Как создать кодекс поведения сотрудников

3 мая 2019, 10:30

Пошаговая инструкция как документально утвердить правила игры в компании

Кодекс поведения, по сути, является «правилом игры» в компании. Кодекс рассказывает историю бизнеса, чем живет и дышит компания, ключевые правила поведения в коллективе, с партнерами и тому подобное. Это своеобразная азбука этикета бизнеса.

Видео дня

Поэтому очень важно сформулировать эти правила максимально точно, понятно и чтобы они соответствовали ценностям и миссии компании. Такие качественно прописанные правила общения, поведения с партнерами, подрядчиками и определение того, что точно не допускается делать, могут повлиять на темпы роста вашего бизнеса. К примеру, если у вас есть международные партнеры, для некоторых дарение подарков может быть неприемлемым. И если вы решите сделать приятное небольшим (или большим) презентом — партнер может отказаться в дальнейшем работать с вами.

Давайте рассмотрим возможную структуру такого кодекса. Хочу обратить внимание, что эта структура не является must для всех, ведь каждая компания является уникальным организмом с собственными потребностями и особенностями. И, безусловно, это будет влиять на содержание документа.

Так какой может быть структура кодекса поведения бизнеса?

(Введение) Назначение. И здесь, прежде всего, следует ответить на следующие вопросы:

• Какую задачу преследует кодекс?

• Какой статус у этого документа?

Кодекс поведения направлен на промотирование лучших бизнес-практик. Нередко кодексы начинаются со вступительного слова лидера компании. Это демонстрирует, так сказать, tone at the top. В этом контексте приведу несколько хороших примеров — Hershey Code of Conduct, Unilever Code of Business Principles and Code Policies, Toyota Code of Conduct, Microsoft Standards of Business Conduct. Глобально, кодекс демонстрирует, насколько серьезны намерения в компании развивать долгосрочные и надежные отношения как с внутренним клиентом, так и с внешним. Кодекс может утверждаться правлением или директором компании. Это добавляет статуса этому документу.

Сфера применения. Кто целевая аудитория кодекса? Кому будет интересно и важно его прочитать? Предлагаю условно сгруппировать в 4 категории:

(1) Сотрудники (E — employees + emotions)

(2) Подрядчики и партнеры (S — suppliers + support)

(3) Клиенты (C — clients + confidentiality)

(4) Органы государственной власти (R — regulators + reputation).

Давайте рассмотрим каждую категорию в отдельности:

Сотрудники. Именно от команды, в первую очередь, зависит, какую «историю» и с какими эмоциями расскажет кодекс поведения о вашей компании. Желательно, чтобы такая «история» не была тривиальной басней, которая не имеет никакого отношения к реальному порядку вещей. К этой же категории относятся и кандидаты, которые хотели бы стать частью вашей команды. Поиск работы — это игра не в одни ворота. А кодекс поведения дает возможность понять, на какую поддержку будущий работник может рассчитывать со стороны работодателя в принятии ответственных решений.

Именно от команды, в первую очередь, зависит, какую историю и с какими эмоциями расскажет кодекс поведения о вашей компании. Желательно, чтобы такая история не была тривиальной басней, которая не имеет никакого отношения к реальному порядку вещей

Подрядчики и партнеры. Им важно знать, чего компания ожидает от них. Поэтому нередко составной частью подписания контрактов становится подписание соглашений о соблюдении положений кодекса поведения поставщиков товаров, услуг и работ. Таким образом вашей компании удастся заручиться широким кругом единомышленников, которые будут поддерживать вас в положительном влиянии на развитие общества и государства, в котором мы живем.

Клиенты. Доверие между компанией и клиентом — залог длительных бизнес-отношений. Клиентам не помешает дополнительный аргумент в пользу вашей компании, если они еще на начальном этапе будут знать, чего ожидать от вас как подрядчика, и насколько ответственно компания относится к обязательствам перед потребителями.

Органы государственной власти (регулятор). Возможно, не очень распространенное явление в Украине, но органы государственной власти могут поинтересоваться, насколько серьезно компания относится к вопросу этического поведения как своего, так и своих контрагентов. Это вопрос репутации, которой пренебрегать в современных реалиях, как минимум, опасно и недальновидно.

Разъяснение положений кодекса. Важно определить лицо, которое будет ответственным за предоставление уточнений и пояснений положений кодекса. Это может будет юрист, комплаенс офицер, HR или кто-то другой в компании. Это обеспечит прозрачность в коммуникациях с целевой аудиторией, ведь, если будут возникать вопросы — работники и ваши контрагенты/партнеры будут знать к кому обращаться. Кроме того, это поможет избежать недоразумений и возможных конфликтов в будущем.

Нарушение кодекса. Последствия имеют значение. Они дают возможность оценить, что может случиться, если произойдет нарушение. Этот блок, в первую очередь, стоит на защите нравственного бизнеса, ведь может помочь избавиться от «токсичности» другого контрагента, который систематически не придерживается положений кодекса. Поэтому здесь нередко присутствуют положение о возможности расторжения отношений с подрядчиками партнерами или возможность применения взысканий дисциплинарного характера к сотрудникам за нарушение норм кодекса. Не забывайте, для того, чтобы люди осознавали уровень ответственности, с ними нужно говорить. Поэтому роль тренингов и обсуждений, способствующие развитию корпоративного сознания, нельзя не дооценивать.

Принципы поведения. Ключевой блок. Он должен быть наиболее проработанным. Приведу несколько примеров норм: уважение к людям (может включать положения об отсутствии дискриминации, запрет принудительного детского труда и т. д.), безопасность здоровья и окружающей среды, конфликт интересов, взаимодействие с бизнес-партнерами и должностными лицами органов государственной власти и др. Хорошей выглядит идея приведение примеров соответствующего поведения, а также предоставление определение специфических терминов (если вдруг такие встретились в вашем кодексе), так сказать, чтобы все были on the same page. Желательно юристов к этой работе не допускать, потому что будет действительно сложно. Шучу, но однозначно стоит собрать комментарии и замечания от, по меньшей мере, членов вашей команды, чтобы понять, насколько все понятно и актуально.

Кодекс поведения компании - это не статичный документ, его объем может существенно варьироваться, а именно наполнение модифицироваться в зависимости от этапа развития бизнеса

В общем, кодекс поведения компании — это не статичный документ, его объем может существенно варьироваться (примеры выше это подтверждают), а именно наполнение может модифицироваться в зависимости от этапа развития бизнеса.

Отдельно хочу привести пример кодекса Европейской Бизнес Ассоциации. Этот документ не живет отдельной жизнью и тесно пересекается с другими политиками ЕВА. Например, Книгой корпоративной культуры Ассоциации, о которой я более подробно писала в предыдущей публикации. Эта книга устанавливает этические принципы работы, которых стараются придерживаться сотрудники ЕВА. Указанные документы дополняют друг друга, формируя фундамент нашей корпоративной культуры.

Поэтому кодекс поведения компании — основа корпоративной культуры. Большинство международных компаний имеют и активно пользуются таким документом. Украинские компании постепенно осознают его важность, и если еще нет, то уже задумываются над его созданием. Надеюсь, в ближайшие несколько лет бизнес все же будет иметь такой документ. Однозначно, он упростит и сделает более комфортной коммуникацию с партнерами, между коллегами и тому подобное. Ведь этика и культура общения в бизнесе с каждым годом становится все нужнее и популярнее.

Специально для НВ Бизнес

Больше мненмй — в разделе Эксперты НВ Бизнес

Присоединяйтесь к нам в соцсетях Facebook, Telegram и Instagram.

poster
Картина деловой недели

Еженедельная рассылка главных новостей бизнеса и финансов

Рассылка отправляется по субботам

Показать ещё новости
Радіо НВ
X