Как оптимизировать организацию онлайн-тендеров
Динамика мира требует от собственников и ТОП-менеджеров компаний принимать решения быстро, но продуманно, уметь работать с big data и анализировать стратегические тренды, не привлекая эшелон аналитиков.
Вдогонку за развитым миром украинские предприятия переводят ключевые бизнес-процессы в digital: от маркетинговых активностей и построения визуальной составляющей бренда – до управления производством, внутренней коммуникацией или ремонтами оборудования. Обороты ускоряются – риски увеличиваются.
При этом риски эти связаны в основном именно с пересечением "человеческого и машинного" – когда есть потребность исключить человеческий фактор, но в то же время нельзя исключить интуитивную составляющую в принятии решений. Эти вопросы касаются как управления бизнесом в целом, так и управления отдельными процессами. Занимаясь более 5 лет разработкой решений для управления закупками, я для себя выделил 5 важных уроков в организации онлайн-тендеров.
Урок 1. Тендеры и закупки – не одно и то же
Для начала разберемся с понятиями. Тендер – это запрос заказчика на покупку товаров или услуг у потенциальных поставщиков. Это – упрощенная визуализация рынка, когда мы объявляем о спросе и ожидаем, что нам посыпятся предложения – желательно по низкой цене, высокого качества и с отсрочкой платежа. К нам приходят (или не приходят) потенциальные поставщики, оглашая свои предложения, а мы, как заказчик, выбираем наиболее подходящий нам вариант.
Закупки же – это серия бизнес-процессов, которые имеют целью снабжение компании необходимыми ресурсами для осуществления деятельности предприятия. Процесс закупки начинается сбором данных о потребностях и заканчивается слаженным процессом отбора лучшего поставщика и менеджментом запасов на складе.
То есть управление тендерами и управление закупками – это совершенно разные процессы, разные задачи и, что немаловажно, – разные объемы работ по налаживанию процессов.
Это нужно понимать при оценке эффективности работы отдела закупок компании. Ведь критерии оценки успешности тендера и эффективности политики закупок – разные.
Если сегодня заказчик может зарегистрироваться на любой понравившейся тендерной площадке и без проблем организовывать тендеры онлайн, то внутренний процесс менеджмента закупок нужно настраивать под конкретные задачи. Он включает: управление заявками на ТМЦ и услуги, расчет потребностей в закупках, составление календарного плана закупок, управление процессом отбора поставщиков, распределение и резервирование запасов на складе, выдача ТМЦ в производство или использование.
Все эти процессы решают одну общую задачу: бизнес должен покупать только нужное и в нужном количестве, только в срок и только по оптимальной цене. А уже онлайн-тендер помогает ускорить и диверсифицировать отбор поставщиков и обеспечить "win–win" сотрудничество.
Урок 2. Если можно что-то автоматизировать – нужно автоматизировать
Четко налаженная система управления закупками включает в себя и фактор экономии средств предприятия, и вопрос экономии затрат времени на принятие решений и передачу данных.
В моей практике есть кейсы, когда на предприятии вся система управления закупками держалась на кладовщике и бухгалтере. При этом, получение информации по остаткам на складе могло занимать до 1 недели. Все данные хранились в журналах складского учета. Если же предприятие большое и имеет несколько складов в разных городах, то эффективность такого управления стремительно приближалась к нулю.
В результате комплексной автоматизации время на получение данных по запасам или на получение прогноза по закупкам сокращается в несколько раз. Задача становится не отдельным бизнес-процессом, а элементом принятия решения.
Кроме того, комплексная автоматизация управления закупками минимизирует риски срыва сроков поставок, прогноза дефицита запасов, а также интеграцию с другими процессами – например, с тендерной онлайн-площадкой.
По сути, комплексная автоматизация – это алфавит предприятия с четким обозначением каждой буквы. Если все сделать правильно, то язык общения внутри компании будет понятен как работникам, так и контрагентам предприятия.
Урок 3. Чем больше поставщиков – тем шире возможности
Этот урок скорее относится к автоматизации управления тендерами и использовании прерогатив тендерных онлайн-площадок.
Что такое тендерная площадка? Это – digital пространство, где встречаются заказчики и поставщики и происходят онлайн-аукционы и тендеры. Для заказчика это возможность найти новых надежных поставщиков, а для контрагентов – попробовать свои силы в честной борьбе за выигрыш в тендере и расширение рынка сбыта.
В нашей стране все начиналось с индивидуальных тендерных площадок для крупного бизнеса (они до сих пор существуют), а после – расширилось до облачных сервисов по обеспечению прозрачных и конкурентных торгов. Этими же решениями пользуется и государство через систему закупок ProZorro.
Для бизнеса важно помнить, что работа с разными поставщиками несет в себе как возможности, так и риски (особенно если это новые контрагенты), но все же правило диверсификации источников поставок нужно соблюдать. Именно онлайн-площадки и являются важным инструментом для этого.
Урок 4. Сегодня и завтра – абсолютно разные величины
Этот урок – философствование на тему ценности времени и своевременности инноваций, и касается он как большого бизнеса, так и начинающих компаний с относительно небольшим оборотом. Самое ценное в современном мире – это время. И наша задача максимально сократить его использование на задачи, не требующие человеческого фактора (а часто этот человеческий фактор очень важно исключить вовсе). Именно поэтому автоматизация процесса закупок играет важную роль в ускорении оборотов компаний.
Когда я осознал этот урок, мы начали делать уклон на сокращение времени настроек сервиса для клиента, чтобы компания могла приступить к тендерному процессу онлайн максимально быстро. Сейчас мы можем запустить сервис проведения закупок на предприятии за два часа включая время на обучение пользователей. А дальше наша задача –доработать индивидуальную функциональность по управлению договорами, закупками, складами. Так постепенно, но быстро мы переводим закупочный процесс компании в digital формат.
Ведь принятое сегодня решение не может быть равно решению, принятому завтра. И важно использовать каждую минуту максимально эффективно.
Урок 5. В закупках тоже нужен PR
На первый взгляд, роль заказчика – сформировать запрос, оформить условия для потенциальных контрагентов и выбрать подходящую компанию-поставщика.
Но с учетом того, что рынок сегодня – это открытая прозрачная книга и все знают все обо всех, нужно понимать, что компании-заказчику тоже стоит уделять внимание репутации. Как ни парадоксально, но "просто быть честным" уже недостаточно (хотя это и самый важный критерий работы на рынке в принципе). Самые надежные поставщики хотят работать с самыми добросовестными заказчиками. А в идеале еще – чтобы и философии этих компаний совпадали, и методы работы, и цели.
Пример важности PR-продвижения в сфере закупок – кейс ProZorro. Ребятам пришлось работать с колоссальным недоверием со стороны бизнеса к государственным заказчикам. И без грамотной информационной политики здесь никак, ведь просто никто не придет. Мы также были максимально вовлечены в этот процесс, проводили многочисленные семинары с выездом в регионы, непрерывные обучения и вебинары, весь 2017 год у нас был еженедельный проект "Тендерная Украина" на канале Еспресо. И совместными усилиями у нас получилось. Уровень доверия к системе ProZorro и государству растет. Бизнес уже не лихорадит от словосочетания "госзакупки".
Так же работает и остальной рынок. Как себя показал – так и продвигаешься.
