Этот процесс не только обеспечивает выполнение законодательных требований, но и защищает бизнес от штрафов.

Сегодня воинский учет — это не формальность, а элемент управления персоналом. Правильно налаженный персональный воинский учет позволяет эффективно бронировать работников, поддерживать бесперебойную работу и демонстрировать социальную ответственность.

Что такое персональный воинский учет?

Все юридические лица-работодатели обязаны вести учет призывников (мужчин 18−25 лет), военнообязанных (18−60 лет, включая отдельные категории женщин) и резервистов. Существуют три вида воинского учета: персонально-качественный, персонально-первичный и персональный.

Предприниматели ведут персональный воинский учет.

Персональный воинский учет ведется на основании паспортных данных и данных из военно-учетных документов:

• удостоверение о приписке
• военного билета
• временного удостоверения военнообязанного
• военно-учетного документа нового образца.

Вся информация группируется в списки по четырем категориям: офицеры, рядовые/сержанты, женщины, призывники. Для каждой группы формируются отдельные дела с копиями военно-учетных документов. Форма списков персонального воинского учета утверждена в приложении 5 к Порядку 1487.

Важная деталь: физические лица-предприниматели освобождены от ведения воинского учета. Они не подают списки в ТЦК и не могут бронировать работников. Что, с одной стороны, уменьшает административную нагрузку, но с другой — лишает их возможности защитить работников от мобилизации.

Кто отвечает за воинский учет на предприятии?

Ответственность за организацию воинского учета лежит на руководителе предприятия. Но непосредственное ведение воинского учета возлагается на работника кадровой службы. Если такового нет, функции может взять на себя бухгалтер. В крайнем случае директор может официально взять эти обязанности на себя, издав соответствующий приказ.

Законодательство четко определяет количество ответственных лиц в зависимости от численности работников:

• до 500 человек — обязанности возлагаются на работника, которому устанавливается доплата до 50%
• 501−2000 человек — 1 ответственное лицо
• 2001−4000 человек — 2 человека
• 4001−7000 человек — 3 человека
• на каждые следующие 1−3000 работников — еще по одному лицу.

Ответственные за воинский учет должны соответствовать квалификационным требованиям (код КП 3439) и проходить обучение раз в 5 лет в учреждениях, одобренных Генштабом ВСУ, среди которых:

• Национальная академия сухопутных войск им. гетмана Петра Сагайдачного
• Национальный юридический университет им. Ярослава Мудрого
• Национальный экономический университет им. Вадима Гетьмана
• Университет экономики и права «КРОК».

Что делать, если работники отказываются быть ответственными за воинский учет?

В случае отказа кадровиков или других работников от ведения воинского учета, нужно получить от них письменный отказ. Это будет подтверждением для ТЦК в случае проверки. Альтернатива — оформить другого работника (например, юриста) по совместительству в отдел кадров и официально возложить на него соответствующие обязанности.

Как происходит замена ответственного лица?

В случае, если нужно сменить ответственное лицо, следуйте следующему алгоритму действий:

• Заявление предыдущего лица об освобождении от исполнения обязанностей.
• Приказ о прекращении исполнения обязанностей этим лицом.
• Заявление нового лица о согласии на выполнение обязанностей.
• Приказ о возложении обязанностей на новое лицо.
• Уведомление ТЦК в 7-дневный срок об увольнении предыдущего ответственного и назначении нового.
• Прием на работу новых работников, из числа военнообязанных, призывников и резервистов.

При трудоустройстве новых работников придерживайтесь четко определенного порядка действий. На этапе оформления на работу работник должен предоставить работодателю такие документы как:

• заявление о приеме на работу
• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность
• трудовая книжка (при наличии) или данные из реестра застрахованных лиц
• документы об образовании, квалификации, состоянии здоровья (при необходимости)
• обязательно — военно-учетный документ.

Дополнительно нужно собрать данные об образовании, семейном положении, РНУКПП и адрес проживания для корректного ведения списков. Несоблюдение этих требований, например, приём работника без военно-учётного документа, может привести к штрафам от 34 000 до 59 500 грн. (ст. 210¹ КУоАП).

В 7-дневный срок с даты издания приказа о принятии на работу, работодатель должен уведомить ТЦК. Уведомление подается по форме, установленной приложением 4 к Порядку 1487.

Сверка списков с ТЦК: как избежать штрафов?

Предприятия обязаны проводить сверку с ТЦК списков работников, состоящих на воинском учете. Этот процесс часто вызывает вопросы, поэтому разберем его подробно.

Согласно Порядку 1487, существует два способа сверки:

По местонахождению предприятия — проводится ежегодно в соответствии с графиком, утвержденным местной администрацией или городским головой. Графики обычно публикуются на сайтах местных госадминистраций. Ответственное лицо лично прибывает в ТЦК со списками и копиями учетных документов.

По месту пребывания на учете работников — осуществляется ежегодно, однако графики сверок для предприятий, находящихся в другой местности — не составляются. Ответственное лицо направляет в соответствующие ТЦК выдержки из списков и копии учетных документов.

Военно-учетные документы могут быть оформлены как в бумажной, так и в электронной форме (через приложение «Резерв+»). Если работник имеет только электронный документ, для хранения в личном деле и представления в ТЦК используют распечатку этого документа из «Резерв+». Она является полноценным основанием для подтверждения воинского учета, при условии наличия отметки о прохождении ВВК, указания ВОС и звания.

Обжалование штрафов ТЦК

Нарушение правил ведения воинского учета часто приводит к наложению административного штрафа. Однако не все штрафы являются законными — и предприятия имеют инструменты для их обжалования.

Алгоритм действий при обжаловании штрафа ТЦК

1. Получите копию постановления. В ней должна быть указана причина штрафа, его размер, дата принятия решения и ТЦК, который его принял. Без этого документа обжалование невозможно.
2. Составьте исковое заявление с учетом требований ст. 160 Кодекса административного судопроизводства Украины. Суды обращают внимание на нарушения процедур и нередко отменяют незаконно вынесенные постановления.
3. Подайте административный иск в суд: у вас будет 10 дней с момента вынесения постановления; если вы узнали о штрафе позже — добавьте к иску заявление о восстановлении срока на обжалование.

Распространенные нарушения правил воинского учета на предприятии:

• оформление работника без военно-учетного документа
• непредставление уведомления о принятии, увольнении или изменении учетных данных
• неназначение ответственного лица
• игнорирование требований ТЦК
• непредоставление информации о вызове
• отсутствие журнала проверок
• отсутствуют списки персонального учета
• работники не ознакомлены с правилами воинского учета
• приказ о назначении ответственного лица отсутствует или воинский учет осуществляет другое лицо
• не определено замещение в случае отсутствия ответственного лица
• не предусмотрены доплаты за ведение воинского учета.

Заключение

Сегодня военный учет для предприятий — это не дополнительная обязанность, а такая же составляющая ответственного управления, как налоговый учет или соблюдение трудового законодательства. Условия военного положения диктуют новые правила, и адаптация к ним — это не вопрос выбора, а вопрос стабильности бизнеса. И хотя внедрение военного учета требует времени, ресурсов и организационных усилий, его игнорирование может обернуться дополнительными рисками.

Предпринимателям важно принять новую реальность и встроить воинский учет в свою управленческую систему на уровне с налоговой отчетностью. Это позволяет избежать хаоса и демонстрирует ответственную позицию.