Навіщо замовникам зустрічатися з постачальниками

31 серпня 2018, 09:00

Якісна комунікація замовника з постачальником – одна з обов'язкових умов для ефективного проведення закупівлі.

Особливо важливо це в процесі підготовки тендерного та технічного завдань. Проте замовники по суті не практикують відкритех зустрічей-обговорень з учасниками.

Більшість побоюється, що, ініціюючи зустрічі з постачальниками, вони порушать закон "Про державні закупівлі" – відповідно їх можуть звинуватити в змові. Адже до закінчення прийому пропозицій замовник не володіє інформацією про учасників тендеру, а всі питання від постачальників – анонімні.

Відео дня

Але в законі йдеться про комунікації після оголошення закупівлі, а публічно зустрічатися з постачальниками "до" не заборонено, і не є порушенням.

Тому все якраз навпаки – саме відкритий діалог з бізнесом допоможе підвищити конкуренцію в тендері та здобути кращу пропозицію. Яка ж від них користь? По-перше, після зустрічі з постачальниками в організатора буде чіткіше розуміння предмета закупівлі. Найчастіше, коли у закупника є необхідність придбати товар чи послугу, то він не завжди знає, що саме потрібно купити. Як наслідок, предмет закупівлі не завжди відповідає початковим потребам установи. Особливо це стосується випадків, коли закупівля відбувається вперше або ж у найскладнішій категорії. По-друге, завдяки зустрічі з постачальниками замовник зможе скласти грамотне технічне завдання. Добре прописане ТЗ – 80% успіху тендера. Але як це зробити, якщо в штаті немає відповідного фахівця? Правильно – покомунікувати з ринком і дізнатися, які технічні характеристики повинні бути у товару, які фірми його виробляють, наскільки істотна різниця в ціні тощо.

Навіть при розумінні необхідності зустрічі з учасниками, у замовників можуть виникнути труднощі з реалізацією такої комунікації. Як же проводити зустрічі з постачальниками, щоб вони були ефективними?

Публічно і відкрито. Замовнику важливо дізнатися думку ринку, а значить, чим більше постачальників прийде на зустріч, тим краще. Повідомляти про захід потрібно усіма можливими каналами комунікації – сайт, соціальні мережі, електронна пошта і навіть персональні запрошення телефоном. Тобто у бізнесу має бути можливість отримати цю інформацію. Таким чином, у постачальників, не буде підстав сумніватися в тому, що запрошують усіх, а не "обраних учасників".

Окреслити мету зустрічі. Оскільки зустрічі з постачальниками поки що проводять лише деякі замовники, бізнесу потрібно відкрито говорити про мету заходу. Тобто замовник відразу ж озвучує, що запрошує учасників, наприклад, для допомоги у складанні тендерної документації. Таким чином, у бізнесу не залишиться домислів чи надій стосовно того, навіщо їх запросили.

Бути готовим до критики. Такі зустрічі – жива дискусія, де важливо почути якомога більше коментарів учасників ринку. Тому не виключено, доведеться наразитися на критику, але й вона може бути корисною. Наприклад, допоможе уникнути випадків, коли замовник під час складання документації скопіював ТЗ з чужого тендера, а товар уже 11 років не виготовляють.

poster
Дайджест головних новин
Безкоштовна email-розсилка лише відбірних матеріалів від редакторів NV
Розсилка відправляється з понеділка по п'ятницю

Зустрічі з постачальниками регулярно проводить Укрпошта. Підприємство заздалегідь повідомляє про них на своєму сайті і в соціальних мережах. На них обговорюють проект технічного завдання, збираються відгуки, зокрема критичні. На підставі зворотного зв'язку в документацію вносять зміни. Проводили зустрічі з постачальниками і державне підприємство Прозорро. Вони публічно закликали до діалогу бізнес, відкрито заявивши, що в предметі закупівлі недостатньо компетентні, і їм необхідна допомога в складанні ТЗ.

Тоді як замовники досі думають, чи коректно проводити відкриті зустрічі з бізнесом, компанії скаржаться, що замовники погано складають ТЗ, тим самим обмежуючи можливість участі в закупівлі. Така ситуація невигідна обом сторонам, адже чим менше постачальників прийде в тендер, то з меншою конкуренцією він пройде. Публічні зустрічі можуть стати інструментом, який допоможе налагодити комунікацію між замовниками та учасниками, зробивши їхню співпрацю ефективною.

Показати ще новини
Радіо NV
X