Перевірки повернулися: Як підготуватися до інспекцій ДПС, Держпраці та екологів?

З початку 2025 року ДПС отримала право проводити планові документальні та фактичні перевірки, але лише при наявності безпечних умов. Це означає безпечний доступ до приміщень, документів та можливість проведення інвентаризації без загрози для учасників процесу.

Мораторій зберігається для платників податків, які перебувають на:

• тимчасово окупованих територіях
• територіях активних бойових дій
• територіях можливих бойових дій.

Для них перевірки відновлюються після усунення вказаних обставин або зміни платником місцезнаходження з обов’язковою державною реєстрацією нової адреси на підконтрольній території України. Не будуть зупинені документальні перевірки, що випливають з порушень податкового законодавства з питань оподаткування доходів нерезидентів та бюджетного відшкодування ПДВ.

Розпочаті до 24 лютого 2022 року перевірки будуть поновлені на невикористаний строк (крім тих щодо яких діє мораторій).

Мораторій на перевірки екологічної інспекції

Державна екологічна інспекція України також частково відновила свою діяльність. З 1 січня 2025 року згідно з постановою КМУ від 1511 відновлено планові перевірки нехарчової продукції в рамках ринкового нагляду.

Під прицілом екоінспекторів опиняться:

• якість автомобільних бензинів
• дизельне паливо
• суднове та котельне паливо

Держекоінспекція також активно залучає до контролю громадськість, закликаючи повідомляти про продукцію, що може завдати шкоди, особливо коли виробника встановити неможливо, але відомий розповсюджувач.

Мораторій на перевірки Держпраці

Планові перевірки Держпраці призупинені до завершення воєнного стану. Однак орган зберіг право на позапланові перевірки у випадках:

• неусунення порушень після попередньої перевірки
• скарг працівників про порушення трудових прав або загрозу безпеці
• доручень Прем'єр-міністра через системні порушення
• нещасних випадків, аварій, пожеж з летальними наслідками
• за рішенням суду

Попри мораторій, Держпраці на 2025 рік затвердила план перевірок 18,7 тисяч суб'єктів господарювання. Вони можуть брати участь у комплексних планових заходах разом з іншими органами контролю, зокрема ДПС. Такі перевірки проводяться в рамках затверджених Державною регуляторною службою планів та дозволяють одночасно перевіряти дотримання податкового і трудового законодавства.

Комплексні перевірки

Це одночасні перевірки двох або більше державних органів, які координуються Державною регуляторною службою України (ДРСУ). Другий рік поспіль ДРСУ затверджує відповідні плани. Цього року це зроблено наказом 257. ДРСУ обґрунтовує законність таких планів тим, що постанова КМУ 303 не забороняє планування перевірок, а лише їх проведення.

Механізм простий: якщо один суб'єкт господарювання потрапляє до річних планів різних органів контролю, це стає підставою для проведення комплексної перевірки.

Правова колізія

Виникає логічне питання: чи не порушують комплексні перевірки мораторій? Адже по суті це ті самі планові перевірки, але за участю кількох органів одночасно. Експертне середовище схиляється до думки, що мораторій поширюється і на комплексні заходи.

Бізнес має законний спосіб захисту: згідно зі статтею 5 Закону «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності», підприємство може письмово відмовитися від комплексної перевірки, звернувшись до ДРСУ. У такому випадку кожен орган повинен проводити окрему планову перевірку. Для Держпраці це означає втрату такої можливості, адже на її планові перевірки досі діє мораторій.

Ризики штрафних санкцій

Критична відмінність комплексних перевірок від позапланових — відсутність пільг щодо штрафування. Якщо при позапланових перевірках Держпраці штрафи за статтею 265 КЗпП не застосовуються при своєчасному усуненні порушень, то при комплексних перевірках діє звичайний режим санкцій. Це створює додаткову мотивацію для бізнесу відмовлятися від комплексних перевірок та посилатися на мораторій. Проте остаточну ясність у цьому питанні може внести лише судова практика, якої поки що недостатньо.

Як підготуватись до перевірки. Базовий чек-ліст

Успішне проходження перевірки на 80% залежить від якості підготовки. Розглянемо ключові кроки для кожного типу органів контролю.

Підготовка до податкових перевірок

Документообіг та звітність:

• Проведіть ретельний аналіз податкової звітності за останні 3 роки — знайдіть та виправте помилки до перевірки
• Систематизуйте первинні документи: договори, акти виконаних робіт, рахунки-фактури, накладні
• Підготуйте банківські виписки з поясненнями до всіх операцій
• Перевірте актуальність ліцензій та дозволів, якщо ваша діяльність їх потребує

Кадрові питання:

• Упорядкуйте документи на працівників: трудові договори, накази про прийняття на роботу, відомості з виплати заробітної плати
• Переконайтесь в коректності нарахування та сплати ЄСВ
• Проінформуйте співробітників про можливу перевірку та надайте інструкції з порядку їх дій

Фінансовий аудит:

• Своєчасно погасіть податкову заборгованість
• Залучіть бухгалтера для перевірки правильності нарахувань
• При виявленні ризиків проконсультуйтеся з юристом

Підготовка до екологічних перевірок

Ознайомтеся з нормативною базою: Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» та уніфікована форма акта перевірки, затверджена наказом Міністерства енергетики та захисту довкілля 450. Ці документи містять перелік питань, які може ставити інспектор.

Перевірте наявність дозвільних документів:

• Висновок з оцінки впливу на довкілля
• Дозвіл на викиди забруднюючих речовин в атмосферу
• Дозвіл на спеціальне водокористування
• Дозвіл на операції з оброблення відходів
• Ліцензія на управління небезпечними відходами (за потреби)

Звітність та облікові документи:

• Річні звіти: 2-ТП (повітря), 2-ТП (водгосп), «Відходи», «Екологічні витрати»
• Звіт про дотримання умов дозволу на викиди
• Декларація про відходи
• Журнали обліку роботи стаціонарних джерел викидів та газоочисних установок

Підготовка до перевірок Держпраці

Інспектори праці перевіряють документи, пов’язані з прийняттям на роботу, умовами праці, наданням відпусток та звільненнями. Нижче — перелік ключових документів, які мають бути в порядку.

Прийняття на роботу

• заява працівника та копії його документів (паспорт, РНОКПП, трудова книжка)
• наказ про прийняття на роботу
• письмовий трудовий договір
• повідомлення про прийняття на роботу
• особова картка

Надання відпустки

• затверджений графік відпусток
• письмове повідомлення працівника за 14 днів до початку відпустки
• заява працівника
• наказ на відпустку

Звільнення

• заява працівника
• наказ на звільнення з підписом про ознайомлення
• копія наказу, видана працівнику
• розрахунок: заробітна плата, компенсація за невикористані відпустки
• запис у трудовій книжці
• особова картка з відміткою про звільнення

Внутрішні документи, які також можуть перевіряти

• штатний розпис
• табелі обліку робочого часу
• колективний договір
• правила внутрішнього трудового розпорядку
• документи з нарахування зарплат
• цивільноправові договори та підтвердження виплат за ними.

Важливо знати: інспектор з питань праці має право вимагати лише ті документи, які стосуються предмета перевірки. Він не може вилучати оригінали — лише завірені копії або витяги.

Висновок

Повернення планових перевірок — не привід для тривоги, а нагадування: бізнес має бути готовий не формально, а системно. Підготовка до перевірок — це ключовий елемент управління ризиками, що включає внутрішній аудит, правовий супровід, навчання персоналу та діджиталізацію процесів. Усе це мінімізує ймовірність отримання штрафу та зміцнює компанію зсередини.

В 2025 році проактивність стала базовою необхідністю для тих, хто прагне не просто виживати, а зростати. Дбайте про правову безпеку вашого бізнесу — вона стане вашим щитом, репутаційною перевагою та джерелом прибутку.