Як оптимізувати організацію онлайн-тендерів

18 жовтня 2018, 13:00

Динаміка світу вимагає від власників і топ-менеджерів компаній приймати рішення швидко, але продумано, вміти працювати з big data і аналізувати стратегічні тренди, не привертаючи ешелон аналітиків.

Навздогін за розвиненим світом українські підприємства переводять ключові бізнес-процеси в digital: від маркетингових активностей і побудови візуальної складової бренду - до управління виробництвом, внутрішньої комунікації або ремонту обладнання. Обороти прискорюються - ризики збільшуються.

Відео дня

При цьому ризики ці пов'язані в основному саме з перетином "людського і машинного" – коли є потреба виключити людський фактор, але водночас не можна виключити інтуїтивну складову в прийнятті рішень. Ці питання стосуються як управління бізнесом в цілому, так і управління окремими процесами. Займаючись більше 5 років розробкою рішень для управління закупівлями, я для себе виділив 5 важливих уроків в організації онлайн-тендерів.

Урок 1. Тендери та закупівлі - не одне і те ж

Для початку розберемося з поняттями. Тендер - це запит замовника на покупку товарів або послуг у потенційних постачальників. Це – спрощена візуалізація ринку, коли ми розказуємо про попит і очікуємо, що нам посипляться пропозиції - бажано за низькою ціною, високої якості і з відстрочкою платежу. До нас приходять (або не приходять) потенційні постачальники, оголошуючи свої пропозиції, а ми, як замовник, вибираємо найбільш підходящий нам варіант.

Натомість закупівлі – це серія бізнес-процесів, які мають на меті постачання компанії необхідних ресурсів для підтримки діяльності підприємства. Процес закупівлі починається збором даних про потреби і закінчується злагодженим процесом відбору кращого постачальника і менеджментом запасів на складі.

Тобто управління тендерами і управління закупівлями - це абсолютно різні процеси, різні завдання і, що важливо, - різні обсяги робіт з налагодження процесів. Це потрібно розуміти при оцінці ефективності роботи відділу закупівель компанії. Адже критерії оцінки успішності тендера і ефективності політики закупівель – різні.

Якщо сьогодні замовник може зареєструватися на будь-якому тендерному майданчику, який припав до вподоби і без проблем організовувати тендери онлайн, то внутрішній процес менеджменту закупівель потрібно налаштовувати під конкретні завдання. Він включає: управління заявками на ТМЦ та послуги, розрахунок потреб у закупівлі, складання календарного плану закупівель, управління процесом відбору постачальників, розподіл і резервування запасів на складі, видача ТМЦ у виробництво або використання.

Всі ці процеси вирішують одне спільне завдання: бізнес повинен купувати тільки потрібне і в потрібній кількості, тільки в термін і тільки за оптимальною ціною. А вже онлайн-тендер допомагає прискорити і диверсифікувати відбір постачальників і забезпечити "win-win" співпрацю.

Урок 2. Якщо можна щось автоматизувати - потрібно автоматизувати

Гарно налагоджена система управління закупівлями включає в себе і фактор економії коштів підприємства, і питання економії витрат часу на прийняття рішень і передачу даних. У моїй практиці є кейси, коли на підприємстві вся система управління закупівлями трималася на укладнику і бухгалтері. При цьому, отримання інформації по залишках на складі могло займати до 1 тижня. Всі дані зберігалися в журналах складського обліку. Якщо ж підприємство велике і має кілька складів в різних містах, то ефективність такого управління стрімко наближалася до нуля.

В результаті комплексної автоматизації час на отримання даних по запасах або на отримання прогнозу по закупках скорочується в кілька разів. Завдання стає не окремим бізнес-процесом, а елементом прийняття рішення.

Крім того, комплексна автоматизація управління закупівлями мінімізує ризики зриву термінів поставок, прогнозу дефіциту запасів, а також оптимізує інтеграцію з іншими процесами - наприклад, з тендерним онлайн-майданчиком.

По суті, комплексна автоматизація – це алфавіт підприємства з чітким позначенням кожної літери. Якщо все зробити правильно, то мова спілкування всередині компанії буде зрозуміла як працівникам, так і контрагентам підприємства.

Урок 3. Чим більше постачальників - тим ширші можливості

Цей урок скоріше відноситься до автоматизації управління тендерами і використанні прерогатив тендерних онлайн-майданчиків.

Що таке тендерний майданчик? Це – digital простір, де зустрічаються замовники й постачальники і відбуваються онлайн-аукціони та тендери. Для замовника це можливість знайти нових надійних постачальників, а для контрагентів - спробувати свої сили в чесній боротьбі за виграш у тендері і за розширення ринку збуту.

У нашій країні все починалося з індивідуальних тендерних майданчиків для великого бізнесу (вони досі існують), а після - розширилося до хмарних сервісів по забезпеченню прозорих і конкурентних торгів. Цими ж рішеннями користується і держава через систему закупівель ProZorro.

Для бізнесу важливо пам'ятати, що робота з різними постачальниками несе в собі як можливості, так і ризики (особливо якщо це нові контрагенти), але все ж правила диверсифікації джерел поставок потрібно дотримуватися. Саме онлайн-майданчики і є важливим інструментом для цього.

Урок 4. Сьогодні і завтра - абсолютно різні величини

Цей урок - філософування на тему цінності часу та своєчасності інновацій, і стосується він як великого бізнесу, так і компаній-початківців з відносно невеликим оборотом. Найцінніше в сучасному світі – це час. І наше завдання максимально скоротити його використання на завдання, які не потребують людського фактору (а часто цей людський фактор дуже важливо виключити зовсім). Саме тому автоматизація процесу закупівель відіграє важливу роль у прискоренні оборотів компаній.

Коли я усвідомив цей урок, ми почали робити акцент на скороченні часу налаштувань сервісу для клієнта, щоб компанія могла приступити до тендерного процесу онлайн максимально швидко. Зараз ми можемо запустити сервіс проведення закупівель на підприємстві за дві години, включаючи час на навчання користувачів. А далі наше завдання – доробити індивідуальну функціональність з управління договорами, закупівлями, складами. Так поступово, але швидко, ми переводимо закупівельний процес компанії в digital формат.

Адже прийняте сьогодні рішення не може бути тотожним рішенню, буде прийняте завтра. І важливо використовувати кожну хвилину максимально ефективно.

Урок 5. У закупівлях теж потрібен PR

На перший погляд, роль замовника - сформувати запит, оформити умови для потенційних контрагентів і вибрати відповідну компанію-постачальника.

Але з урахуванням того, що ринок сьогодні - це відкрита прозора книга і всі знають все про всіх, потрібно розуміти, що компанії-замовнику теж варто приділяти увагу репутації. Як би парадоксальн це не звучало, але "просто бути чесним" вже недостатньо (хоча це і найважливіший критерій роботи на ринку в принципі). Найнадійніші постачальники хочуть працювати з найсумліннішими замовниками. А в ідеалі ще - щоб і філософії цих компаній збігалися, і методи роботи, і цілі.

Приклад важливості PR-просування в сфері закупівель – кейс ProZorro. Хлопцям довелося працювати з колосальним недовірою з боку бізнесу до державних замовників. І без грамотної інформаційної політики тут ніяк, адже просто ніхто не прийде. Ми також були максимально залучені в цей процес, проводили численні семінари з виїздом в регіони, безперервні навчання і вебінари. Увесь 2017 рік ми мали щотижневий проект "Тендерна Україна" на каналі Еспресо. І спільними зусиллями у нас вийшло. Рівень довіри до системи ProZorro і держави зростає. Бізнес вже не лихоманить від словосполучення "держзакупівлі".

Так само працює і решта ринку. Як себе показав - так і просуваєшся.

Приєднуйтесь до нас у соцмережах Facebook, Telegram та Instagram.

Показати ще новини
Радіо НВ
X