Як аутстаф оптимізує бізнес-процеси
Максимізація ефективності роботи компанії може досягатися настільки різними шляхами, що іноді здається: скільки підприємств, стільки способів оптимізації бізнесу.
І все ж, деякі підходи довели свою перевагу над іншими. Один із таких ще не дуже поширених в Україні способів — аутстафінг персоналу, який асоціюється з аутсорсингом. Ці поняття справді дещо схожі, але зовсім не ідентичні. Головна ідея обох — розставити пріоритети для розвитку компанії через передачу частини роботи й ризиків за її межі. Тож як саме аутстаф може допомогти перестати витрачати дорогоцінні ресурси на другорядні функції та зосередитися на головному?
Знімаємо тягар відповідальності
Найбільш "ідеологічно правильне" визначення аутстафу звучить так: це зняття з компанії частини відповідальності щодо співробітників (кадрове та бухгалтерське адміністрування) і передача такої відповідальності спеціальній компанії-аутстаферу. Технічно — це виведення персоналу зі штату через формальне звільнення працівників та їх офіційне працевлаштування в компанію-підрядника. При цьому, за працівником зберігається його посада, функціональні обов’язки, навіть робочий стіл і крісло. Проте, формально він уже перебуватиме в трудових відносинах з іншою юридичною особою, яка нараховуватиме йому зарплату, сплачуватиме його податки тощо.
Скажімо, штат вашого відділу продажів стрімко збільшився. Замість 5-х працівників, у вас тепер 15. Відповідно, це в рази підвищує навантаження на відділ кадрів і бухгалтерію; може дійти до того, що щоби впоратися з об’ємом роботи, вам знадобиться більше самих кадровиків і бухгалтерів. У результаті загальний штат збільшиться не в три, а в чотири рази. Така ситуація загрожує бюрократизацією бізнес-процесів; до того ж адміністративне обслуговування одного співробітника коштує часу, грошей та зусиль вашої компанії. Фокус уваги менеджменту буде вимушено переводитися на вирішення поточних завдань, замість стратегічних. Щоб уникнути цього, частину відповідальності можна передати компанії-аутстаферу.
Ваше підприємство та підрядник заключають договір аутстафінгу, згідно з яким ви ділите між собою класичні обов’язки роботодавця, а працівники технічно працюють у двох окремих структурах. Власник бізнесу здійснює управління повсякденними обов’язками та основними робочими функціями, у той час як аутстафер займається оформленням документів, бухгалтерією, відповідає за перевірки персоналу з боку державних структур та іншими менш значущими для бізнесу речами.
Є багато випадків, коли аутстафінг є особливо актуальними. Ось деякі з них:
- небажання змінювати юридичний статус компанії у зв’язку з розширенням штату і, відповідно, позбавлятися податкових та інших переваг невеликого бізнесу;
- можливість працювати в інших містах, залучати місцевих працівників, не реєструючи окрему філію чи представництво;
- зручний формат відносин для роботи зі стажерами і працівниками на випробовувальному терміні.
Професійні роботодавці
Прикладом країни, де вже багато десятиліть працює така система є США. Власне тут уперше і з’явилося поняття компанії-аутстафера або організації — професійного роботодавця (professional employer organization — PEO). Наразі в США 780 таких компаній, а їх послугами користуються до 180 тис. підприємств. Клієнти PEOs економлять на кадрових послугах у середньому по $450 на кожному працівнику, порівняно з підприємствами, що займаються кадровими питаннями самостійно. Головні користувачі аутстафінгу в Сполучених Штатах — представники малого та середнього бізнесу, які не завжди можуть самостійно надати співробітнику дорогий соціальний пакет (страхування, охорона здоров’я та інші переваги), тоді як організації — професійні роботодавці можуть.
Руйнування міфів
Звичайно, для України такий формат роботи не настільки розповсюджений, тож викликають певні запитання та породжуються міфи про аутстаф. Перш за все, виникає побоювання втрати контролю над власними співробітниками. Також, є острах щодо прийняття рішень найму та звільнення персоналу. Проте, управління діяльністю працівників, їх найм та звільнення залишається цілковито в руках замовника послуги. Аутстафер перебирає на себе лише частину функцій роботодавця й це чітко прописано в договорі. Цим аутстафінг відрізняється від аутсорсингу, за якого управління певним процесом повністю віддається іншій компанії та чужій команді. За аутстафінга лише замовник наймає та звільняє людей, а не формальний роботодавець.
Крім того, перевагою послуги аутстафінгу є професійний HR і рекрутінг супровід. Аутстаф-компанія може здійснювати попередній відбір кандидатів на вакантні посади, зекономивши ваш час та зусилля; може прописувати посадові інструкції та складати розклади. Остаточні рішення все одно прийматиме власник підприємства.
Щоб убезпечити свій бізнес від ризиків, головне — мати справу з перевіреним підрядником, що вже не перший рік на ринку і має хорошу репутацію. Діяльність посередництва в працевлаштуванні законодавчо врегульована, Перелік суб’єктів, що мають право її здійснювати ведеться Державною службою зайнятості. Не менш важливе значення має правильно складений договір аустафінгу. За його наявності виникатиме мінімум спірних питань.
З позиції персоналу
Якщо ж подивитися на аутстафінг очима працівника, то його оцінка буде неоднозначною. За великим рахунком, вивід зі штату суттєво не змінює позицію співробітника. Проте, результати досліджень демонструють, що працівники часом не впевнені в можливостях кар’єрного зростання й підвищення заробітної плати після переведення на аутстаф. Зрештою, відповідальність за мотивацію персоналу залишає за собою основний роботодавець, тож усе залежить від його вміння комунікувати з власними співробітниками та пояснювати їм доцільність тих чи інших кроків.
Якщо на заході працівники малих підприємств часто раді бути оформленими у великого та надійного аутстафера, то у вітчизняних реаліях є інші особливості. Враховуючи рівень прихованої зайнятості в Україні (відсутності офіційного оформлення працівника на підприємстві), для більшості таких працівників офіційне працевлаштування навіть за схемою поза штатом усе одно є перевагою над "зарплатою в конверті". Адже це гарантія дотримання трудового законодавства, стабільних виплат, урахування стажу і проведення всіх необхідних податкових відрахувань.
Ціна питання
Може здатися, що аутстафінг є економією коштів у чистому вигляді, але це не зовсім так. Сума, яку платить підприємство підряднику за контрактом, включає в себе витрати на заробітні плати і винагороду професійному роботодавцю. Врешті, це компенсується — і не лише за рахунок спрощених систем оподаткування та інших можливих хитрощів. Скорочення числа співробітників у компанії забезпечує звільнення різних відділів від зайвих турбот. А оскільки підприємство звільняється від вирішення непрофільних завдань, воно концентрує звільнені грошові та трудові ресурси на розвиток основного напрямку діяльності.
Оптимізація витрат підвищує ефективність використання оборотних коштів, у результаті чого збільшується продуктивність діяльності організації. Саме тому сучасні підприємства все частіше використовують аутстафінг як інструмент оптимізації та антикризового управління.
