Як виграти тендер за кордоном
Однак, самі собою положення Угоди - це основа, база, яка забезпечує основні принципи і правила, такі, як, наприклад, рівні умови доступу. Але бізнес цікавлять в першу чергу практичні аспекти участі в закордонному тендері. Звичайно, в кожній з країн-учасниць GPA є своя специфіка в питанні державних закупівель. Незважаючи на це, можна виділити основні типові кроки і процедури.
Крок 1. Реєстрація на платформі держзакупівель обраної країни
Як я вже зазначав раніше, не існує єдиної платформи, яка вміщувала б в себе всі тендери країн-учасниць Угоди GPA. У кожної країни є своя електронна платформа, на якій потрібно зареєструватися для перегляду тендерних заявок. У США це FedBizOpps, в Канаді - Buy and Sell Canada, в Японії - Jetro і так далі. Єдина платформа, яка містить в собі ознаки агрегатора тендерів, це TED, майданчик, який надає доступ до тендерів всіх країн ЄС (всі тендери GPA вищі за порогові суми зобов'язані публікуватися в TED). Повний список стан-учасників угоди.
Після вибору платформи (або кількох платформ) і проходження онлайн -реєстрації (вона безкоштовна на всіх державних платформах), вам відкриється доступ до інформації про державні закупівлі та тендери обраної країни. При цьому, онлайн-реєстрація на більшості платформ безкоштовна і дуже проста, не складніша за реєстрацію в соціальних мережах або нової поштової скриньки на gmail.
Крок 2. Визначити код вашої продукції / послуги
Залежно від регіону, в якому ви маєте намір продавати продукцію або надавати послуги, код вашої продукції (послуги) може відрізнятися. Правильний вибір коду дозволить вам відфільтрувати з тисячі заявок лише ваші тендери. В ЄС і TED використовується класифікація Common Procurement Vocabulary. У США і Канаді використовується North American Industry Classification System. Також серед країн - учасниць Угоди і в офіційній документації СОТ використовується класифікатор ООН Central Product Classification.
Крок 3. Налаштувати пошуковий профіль
Щодня моніторити кожну платформу на наявність відповідного вам тендера немає необхідності. Більшість платформ дозволяють налаштувати ваші профілі пошуку за кодом продукції і відповідністю умовам GPA, а також за іншими критеріями, наприклад, за сумою контрактів і термінами виконання. Пробуючи себе на новому ринку, ви вже приблизно розумієте мінімальні терміни і граничні суми тендерів, за які вам є сенс братися. І всі ці параметри ви можете прошити в профіль пошуку. Коли з'явитися відповідний тендер, вам прийде повідомлення на електронну пошту.
Крок 4. Завантажити / зробити запит на тендерну документацію
Тендерні оголошення містять тільки базову інформацію про заявку, наприклад, ім'я замовника, місце поставки, строки поставки, перелік кодів продукції або послуг, які закуповуються, поставляються, а також найменування замовника (органу влади). Варто врахувати, що іноді в рамках одного тендеру закуповуються відразу кілька кодів продукції, або ж передбачається серія поставок країною протягом певного терміну. У такому випадку, для виконання зобов'язань контракту можливо доведеться знаходити місцевих і зарубіжних партнерів.
Щоб уточнити такі важливі деталі, після визначення цікавого для вас тендеру потрібно отримати повну документацію. Зазвичай така документація скачується за прямим посиланням або ж відправляється за запитом на поштову адресу, зазначену в профілі замовника. Тендерна документація надається безкоштовно.
Крок 5. Аналіз тендерної документації
Даний етап, на мій погляд, один з найскладніших в процесі участі в міжнародному тендері. І основна складність полягає в тому, що тендерна документація надається, як правило, мовою країни замовника. У документації містяться всі умови тендеру, починаючи від умов участі в процедурі і опису методу оцінки виконання цих умов, і закінчуючи інформацією про декларації та документи, які повинні бути надані постачальником. Крім того, документація повинна містити опис методу розрахунку ціни і опис критеріїв, якими замовник буде керуватися для відбору тендерної пропозиції, а також важливість певних критеріїв і методів оцінки тендерних заявок.
Важливо відзначити, що постачальник має право ставити запитання про умови тендеру (зазвичай на це надається половина терміну подачі тендерної заявки - близько 20 днів), і замовник зобов'язаний на них відповісти.
Крок 6. Підготовка документів
Пакет документів, який може бути запитаний замовником, буде залежати від країни замовника і умов тендеру. Але мінімально необхідний пакет документів не включає в себе нічого, що б кардинально відрізнялося від щоденної ділової практики введення бізнесу. А саме:
1. Підтвердження економічного і фінансового становища: копія балансу за останній звітний період (форма Ф-1 "Баланс") і копія звіту про фінансові результати (форма Ф-2 "Звіт про прибутки і збитки").
2. Підтвердження технічної та / або професійної здатності. Залежить від конкретного тендеру: це може бути, наприклад, список відповідних робіт, поставок або послуг, виконаних в минулому; перелік інструментів і обладнання, що знаходяться в розпорядженні учасника тендеру і необхідних для виконання контракту і свідоцтва; підтвердження кваліфікації персоналу, якщо така необхідна відповідно до законодавства, тощо.
3. Підтвердження якості, яка забезпечується наявністю певних сертифікатів. При цьому варто врахувати, що сертифікати повинні відповідати оцінці обраної країни продажів.
Крім перерахованого, вам знадобляться різні виписки з відповідних державних органів та / або реєстрів, наприклад, з ДФС (підтвердження виконання податкових зобов'язань і зобов'язань по соціальному забезпеченню) і Мін'юсту (підтвердження відсутності відкритої процедури банкрутства і документи про фінансовий стан).
Крок 7. Формування і подача тендерної заявки
Як уже було відзначено вище, тендерна заявка повинна бути заповнена і подана іншою мовою країни-замовника. Проблематично дати вичерпний опис даного етапу, так як існує досить багато змінних, починаючи від країни походження замовника і до конкретного предмета і термінів закупівлі. З огляду на це, видається логічним залучення додаткового персоналу - перекладачів, консалтингових та юридичних компаній, що спеціалізуються на міжнародному комерційному праві і т.д. Питання залучення подібних посередників в процедури GPA заслуговує на окрему увагу, і ми повернемося до нього в найближчому майбутньому.
Варто врахувати, що при виявленні помилки в тендерній заявці, замовник зобов'язаний надати претенденту можливість цю помилку виправити, а не просто відсторонити від участі в торгах, що довгі роки було звичайною "діловою" практикою в українських держзакупівлях.
Тендерні заявки можна подати в електронному вигляді, якщо така можливість буде надана країною замовника. Однак на даний момент більшість країн все ще не ввели (або тільки в процесі введення) повноцінну подачу документів в електронному вигляді: в цьому питанні Україна є одним зі світових лідерів. Наприклад, в ЄС вимога обов'язкового переходу на електронну форму закупівель вступає в силу тільки з 2018 року. Таким чином, більшість тендерних заявок все ще подається в письмовій формі, через пошту, у вигляді закритого конверта. Терміни подачі тендерних заявок в середньому коливаються від 30 до 40 днів.
Крок 8. Участь в тендері
Процес проходження тендеру в конкретній країні може і буде відрізнятися від аналогічного тендеру в іншій країні-учасниці GPA. Але, все ж, з практичної точки зору цей процес буде складатися з декількох фундаментальних постійних етапів, таких як: 1) публікація оголошення, 2) подача документів і розгляд пропозицій, 3) безпосередньо тендер (аукціон). Критерії оцінки пропозицій будуть чітко викладені в умовах тендеру і в тендерній документації. Зазвичай це ціна, умови поставки, строки поставки або виконання робіт. Так само варто відзначити, що в новому виданні Угоди про GPA велика увага приділяється захисту навколишнього середовища, що також може відображатися в умовах тендеру.
Як бачите, процес підготовки та участі в тендері за кордоном особливо не відрізняється від проведення тендеру в Україні, і більшість необхідних документів використовуються в щоденному веденні бізнесу. Все не так складно, як може здатися на перший погляд. Пробуйте, адже ті, хто швидше навчиться працювати із зарубіжними тендерами, отримають вихід на широкий експортний ринок.
Тим часом Мінекономрозвитку і проектний офіс GPAinUA продовжують пілотний проект з супроводу перших зарубіжних тендерів українських компаній в рамках GPA. Ми очікуємо, що перші успішні тендери відбудуться в найближчі тижні.
***
