Для чего заказчикам встречаться с поставщиками
Качественная коммуникация заказчика с поставщиком – одно из обязательных условий для эффективного проведения закупки.
Особенно важно это в процессе подготовки тендерного и технического заданий. Тем не менее заказчики практически не практикуют открытые встречи-обсуждения с участниками.
Большая часть опасается, что, инициируя встречи с поставщиками, они нарушат закон “О публичных закупках” – соответственно их могут обвинить в сговоре. Ведь до окончания приема предложений заказчик не владеет информацией об участниках тендера, а все вопросы от поставщиков - анонимные.
Но в законе речь идет о коммуникации после объявления закупки, а публично встречаться с поставщиками “до” не запрещено, и нарушением не является.
Поэтому все ровным счетом наоборот – именно открытый диалог с бизнесом поможет повысить конкуренцию в тендере и получить лучшее предложение. Какая же от них польза? Во-первых, после встречи с поставщиками у организатора будет более четкое понимание предмета закупки. Зачастую, когда у закупщика есть необходимость приобрести товар или услугу, то он не всегда знает, что же именно нужно купить. В результате предмет закупки не всегда отвечает изначальным потребностям учреждения. Особенно это касается случаев, когда закупка проводится впервые или же в сложной категории. Во-вторых, благодаря встрече с поставщиками заказчик сможет составить грамотное техническое задание. Хорошо прописанное ТЗ – 80% успеха тендера. Но как это сделать, если в штате нет соответствующего специалиста? Правильно – прокоммуницировать с рынком и узнать, какие технические характеристики должны быть у товара, какие фирмы его производят, насколько существенна разница в цене и т.д.
Даже при понимании необходимости встречи с участниками, у заказчиков могут возникнуть сложности с реализацией такой коммуникации. Как же проводить встречи с поставщиками, чтобы они были эффективными?
Публично и открыто. Заказчику важно узнать мнение рынка, а значит, чем больше поставщиков придет на встречу, тем лучше. Сообщать о мероприятии нужно по всем возможным каналам коммуникации – сайт, социальные сети, электронная почта и даже персональные приглашения по телефону. То есть у бизнеса должна быть возможность получить эту информацию. Так у поставщиков не будет повода сомневаться в том, что приглашают всех, а не “избранных участников”.
Обозначить цель встречи. Поскольку встречи с поставщиками пока проводят лишь некоторые заказчики, бизнесу нужно открыто говорить о цели мероприятия. То есть заказчик сразу же озвучивает, что приглашает участников, например, для помощи в составлении тендерной документации. Таким образом, у бизнеса не останется домыслов или надежд по поводу того, зачем их пригласили.
Быть готовым к критике. Подобные встречи – живая дискуссия, где важно услышать как можно больше комментариев участников рынка. Поэтому не исключено, придется столкнуться с критикой, но и она может быть полезна. Например, поможет избежать случаев, когда заказчик при составлении документации скопировал ТЗ из чужого тендера, а товар уже 11 лет не производится.
Встречи с поставщиками регулярно проводит Укрпочта. Предприятие заранее сообщает о них на своем сайте и в социальных сетях. На них обсуждается проект технического задания, собираются отзывы, в том числе критические. На основании обратной связи в документацию вносятся изменения. Проводили встречи с поставщиками и государственное предприятие Прозорро. Они публично призывали к диалогу бизнес, открыто заявив, что в предмете закупки недостаточно компетентны, и им необходима помощь в составлении ТЗ.
В то время как заказчики все еще думают, корректно ли проводить открытые встречи с бизнесом, компании жалуются, что заказчики плохо составляют ТЗ, тем самым ограничивая возможность участия в закупке. Такая ситуация невыгодна обеим сторонам, ведь чем меньше поставщиков придет в тендер, тем с меньшей конкуренцией он пройдет. Публичные встречи могут стать инструментом, который поможет наладить коммуникацию между заказчиками и участниками, сделав их сотрудничество эффективным.
