Упорядоченное спасение людей: Практические советы, как строить волонтерскую организацию
В Украине активно работает гражданский фронт. Общественные организации обеспечивают гуманитарной помощью, эвакуируют людей, помогают с устройством в более безопасных регионах, оказывают психологическую, медицинскую и правовую помощь.
Как в условиях войны выстроить и структурировать работу общественной организации, как сформирована ее экономика, какие проблемы и препятствия приходится преодолевать и каким образом удается привлекать средства?
За более чем год войны наша команда организации эвакуировала из опасных территорий более 21 тыс. человек, в том числе более 3 тысяч детей, помогла найти жилье и устроиться на новом месте более 1 500 эвакуированным, спасла около тысячи домашних любимцев и предоставила более 1 200 тонн гуманитарной помощи. Сейчас еженедельно эвакуируем 150−350 человек, в том числе с оккупированных территорий, а также занимается возвращением принудительно депортированных в Россию украинских детей.
Как трансформировать идею в мощную организацию
На начальных этапах деятельность благотворительных и общественных организаций нередко построена хаотично. Так произошло и у нас — из-за вторжения, которое никто не ожидал. Однако, чем раньше вы начнете выстраивать четкую систему работы и бизнес-процессы, тем эффективнее будете работать. В нашем случае инициативная группа проекта состоит из бизнесменов и людей с опытом в международных корпорациях. Поэтому мы инвестировали свой профессиональный опыт в социальный капитал, потому что понимали — только четкая структура и грамотное управление позволяет максимально эффективно выстраивать работу и привлекать средства для стабильной помощи людям.
В обществе бытует мнение, что общественные организации — это исключительно объединение волонтеров, которые занимаются этим в свободное от основной деятельности время. Однако существует и другой — профессиональный подход. Он охватывает следующие аспекты:
- Четкая организационная структура внутри организации — распределение обязанностей, полномочий по компетентности, должностные инструкции, коммуникация между всеми звеньями.
- Зарплатная сетка для работников и продуманная система мотивации с KPI — ваша команда должна в большей степени состоять из мотивированных специалистов, которые могут полностью посвятить себя целям организации, обеспечивая себя, свою семью, не думая о «шабашках», фриланс подрядах и тому подобном.
- Системная работа фандрейзинга и ведения проектов по принципам AGILE и современных IT, CRM, PM и таск менеджмент систем.
Как правильно привлекать и распределять средства
Для бесперебойной работы неприбыльная организация нуждается в регулярных финансовых поступлениях. Сейчас существует три основных типа финансирования для ОО — краудфандинг (crowdfunding), grant writing международных фондов и частные доноры (меценат).
На сегодня сбор донатов от физических лиц является наименее эффективным, в Украине по ВВП государства работает на военных, а основной источник поступления средств в ОО составляют гранты международных фондов. Они могут покрывать основные статьи расходов организации и конкретных благотворительных проектов.
Однако подавляющее большинство международных фондов не поддерживает административные расходы организаций. К ним относятся зарплаты, налоги, аренда офисов и складов гуманитарной помощи. Даже если такую помощь предоставляют, то речь идет о весьма незначительных суммах. Поэтому расходы на административную деятельность можно покрывать средствами частных доноров, в частности филантропов и бизнеса.
Вот как это работает на примере ОО HelpPeople: деньги на топливо, ремонт автомобилей, эвакуацию и гуманитарную помощь мы получаем от крупных организаций — NovaUkraine, Libereco, USAID и др. В то же время зарплатный фонд, аренда помещений, налоговые и другие административные расходы обеспечиваются исключительно частными донорами по договоренностям и с четкой подотчетностью.
Прозрачность и отчетность
Важный аспект работы с донорами — отчетность за полученные средства по их целевому назначению. Общие стандарты отчетности в благотворительной сфере разные — в соответствии с законодательством государства резидентности донора. А формат — уникальный для каждого из них.
Кроме регулярной ежегодной отчетности согласно налоговому законодательству Украины, существует интернациональная форма отчетности IFRS (International Financial Reporting Standards) для non-profit NGO. Обычно, у доноров есть свои требования. Например, почти для всех фото или видео фиксация являются обязательными, но не являются формальной частью отчетности. Поэтому это первый вопрос, который надо обсуждать на старте сотрудничества.
В целом, можно и следует использовать и дополнительные формы отчетности — например, еженедельные weeklyreports и их публикация с открытым доступом. Например, на сайте или в соцсетях организации. В общем, прозрачность вашей деятельности — это один из ключевых факторов для продолжения сотрудничества с существующими донорами и начала работы с новыми партнерами.
Почтенным тоном этой сферы является проведение аудита независимой международной аудиторской компанией. Желательно с репутацией Ernst & Young, Deloitte, PWC, KPNG или Baker Tilly. Сейчас наша ОО только готовится к прохождению аудита, потому что операционная деятельность пока приоритетна и отнимает много времени.
ОО и государство: о чем нужно знать?
По своему опыту знаю, что управлять бизнесом — очень ответственно. В том числе и с точки зрения налогового, административного и уголовного права. Когда речь идет об общественной организации, эта ответственность еще выше.
Главное преимущество, которое получает ОО — это неприбыльность. Благодаря этому ОО не платит налоги на полученные средства. Также общественные и благотворительные организации имеют право ввозить автомобили и другие товары без уплаты НДС, таможенных платежей, как гуманитарную помощь, что также позволяет экономить донорские средства.
С другой стороны, механизм сотрудничества ОО и государства пока несовершенен. Неприбыльность накладывает на организацию много ограничений по отчуждению имущества. Например, чтобы продать изношенный автомобиль для обновления автопарка, надо выполнить ряд налоговых требований и процедур и уложиться в сумму, не превышающую 1 млн грн в год.
Кроме того, ОО не имеют налоговых льгот в вопросе трудоустройства, поэтому вынуждены нести полноценную налоговую нагрузку наравне с коммерческими структурами.
Еще один аспект — огромная ответственность по каждой транзакции. Должна быть отчетность с данными на все платежи — куда перевели средства, с какой целью. На каждый транш от донора должен быть договор. Даже если действует контракт на год. НБУ требует подтверждения каждого поступления — без этого не позволяют конвертировать валюту и пользоваться гривнами.
Все это — большой труд. Поэтому в организации должны быть специалисты по финансам и бухгалтерии, а также юристы, которые будут упрощать взаимодействие с государственными органами в правовом поле.
На сегодня, по собственному опыту, я твердо могу сказать, что профессиональная благотворительная деятельность в Украине — это тяжелая, системная работа, которая требует высокого уровня компетенций, опыта в международном корпоративном секторе, выдержки, профессиональной команды и настоящего патриотизма.
