Ремонт финансовой системы компании. Пять шагов к технологиям
Время деревянных счетов прошло. Или нет?
Мне часто задают вопрос о необходимости, самом процессе и конечном результате/выгодах финансовой трансформации бизнеса. Долго рассказываю, демонстрирую на цифрах, привожу примеры, убеждаю, что без этого бизнес, у которого уже есть проблемы, не сможет двигаться дальше. А у кого их нет – должен предостеречь себя заранее и сделать все для того, чтобы проблем не возникло. Кто-то понимает и решается на "ремонт" финансовой части, кто-то не доверяет внешнему консультанту, кто-то откладывает на потом.
Хочу детально рассказать о том, как эффективнее всего проводить финансовую трансформацию бизнеса.
Думаю, не нужно напоминать, что мы живем в эру цифровых технологий, в мире, где управляют уже даже не деньги, а креативные идеи, которые меняют тот же мир, бизнес, нас. И если мы не будем успевать отслеживать эти идеи, изменения в разных сферах, на разных рынках, не будем сами трансформироваться, наш бизнес может оказаться на обочине.
Изменения необходимо начинать с себя. А так как всю свою карьеру я посвятила финансам, считаю, что изменения в этой сфере бизнеса – жизненно необходимы. И в первую очередь финансовым отделам, которые играют огромную роль в цифровой трансформации бизнеса, необходимо задавать тон и своим примером "двигать" к изменениям другие отделы.
Часто я вижу, как финансовые отделы разных компаний в разных сферах все еще полагаются на процессы, выполняемые вручную. Где-то в Сети встречала результаты опроса специалистов в сфере финансов, согласно которым 80% из них с трудом выполняют цели по оцифровке компании, а 66% больше доверяют бумажным документам. Но, давайте будем откровенны – время деревянных счетов давно прошло. Пора двигаться дальше.
Итак, первый этап – это принятие решения и определение конечных целей. Далее важно определить, кто будет внедрять изменения. И здесь мой совет - комбинировать команду внедрения из сотрудников компании и проектной команды из вне. Ведь никто лучше ваших сотрудников не знает всех внутренних деталей работы финансовой службы. Но делать все исключительно собственными силами я тоже не рекомендую, так как часто внутренние сотрудники "варятся" в одних и тех же цифрах и не видят того, что происходит во вне.
Хочу привести пример, но сразу предупредить: примерами ничего нельзя ни доказать, ни опровергнуть. То, что получилось в одном бизнесе, не значит, что один в один получится и в другом. Тем не менее из моей практики, сценарий всегда плюс-минус одинаковый. За советом к консультантам обращаются тогда, когда собственных знаний уже недостаточно и нужен взгляд со стороны. А к финансовым консультантам - в тот момент, когда появляются проблемы с ликвидностью. Но финансовый блок — это всего на всего оцифровка/результат выбранной стратегии бизнеса и качества настроенных бизнес-процессов. Поэтому проекты начинаются с изучения внешней и внутренней среды бизнеса.
Как правило, изначально сотрудники на 100% готовы к проведению изменений. Но это только первый этап.
На втором этапе проходит изучение процессов и финансового состояния компании. И именно на этом этапе сотрудники начинают понимать, что изменения — это не то, что кто-то сделает за них, это включение в процесс каждого из них, который наравне с другими будет прилагать дополнительные усилия для изменений.
И здесь начинается сопротивление, ведь нам так сложно признавать, что мы не идеальны. Это кто-то делает все неправильно, а не я. Задача консультанта на этом этапе - показать к каким результатам может привести компанию иное мышление, передать знания, дать инструменты и поддержать команду в момент трансформации бизнеса. Нужно принять тот факт, что без конфликта не обойтись, без конфликта не бывает изменений, но конфликт должен быть конструктивным.
На третьем этапе, получив знания, сотрудники начинают планировать деятельность компании, понимать, что и как нужно сделать, сами находить пути для роста бизнеса. Этим этапом настолько увлекается внутренняя команда изменений, что просто забывает о восьмичасовом рабочем дне.
Четвертый этап - разработка программы изменений и ее утверждение. Наилучшую программу разрабатывают сами сотрудники. Кроме того, следует определиться с решениями, которые придут на замену устаревшим технологиям. Сегодня их существует огромное количество: от автоматизированной обработки счетов до цифровой оптимизации решений по закупкам. Но для начала необходимо разработать комплексную стратегию, которая позволит этим инструментам в кратчайшие сроки оказать наибольшее влияние на бизнес.
Пятый этап. Решение принято, теперь начинается ежедневная кропотливая работа над реализацией программы. В этот момент консультантам пора отходить в сторону. Управление проектом переходит к СЕО. От качества его работы и работы его команды зависит и конечный результат. Только при условии поддержки и мотивации команды, только при условии контроля этапов внедрения и результатов можно достичь результатов.
Трансформация может быть выполнена быстро и с низкими затратами – все зависит от того, что вы ожидаете в финале и кто этим будет заниматься. Но поверьте, результат вас непременно порадует. Согласно разным исследованиям, после проведения финансовой трансформации возможна экономия 35-45% времени за счет роботизации и внедрения более эффективных методологий работы.
Не бойтесь изменений, бойтесь остаться на том уровне, который уже достигнут. И как говорил президент США Джон Ф. Кеннеди: "Изменения - закон жизни. И те, кто смотрит только в прошлое или только на настоящее, бесспорно пропустят будущее". Ведь ничего в нашем мире нет более постоянного, чем изменения, которые несут с собой новые возможности.
