Три пути реформы Укрпочты

Однако не так давно руководство Укрпочты нашло путь к реформированию и оптимизации бизнес-процессов через внедрение стратегии умных закупок.

Традиционно Укрпочта имела имидж убыточного и неэффективного предприятия, и хотя скорость и качество доставки никогда не падали на самое низкое дно, с появлением мощного конкурента - Новой Почты - этот имидж только усилился. Конкурент быстро развивался и занимал все большую и большую часть рынка: с 2007 года, когда Новая Почта впервые вышла на прибыльный уровень и имела всего 57 отделений по Украине, до 2014 года количество отделений выросло уже до 1618, что свидетельствует о высоких темпах роста и привлечении большого количества новых клиентов. Однако на самом деле, Укрпочта отнюдь не является убыточным предприятием: только за 2014 год компании удалось заработать 4.2 миллиона гривен. Учитывая фактор конкуренции, Укрпочте пришлось модернизироваться и реформироваться, чтобы достойно ответить своему конкуренту и удержать свои позиции на рынке. Долгое время компания искала механизм, который позволил бы начать процессы внутренней оптимизации с целью улучшения внутренних процессов и как следствие - введение новых стандартов качества обслуживания клиентов и электронные закупки могут стать для Укрпочты таким механизмом.

Укрпочта не является производственным предприятием, поэтому объемы закупок этого предприятия нельзя сравнить с объемами какого-нибудь крупного металлургического завода, но Укрпочта имеет ряд особенностей, которые делают процесс закупок для нее довольно сложным и запутанным.

Во-первых, имея большое количество филиалов по всей Украине, компания должна обеспечить все отделения от центрального офиса до филиалов в маленьких селах всем тем, что необходимо им для работы. Во-вторых, несмотря на непроизводственный характер предприятия, Укрпочта закупает большое количество товарных групп, чтобы обеспечить необходимыми материалами офисы, склады, службы доставки и другие подразделения. Учитывая эти особенности, можно быть уверенным, что простое внедрение системы электронных закупок в случае Укрпочты не повлекло бы видимого результата. Для того, чтобы сделать процесс закупок для Укрпочты эффективным, необходимо внедрить стратегию умных закупок, которая бы учла все особенности этого предприятия и могла бы решить их.

Руководством Укрпочты были приняты следующие шаги: во-первых, была разработана стратегия закупок, которая предусматривала не просто механическое оформление всех потребностей Укрпочты в системе электронных закупок ProZorro, но и комплексный подход к процессу закупок. В результате, Укрпочта проводит конкурсы среди торговых площадок, способных предложить индивидуальные решения для сложных закупок.

Во-вторых, Укрпочта сделала ставку на обучение персонала работе с системой электронных закупок. Для эффективного обучения были применены разные методики. Одной из таких методик было обязательное прохождение онлайн-курса по пользованию системой электронных закупок, созданной экспертами платформы онлайн-курсов Prometheus. Кроме того, "Укрпочта" постоянно проводит обучающие семинары и тренинги для руководителей филиалов, отделов и подразделений, во время которых менеджеры Укрпочты обучаются работе с системой закупок и осваивают стратегии закупок. К обучению привлекаются специалисты системы ProZorro и торговых площадок, подключенных к ней. Это дает возможность сделать закупки профессиональными, что в свою очередь минимизирует человеческий фактор, снижает вероятность ошибок и нестыковок при оформлении тендеров, позволяет предприятию более эффективно осуществлять закупки и экономить больше средств.

Третьим шагом стало введение максимальной прозрачности и подотчетности Укрпочты. Вместе со специалистами Vox Ukraine Укрпочта создала отдельный модуль в системе bi.prozorro.org, который позволяет в онлайн-режиме отслеживать всю статистику закупок предприятия в целом. Такой шаг позволяет контролировать все закупки предприятия и следить за тем, чтобы ни один тендер не проводился с нарушениями.

Реформа Укрпочты еще не завершена, однако первые успешные результаты можно увидеть уже сейчас. В будущем ожидается, что принятые шаги приведут к улучшению не только закупочного процесса Укрпочты, но и к налаживанию всего внутреннего аппарата предприятия.