Цифровизация документооборота в Украине
Владимир Михайлов — технический директор компании IT-Enterprise (Фото:Пресс-служба компании IT-Enterprise)
Интервью с Владимиром Михайловым, техническим директором компании IT-Enterprise
Владимир Михайлов — технический директор компании IT-Enterprise, которая более 30 лет занимается автоматизацией бизнес-процессов для крупного бизнеса и государственных предприятий. В своем интервью он рассказывает о современных системах электронного документооборота, электронном деловодстве в украинском бизнесе и госсекторе, а также о трендах и решениях в этой сфере.
Для начала простой вопрос: что такое электронный документооборот, и для чего он нужен?
— Электронный документооборот — это переведенные в цифровой формат все процессы по работе с документами предприятия или учреждения. Вместо бумаг формата А4 — файлы и цифровые таблицы, вместо подписей и чернильных печатей — электронная цифровая подпись и другие инструменты верификации. Каждое юридическое лицо, независимо от формы собственности, размеров, сферы деятельности работает с документами. Какие-то из этих документов необходимо периодически просматривать и корректировать, какие-то передавать другим лицам: государственным службам, партнерам, контрагентам. Для этого документ необходимо напечатать, согласовать с определенными людьми, возможно, внести правки, затем отправить на подпись ответственного человека, поставить печать и провести эту же процедуру с другой стороной. Электронный документооборот позволяет перенести весь этот бизнес-процесс в цифровое измерение, отказаться от бумаги и сэкономить огромное количество времени и ресурсов.
Электронный документооборот — закономерный этап развития, часть цифровой трансформации мира в целом. Когда-то все документы писались вручную мастерами каллиграфии, это было не очень быстро и удобно. Затем появились печатные машинки — писать стало намного быстрее и удобнее. Компьютеры дали возможность изменять документы и создавать неограниченное количество копий без особых усилий. Но в любом случае, все сводилось к работе с бумагами: от печати и подписи до отправки. Сейчас, в эру диджитализации, Интернет, цифровые подписи, электронные базы данных, программные решения полностью заменяют бумажные носители и формируют системные процессы е-документооборота.
То есть, программы для электронного документооборота — это некие системы обмена цифровыми документами между предприятиями и другими юридическими лицами?
— И да, и нет. Все программы электронного документооборота можно условно разделить по их предназначению на два типа: внешние и внутренние. Внутренний документооборот — это все, что связано с проводкой документов внутри предприятия, внешний документооборот — работа с документами с другими компаниями, учреждениями и т.д.
Программы е-документооборота можно сравнить со смартфоном. У каждого смартфона есть операционная система — она знает, где лежит какой файл, как они взаимодействуют, с ее помощью ваш смартфон работает, и вы можете совершать с ним какие-либо действия. Это — внутренний документооборот. Такие системы позволяют эффективно распоряжаться документами внутри компании, вести электронную базу документов, перенаправлять их от одного лица или отдела к другому внутри компании.
Система внешнего документооборота — это как браузер, с помощью которого вы выходите с вашего смартфона в Интернет. Она позволяет вашим документам “выйти в мир”, попасть к другим предприятиям или учреждениям, будучи при этом официально подписанными и имея юридическую силу.
Это разделение довольно условное, ведь существуют и комплексные системы управления предприятием, в которых есть модули и для внешнего, и для внутреннего пользования. Но если говорить именно о документообороте, оно имеет право на жизнь.
Почему это актуально для украинских предприятий? Какие причины перехода к электронному документообороту у бизнеса и государственного сектора?
— Если просто — это требование времени. Сегодня каждый рынок — глобальный. Предприятиям приходится конкурировать не только со своими соотечественниками, и чем больше предприятие — тем сильнее конкуренция. В таких условиях любая оптимизация означает повышение эффективности и преимущество над конкурентами.
Для развитых стран это уже давно не в новинку. Культура электронного документооборота укоренилась, и никто не использует в офисах папки, бумаги и печати. Украинский бизнес только созревает для такого перехода, и первыми на этот путь становятся крупные предприятия. Если, скажем, на заводе работает 10 000 человек, он выпускает сложную техническую продукцию, проводит множество закупок и заключает новые контракты — это предполагает огромное количество документов. Электронный документооборот являет собой четкую систему, с помощью которой можно управлять процессами обмена и учета документов. Все документы можно найти в несколько кликов, с любого устройства, из любой точки Земли, где есть Интернет.
У нас был реальный кейс, ключевым запросом которого был следующий тезис: “Возможность ставить задачи подчиненным и отправлять документы, находясь при этом в производственном цеху или на промышленной выставке”. Мы сделали это — и клиент счастлив, потому что все, что ему нужно для управления компанией — это телефон. Это очень удобно и экономит уйму времени, а время — деньги.
Малые и средние предприятия не в полной мере готовы к применению таких систем — они зачастую не видят в них необходимости. Если компания из 10 человек тратит пару часов одного из сотрудников в месяц для обработки всех документов, им не нужна система внутреннего документооборота. Внешний е-документооборот такие предприятия используют, в основном, как ответный шаг на использование е-документооборота партнерами, для удобства ведения дел.
Что касается государственного сектора, то здесь дела обстоят по-другому. В 2018 году Кабинет Министров Украины издал Постановление №55 “Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности”, согласно которому электронная форма работы органов исполнительной власти является основной. Прецедентом стал отказ КМУ принимать внутренние документы не в электронном формате. С января 2019 года так же поступают и министерства. Это может не всем нравится, хотя на самом деле это — положительный шаг.
Почему? Не лучше ли дать государственному сектору “дозреть” так же, как бизнесу?
— Потому что без ультимативного перехода к электронному документообороту его пришлось бы ждать годами. Государственный сектор достаточно консервативен, за редкими исключениями команд новаторов на местах.
Бизнес идет на этот шаг, имея конкретную цель и распоряжение управляющих лиц. Можно считать, что в государственном секторе все происходит так же, только управляющим лицом является КМУ. При действующей законодательной базе, пусть даже при выделении средств, но без четкого распоряжения, процесс зависает, происходят действия “для галочки”. В результате — нет эффективности. Когда есть директива и давление сверху, тогда начинает происходить реальное внедрение, и электронный документооборот может заработать системно в госсекторе.
То, что электронный документооборот улучшит работу госорганов, не подвергается сомнению. Кроме явных бонусов в виде скорости и экономии ресурсов, это поможет им стать прозрачнее. Текущее законодательство предусматривает публикацию распоряжений, постановлений и других нормативно-правовых актов в открытом доступе. Некоторые госорганы выполняют данное требование, некоторые — лишь частично, но, в любом случае, процесс опубликования данных требует ресурсы. Электронный документооборот означает, что все документы изначально будут созданы в цифровом формате и могут быть автоматически опубликованы для общественности (на сайтах госслужб и т.д).
Какие решения для электронного документооборота есть у вашей компании?
— Прежде всего, наш флагманский продукт, ERP-система IT-Enterprise, содержит модуль электронного документооборота еще с начала 1990-х. Как часть комплексной системы управления предприятием он был незаменим, но долгое время оставался просто модулем. 5-7 лет назад мы заметили интерес к решениям е-документооборота и выделили его в отдельный продукт — SmartManager. Это решение IT-Enterprise предназначено для крупных игроков — больших предприятий, заводов, холдингов, которым требуется как внутренний, так и внешний оборот.
Линейка программных продуктов MASTER — это проект, созданный при поддержке нашей команды, ориентированный прежде всего на малый и средний бизнес, а также на госсектор как коробочное решение. MASTER стартовал с базового решения для бухгалтерского учета в 2017 году. Сейчас мы имеем ряд отраслевых конфигураций: MASTER:Бюджетные учреждения, MASTER:Зарплата и кадры, MASTER:ЖКХ, MASTER:HoReCa, MASTER:Агро, MASTER:Retail. Следующий этап развития — два решения, нацеленных именно на цифровизацию документооборота: MASTER:Документооборот Обмен и учет и MASTER:Документооборот Комплексное решение.
MASTER:Документооборот Обмен и учет — это система внешнего документооборота, которая просто предоставляет компаниям возможность обмениваться документами в электронном виде. Это решение — простое, его можно развернуть менее чем за неделю, включая регистрацию всех пользователей. Его целевая аудитория — предприятия, которым пока не нужна система внутреннего документооборота, но которым приходится иметь дело с внешним. Это те же госучреждения, на которых идет давление “сверху”, но которые пока не готовы к комплексным изменениям.
MASTER:Документооборот Комплексное решение удовлетворяет базовую потребность организации в обмене и учете, но, помимо этого, обеспечивает классификацию, хранение документов, согласование и рецензирование, подготовку документов, отчетность, аналитику. Это — полноценная система документооборота, которая может быть установлена на компьютеры достаточно крупного предприятия или госучреждения.
Также в конце 2018 года мы закончили работу над сервисом SmartSign. Это — облачный сервис для внешнего документооборота, позволяющий обмениваться электронными документами и подписывать их. Он может быть встроен в любую СЭД или же использоваться как облачное решение через браузер. Это — максимально простой продукт, которым могут пользоваться все, например, малые предприятия, которым нужно обмениваться документами с клиентом в электронном виде.
Со SmartManager все ясно — это модуль ERP-системы, комплексное решение для очень больших заказчиков. А какие преимущества есть у MASTER:Документооборот?
— Во-первых, MASTER:Документооборот — это полнофункциональное коробочное решение. Процедуры документооборота — достаточно типовые, поэтому, в отличие от других систем, этот продукт можно просто установить, и он подойдет для практически любого предприятия.
Во-вторых, MASTER:Документооборот не требует каких-либо услуг внедрения, приглашения программиста с нашей стороны. Любой человек со стороны заказчика может самостоятельно начать работу в системе, и, в случае возникновения вопросов, обратиться за помощью к встроенному гиду.
В-третьих, — это служба поддержки. Это один из главных плюсов MASTER. В целом, мы понимали, что при работе с новым продуктом у пользователей будут возникать вопросы, поэтому вложили немало усилий в создание и обеспечение слаженной работы службы поддержки. Пользователь любого из продуктов MASTER может обратиться в колл-центр в любое время и получить необходимую помощь незамедлительно.
То, что MASTER разработан на платформе IT-Enterprise, дает возможность бесшовно интегрировать его с другими нашими продуктами. Если, допустим, компания приобретает MASTER:Документооборот Обмен и учет, а через какое-то время оказывается, что ей нужна и внутренняя система документооборота, они просто оплачивают разницу в стоимости продукта MASTER:Документооборот Комплексное решение. Программы будут работать вместе без каких-либо усилий и дополнительного конфигурирования.
Кроме того, продукты MASTER имеют современный адаптивный web-интерфейс, web-клиент, поддерживающий файлы обычного ПК, инструменты визуализации аналитики, мобильный клиент и множество других полезных сервисов. Это — современный продукт, отвечающий требованию рынка в наши дни.
Есть ли у ваших продуктов для электронного документооборота успешные кейсы внедрения?
— Конечно, основой наших успешных кейсов является внедрение документооборота как части ERP-системы. Один из последних примеров — успешное внедрения SmartManager для Центра предоставления административных услуг в Винницкой области, и это — очень хороший пример сотрудничества заказчика и поставщика системы. Мы очень ценим, когда заказчик идет в ногу с современными трендами и открыто формирует свои требования к системе.
Нам была поставлена задача повысить прозрачность и ускорить работу Центра. После внедрения электронного документооборота, эффективность работы Центра действительно возросла. В среднем, администратор ЦПАУ получил 1 час экономии рабочего времени, которое раньше тратилось на поиск и обработку документов. Вся информация, документация и некоторые услуги стали доступны гражданам в режиме онлайн. Количество визитов в ЦПАУ сократилось в 1,5 раза, а количество предоставленных услуг выросло на 15%. Это весьма неплохие показатели и существенный бонус к работе Центра, который виден невооруженным глазом всем участникам процесса.
Эти показатели — типичные? Какова вероятность того, что результат внедрения документооборота будет таким же для других учреждений или компаний?
— Он и не будет — тут все работает немного по-другому. Это геометрическая прогрессия: чем больше в компании документов, чем она масштабнее, тем большим будет эффект от внедрения СЭД. Наше решение может сократить время, необходимое на работу с документами, в среднем до 30-60 минут в день. Можно взять время, которое тратится в среднем на этот процесс в компании, и соотнести его с зарплатами сотрудников. Кто-то выиграет десятки, кто-то сотни тысяч, кто-то — миллионы гривен.
Главное преимущество для заказчика — а это чаще всего управляющий менеджер высшего звена или собственник — это его разгрузка. Когда ТОПы не вынуждены отвлекаться и посвящать все свое время рутинным задачам, они могут заниматься стратегическим управлением. К какому экономическому эффекту это приведет для отдельного предприятия — предсказать практически невозможно, но разница будет существенной.
Что сейчас останавливает рынок от перехода к электронному документообороту?
— В основном, это — отсутствие инициативы. В случае бизнеса, есть ряд предприятий, которые просто не готовы к таким решениям. Так и тут: прежде чем устанавливать систему электронного документооборота, необходимо провести компьютеризацию предприятия. Вы удивитесь, но в 2019 году это все еще нерешенная задача для удивительно большого количества предприятий. Другие же просто не видят смысла, и это значит, что система им пока не нужна.
Что касается государственного сектора, тут есть ещё и внутреннее сопротивление. Часто здесь работают довольно зрелые люди, которые не испытывают энтузиазма по отношению к инновациям. Представьте человека, который проработал 35-40 лет на госпредприятии, а завтра к нему приходит руководитель и говорит: “С сего дня никакой бумажной документации — отправляйте документы через СЭД мне на ЕЦП”. Некоторым сложно переучиваться, некоторые боятся сокращений из-за внедрения системы и саботируют ее внедрение. Практика показывает, что обучение — не такой уж и сложный процесс, а волн сокращений в тех органах, где уже внедрили электронный документооборот, не последовало.
В целом, это — закономерный и постепенный процесс, который рано или поздно должен произойти. Поэтому не стоит бояться — нужно быть готовым к тому, что мир меняется.
Есть ли у вас информация о том, как электронный документооборот в государственном секторе реализован в других странах?
— Перед выпуском на рынок MASTER:Документооборот мы искали примеры и общались со многими компаниями. Нас впечатлил опыт Литвы — там уже более 20 лет на рынке присутствует компания Nevda. Она внедряет и поддерживает индивидуальные информационные системы для организаций государственного сектора и коммерческих компаний, в том числе с СЭД. У них реализован единый сервер центральных органов управления: когда компания устанавливает систему, она подключается к этому серверу. Дальше, центральный орган просто подключает свои дочерние структуры. У них также предусмотрено размещение данных для госорганизаций в облаке, о чем у нас пока приходиться только мечтать.
Для государства это удобно — единый сервер обеспечивает унификацию решений и гарантирует внедрение во всех структурах. Дистрибьютор решения берет на себя всё обслуживание и поддержку, и заказчику не нужно переживать о поддержке и обновлении системы — это очень удобно.
Напомню, что Литва — это страна, которая 28 лет назад была частью СССР вместе с нами. Тем не менее, у них электронный документооборот в государственном секторе функционирует на порядок успешнее и уже довольно давно. В других развитых странах, насколько мне известно, все обстоит похожим образом.
Вы упомянули, что нашим структурам пока остается только мечтать об облачных технологиях, хотя переход в облако — это глобальный тренд. Почему так, и какие еще тренды прослеживаются в сфере электронного документооборота?
— Да, облако — это, безусловно, глобальный тренд, но в нашем случае есть законодательные рамки. Проблема заключается в том, что облачные решения функционируют как сервис, то есть берут плату за “подписку”, а не единоразовую покупку решения. Государственный сектор так не может — финансирование выделяется именно на единоразовую покупку. Второй момент — это требования к безопасности. Каждая госструктура должна иметь у себя выстроенную систему безопасности, но на практике это очень дорого и сложно, поэтому систем защиты должного уровня у нас нет. Но, тем не менее, считается, что облако, дата-серверы которого защищены всеми возможными средствами, является менее безопасным местом хранения данных, чем свои серверы и системы.
Что касается трендов в целом, нас ждет тотальная цифровизация. Системы управления, документооборота, учета — все это становится доступнее, и скоро будет доступно практически любой компании. Однозначно, в тренде будут “коробочные” решения, не требующие долгой настройки, готовые к употреблению сразу после покупки.
Важным трендом будет возможность масштабировать решения, интеграция с дополнительными инструментами и функционалом. Если компания решит, что кроме СЭД им нужен еще и автоматизированный бухгалтерский учет, она захочет, чтобы эти решения были интегрированы, и на их совмещение не пришлось тратить огромный ресурс.
Еще один тренд — low-code платформы. Никто не хочет зависеть от разработчиков и вводить каждую конфигурацию через долгий, затратный процесс. Современные решения должны быть простыми и доступными для конфигурации для людей, которые ничего не понимают в программировании.
Ну и последнее: все большая автоматизация, передача все большего числа задач машинам и алгоритмам. Технологии искусственного интеллекта и машинного обучения, которые пока осторожно внедряются передовыми компаниями, через какое-то время станут таким же обычным явлением, как и обычный ноутбук. Это изменит мир — скорость обработки данных и принятия решений возрастет в разы. Мы пока не знаем, к чему это приведет, но будущее однозначно за этими технологиями.
