Оптимізуйся або помри

24 квітня 2017, 12:34
У травні виповниться 10 років з моменту, як я став власником бізнесу. Я жив у Дніпрі, тому там і відкрив рекламне агентство

У нас була невелика команда. З кількістю проектів вона росла. І тоді я зрозумів, що потрібно навчитися правильно "економити" час співробітників на технічних робочих моментах і дати можливість працювати над важливим!

Відео дня

Проект "Газети України"

Ми займалися BTL-маркетингом. І, з-поміж іншого, була у нас послуга з розміщення оголошень у газети. Для наочності: клієнт — велика мережа продуктових роздрібних магазинів. Щомісяця він у нас замовляв розміщення реклами в 300 різних друкованих періодичних виданнях з оголошеннями про пошук персоналу. Це замовлення виконували 8 осіб, я в тому числі. Дизайнер малював макети, менеджери вели переговори з виданнями і контролювали процес, бухгалтер цілодобово готував документи, платив і оприбуткував, а я підписував цілу купу паперів і координував увесь проект. Ніхто з нас не мав права на помилку. А це було складно. 300 різних макетів, 300 кошторисів і документів, 300 дій одночасно. Цілий місяць ми працювали над цим замовленням. Марнували купу часу. Це настільки стомлювало, що радість від заробітку ділилася на два. Помилки були, багато — приблизно одна проблема на кожну восьму публікацію.
"І що, по-іншому ніяк?" — подумав я і почав шукати рішення. Основною метою стала оптимізація процесу та виключення людського фактора.

Я вивчив всі камені спотикання. Дізнався у кожного, хто працював над проектом, що заважає їм робити все швидше і краще:

  • Дизайнер: при підготовці макетів у величезній таблиці він губив потрібний рядок і плутав інформацію.
  • Менеджери: прикріплювали неправильні зображення для друку, вказували неправильні розміри і колір макетів для розміщення. Ба більше, для кожної газети потрібно було надіслати окремий електронний лист і блок інформації. Все це потрібно було заповнювати вручну. На що витрачалося багато часу, а потім купа часу на те, щоб виправити помилки.

  • Бухгалтер: через завантаженість вона не платила вчасно, а коли платила, то витрачала на це цілу вічність.

Вже не кажучи про те, скільки часу ми витрачали на обробку кожної заявки і скільки пачок паперу викидали у смітник: гарантійні листи, рахунки тощо.

Наприклад, раніше ТЗ дизайнеру відправляли вручну у вигляді таблиці, яку потрібно було роздрукувати. Більш того, вона навіть не поміщалася на один аркуш, їх доводилося склеювати, вручну позначати готовність та процес роботи. Канцелярська робота краде час і можливість співробітників. Це все тепер відправлялося автоматично на пошту, як і електронні листи клієнтам з підписом і печаткою.

poster
Дайджест головних новин
Безкоштовна email-розсилка лише відбірних матеріалів від редакторів НВ
Розсилка відправляється з понеділка по п'ятницю

Ці дослідження допомогли описати ТЗ і виключити рутину. Лише два тижні роботи в звичайному Microsoft Access допомогли скоротити кількість помилок з 12% до 1%, а кількість паперу з 6 упаковок на місяць до 1. Про щастя бухгалтера не варто й говорити — тепер вона вільно приторговувала Оріфлеймом серед співробітниць.

Висновок простий: Не обов'язково купувати велику CRM систему, щоб допомогти своєму бізнесу — іноді вистачить ефективного інструменту Microsoft Office Access, який є вже в стандартному пакеті програм. Щоб розібратися в ньому на досить якісному рівні, знадобиться близько двох тижнів.

Проект "Агентство відкриттів"

У 2012 році так сталося, що ми почали займатися відкриттями — і так добре вдавалося, що стали першим агентством в Україні, яке спеціалізувалося виключно на відкриттях. Клієнт забезпечував 10-20 відкриттів щомісяця, тому свята стали конвеєрними, а тонкі місця добре помітними. Робота почала набувати цілодобового характеру. Одночасно купувався подарунковий фонд, готувалися команди в містах, розраховувалася оптимальна логістика і йшли відкриття.

Команда ставала дедалі більшою. У якийсь момент над проектом працювало одночасно 19 осіб в офісі агентства плюс ведучі, аніматори, промоутери та ін. Знову на горизонті замаячила оптимізація, контроль співробітників і важливість правильної мотивації для них.

Цього разу йшлося не про помилки, вони теж були, але мали дуже незначний вплив. Тим більше, тепер орієнтир був на прибуток. Іноді тільки для цього одного клієнта доводилося заморожувати по 50 тисяч доларів з відстрочкою платежу на місяць. І це теж потрібно було контролювати і обробляти.

Я вирішив, що хочу витрачати свій час не на контроль на самій події і на розмови зі співробітниками, а бачити це все в правильно оформленому файлі. І розвантажити команду, зробивши її ефективнішою.

Незабаром головний офіс переїхав у Київ, куди команда агентства і так їздила 2-3 рази на тиждень. Іноді, через відсутність проектів у нашому секторі. Іноді, через непереборне заперечення столичних клієнтів, що їм потрібне тільки київське агентство. Природний відбір або небажання ризикувати "відсіяло" частину команди і кількість співробітників, які працюють над проектом, зменшилася до 7. Але якість виконання роботи стала вищою. Вони забезпечують 314 заходів на рік.

Також гарним прикладом всього, що я змінив у структурі роботи, буде кошторис. Саме цей документ створювався під кожен проект з 2007 року. Спочатку це була невелика таблиця в Excel у 4 стовпчики і приблизно стільки ж рядків, з часом він перетворився на величезний документ. І якщо до 2015 року основне завдання його було в тому, щоб надати клієнту дійсно якісний і докладний підрахунок, то тепер я зробив великий наголос на агентському боці документа.

Що оптимізували для кожної позиції в кошторисі?

  • облік оплат (тепер ми знаємо, скільки ще необхідно сплатити підряднику);

  • докладні дані про підрядника (навіть через 5 років можна буде легко відновити зв'язок з підрядником);

  • рентабельність позиції (кожен менеджер візуально оцінює ефективність своєї роботи);

  • відповідальний менеджер (прикріплений менеджер з конкретного виду робіт);

  • нарахування заробітної плати менеджера (мотивуючий осередок).

Підсумок оптимізації — скорочення кількості основного персоналу на кожному проекті в 4 рази. Без втрати якості. Навчання, спрощення та координація допомогли підвищити прибуток на 3,23 рази.

І ось, що ми досягли:

  • співробітники проектного відділу стали ефективніше в середньому в 6 разів, тепер кожен зацікавлений контролювати більшу кількість позицій і брати більше відповідальності, тому що для кожного рядка в кошторисі тепер розраховується показник прибутковості, а від нього є пряма залежність зарплати;

  • швидкість створення кошторису для клієнта збільшилася в 2 рази — зараз на прорахунок стандартного проекту йде приблизно 20 хвилин. (При тому, що в середньому по ринку, терміни варіюються в проміжку 3-48 годин — ми перевіряли);

  • час на запуск стандартного проекту скоротився у 2,3 рази і тепер становить приблизно 6-8 годин;

  • у нас значно зросла ефективність;

  • зворотний дзвінок клієнту здійснюється менш ніж за 30 секунд, що дозволило швидше та якісніше обробляти ліди.

Всі ці роботи зроблені на стандартному Microsoft Office Excel без застосування макросів.

Я розумію, що краще економити час декількох професіоналів, які закохані у свою справу, аніж займатися постійним підбадьорюванням цілої купи тих, хто прийшов відсиджувати і ховатися за дрібними завданнями, отримуючи за це зарплатню.

Немає межі досконалості, тому просто зараз йде налагодження потужної коробкової CRM системи на наших серверах. Перенесення нашого кошторису і нових фішок зайняло майже 6 місяців.

Показати ще новини
Радіо НВ
X