Worksection — 5 (за возможность скрыть проекты, задачи, файлы и даже комментарии), Basecamp — 4 (за возможность скрыть проекты + ограничения для отдельных лиц) и Asana — 3 (без комментариев).
Работа с файлами
Здесь все очень продумано, удобно и интуитивно понятно во всех таск-менеджерах из тройки. Добавляйте фото и видео, перетаскивайте внутри системы или с помощью интеграции со сторонними ресурсами. Что касается интеграции, здесь все отлично у Asana: Google Drive, OneDrive, Box, Sharepoint, CloudApp. И очень неплохо у Basecamp: Dropbox, Google Drive, Box, Evernote. Worksection дает возможность загружать файлы только с одного стороннего ресурса — Google Drive.
Итог
Asana — 5 (за разнообразие интеграций), Basecamp — 4 (также разнообразие, но немного уступает Asana), Worksection — 3.
Общение между участниками
В Asana и Basecamp можно оставлять комментарии только внутри таск-менеджера, а в Worksection можно писать комментарии прямо из своего Telegram. Удобно (особенно, если ты сейчас в дороге, а отписать нужно срочно).
Итог
Worksection — 5 (за мобильность), Basecamp и Asana — 4 (здесь различий нет).
Аутентификация
Во всех таск-менеджерах из нашего списка доступна аутентификация по OpenID с помощью Google аккаунта. Worksection предлагает также аутентификацию с помощью Facebook аккаунта. То есть, можно пройти регистрацию на сайте (указав логин и пароль) или же зарегистрироваться с помощью Google или Facebook аккаунтов. Последнее очень удобно, если у вас, например, нет Google аккаунта.
Итог
Worksection — 5 (за возможность выбора аутентификации), Basecamp и Asana — 4 (различий нет).
API link
В каждом таск-менеджере из нашей тройки есть открытое API, что позволяет выгружать и загружать нужные данные.
Итог
5 баллов каждому таск-менеджеру.
Безопасность
Basecamp. Разработчики утверждают, что все данные защищены и записываются на несколько дисков. Данные клиентов отправляются с использованием HTTPS. Резервные копии зашифрованы с использованием GPG. Кроме того, Basecamp спроектирован так, что система будет работать, даже если откажет несколько серверов.
Asana. На сайте указано, что Asana берет полностью под свою ответственность защиту персональных данных, благодаря протоколам хэширования паролей, регулярной оценке уровня безопасности. Ежедневно создаются резервные копии. В случае неизбежных сбоев, систему можно восстановить. Безопасность подтверждается сертификатами EU-US, Swiss-US Privacy Shield.
Worksection. Все данные защищены шифрованием, а соединение с сервисом происходит по защищённым каналам, с использованием 256-битного SSL-шифрования (такое шифрование используют банки по всему миру). Worksection создает автоматические резервные копии. Есть FTP-хранилище — собственный сервер, где клиенты могут хранить свои файлы. Worksection работает в кластере из четырех дата-центров, находящихся в Германии и Украине, которые соответствуют Tier-3 классу надежности.
Итог
5 баллов каждому таск-менеджеру.
Техническая поддержка
В работе с таск-менеджером важно получить ответ на свой вопрос мгновенно или, как минимум, максимально быстро. Например, техническая поддержка Asana отправит письмо о том, что в ближайшее время выйдет на связь. Время ожидания такого письма: до 2-х минут. Также за 2 минуты первый отклик вы получите от технической поддержки Worksection, а максимум через 5 минут — детальный ответ. В Basecamp первый ответ приходит в течение 6-ти минут. Кстати, если вы пользуетесь Twitter, общаться с Basecamp можно прямо там.
Если у вас возникнет срочный вопрос к поддержке Asana, например, утром, вы можете получить ответ ближе к вечеру. Так как проект калифорнийский, разница в часовых поясах заставит подождать.
Итог
Worksection и Basecamp — 5, Asana — 4.
Мобильное приложение
Все три таск-менеджера имеют мобильные приложения для Android и IOS. Скачивайте, проверяйте, тестируйте.
Финальные оценки
1. Worksection: 86 баллов
2. Basecamp: 78 баллов
3. Asana: 71 балл
