Ремонт фінансової системи компанії. П'ять кроків до технологій
Час дерев'яних рахівниць минув. Чи ні?
Мені часто ставлять питання про необхідність, сам процес і кінцевий результат/вигоди фінансової трансформації бізнесу. Довго розповідаю, демонструю на цифрах, наводжу приклади, переконую, що без цього бізнес, у якого вже є проблеми, не зможе рухатися далі. А у кого їх немає – повинен застерегти себе заздалегідь і зробити все для того, щоб проблем не виникло. Хтось розуміє і зважується на "ремонт" фінансової частини, хтось не довіряє зовнішньому консультанту, хтось відкладає на потім.
Хочу детально розповісти про те, як найефективніше проводити фінансову трансформацію бізнесу.
Думаю, не потрібно нагадувати, що ми живемо в еру цифрових технологій, у світі, де керують вже навіть не гроші, а креативні ідеї, які змінюють той же світ, бізнес, нас. І якщо ми не будемо встигати відслідковувати ці ідеї, зміни в різних сферах, на різних ринках, не будемо самі трансформуватися, наш бізнес може опинитися на узбіччі.
Зміни необхідно починати з себе. А оскільки всю свою кар'єру я присвятила фінансам, вважаю, що зміни в цій сфері бізнесу – життєво необхідні. І в першу чергу фінансовим відділам, які відіграють величезну роль у цифровій трансформації бізнесу, необхідно задавати тон і своїм прикладом "сунути" до змін інші відділи.
Часто я бачу, як фінансові відділи різних компаній у різних сферах досі покладаються на процеси, що виконуються вручну. Десь в Мережі зустрічала результати опитування фахівців у сфері фінансів, згідно з якими 80% з них насилу виконують цілі з оцифрування компанії, а 66% більше довіряють паперовим документам. Але, давайте будемо відвертими – час дерев'яних рахівниць давно минув. Час рухатися далі.
Отже, перший етап – це прийняття рішення і визначення кінцевих цілей. Далі важливо визначити, хто буде впроваджувати зміни. І тут моя порада – комбінувати команду впровадження зі співробітників компанії і проектної команди із зовні. Адже ніхто краще за ваших співробітників не знає всіх внутрішніх деталей роботи фінансової служби. Але робити все виключно власними силами я теж не рекомендую, адже часто внутрішні співробітники "варяться" в одних і тих же цифрах і не бачать того, що відбувається ззовні.
Хочу навести приклад, але відразу попередити: прикладами нічого не можна ні довести, ні спростувати. Те, що вийшло в одному бізнесі, не означає, що так само вийде і в іншому. Проте з моєї практики, сценарій завжди плюс-мінус однаковий. За порадою до консультантів звертаються тоді, коли власних знань вже недостатньо і потрібен погляд збоку. А до фінансових консультантів – у той момент, коли з'являються проблеми з ліквідністю. Але фінансовий блок – це всього лише оцифрування/результат обраної стратегії бізнесу і якості налаштованих бізнес-процесів. Тому проекти починаються з вивчення зовнішнього і внутрішнього середовища бізнесу.
Як правило, спочатку співробітники на 100% готові до проведення змін. Але це тільки перший етап.
На другому етапі проходить вивчення процесів і фінансового стану компанії. І саме на цьому етапі співробітники починають розуміти, що зміни - це не те, що хтось зробить за них, це включення в процес кожного з них, який нарівні з іншими буде докладати додаткових зусиль для змін.
І тут починається опір, адже нам так складно визнавати, що ми не ідеальні. Це хтось робить все неправильно, а не я. Завдання консультанта на цьому етапі - показати до яких результатів може привести компанію інше мислення, передати знання, дати інструменти і підтримати команду в момент трансформації бізнесу. Потрібно прийняти той факт, що без конфлікту не обійтися, без конфлікту не буває змін, але конфлікт повинен бути конструктивним.
На третьому етапі, отримавши знання, співробітники починають планувати діяльність компанії, розуміти, що і як потрібно зробити, самі знаходити шляхи для зростання бізнесу. Цим етапом настільки захоплюється внутрішня команда змін, що просто забуває про восьмигодинний робочий день.
Четвертий етап – розробка програми змін і її твердження. Найкращу програму розробляють самі співробітники. Крім того, слід визначитися з рішеннями, які прийдуть на заміну застарілих технологіях. Сьогодні їх існує величезна кількість: від автоматизованої обробки рахунків до цифрової оптимізації рішень по закупкам. Але для початку необхідно розробити комплексну стратегію, яка дозволить цим інструментам в найкоротші терміни надати найбільший вплив на бізнес.
П'ятий етап. Рішення прийнято, тепер починається щоденна копітка робота над реалізацією програми. У цей момент консультантам пора відходити в бік. Управління проектом переходить до СЕО. Від якості його роботи і роботи його команди залежить і кінцевий результат. Тільки за умови підтримки і мотивації команди, тільки за умови контролю етапів впровадження і результатів можна досягти результатів.
Трансформація може бути виконана швидко і з низькими витратами – все залежить від того, що ви очікуєте в фіналі і хто цим буде займатися. Але повірте, результат вас неодмінно порадує. Згідно з різними дослідженнями, після проведення фінансової трансформації можлива економія 35-45% часу за рахунок роботизації і впровадження більш ефективних методологій роботи.
Не бійтеся змін, бійтеся залишитися на тому рівні, який вже досягнутий. І як говорив президент США Джон Ф. Кеннеді: "Зміни – закон життя. І ті, хто дивиться тільки в минуле або тільки на сьогодення, безперечно пропустять майбутнє". Адже нічого в нашому світі немає більш постійного, ніж зміни, які несуть з собою нові можливості.
