Чому майбутнє за віддаленою роботою і як забезпечити її ефективність

8 червня 2017, 15:00
PR

Інформаційні технології впливають не тільки на кількість і спосіб споживаної нами інформації, але й на важливу частину життя, на яку йде не менше восьми годин на день. І це не сон. Мова про робочий процес

Стрічка фейсбуку рясніє історіями про те, як працювати і подорожувати цілий рік. Перебування в офісі вже не є навіть бажаним (менше народу — більше як кисню, так і заощаджених грошей за оренду). У спільних проектах люди можуть ніколи не зустрічатися з колегами наживо. А працювати можна як на світанку, так і вночі. Покоління Y голосує за гнучкий графік, суміщення проектів і відсутність тотального контролю.

Відео дня

Роботодавець в більшості своїй теж не проти. Важливо отримати достатню кількість інструментів, які й у роботі допоможуть, і заощадять час, і моральний дух команди не знизять. Про такий продукт, і те, як змінився ринок праці за останній час, ми поговорили з Віталієм Грамом, партнером напряму хмарних сервісів компанії "Innoware".

Чому старі методи не працюють

Опитування серед молоді свідчить про таке: понад сімдесят відсотків людей вважають, що працюють більш продуктивно поза офісом. Тридцять з них вважає, що при цьому встигають зробити більше за менший час. Третина запевняє, що працюють стільки ж, а результат показують кращий.

Більше 20% згодні працювати довше, але при цьому не сидіти в офісі

На перший погляд тільки співробітники виграють від більш гнучкого графіка і можливості працювати віддалено. Але й роботодавець, однозначно, в плюсі. Адже можна перейти на офіс формату коворкінг без фіксованих робочих місць і заощадити, наприклад, орендуючи менше приміщення. Або підвищити лояльність співробітників, вибравши за ті ж гроші офіс меншого розміру, але класом вище, або в більш зручному місці.

Коли я працював в Microsoft, якраз ввели практику shared workspace. І, як не дивно, процес пройшов гладко. Всім співробітникам видали тумбочку на замку, дозволили її поставити «де хочеться». Все інше — спільне. Директор сидів з усіма, тільки трохи збоку за точно таким же столом. Єдиний бонус, який у нього був — право першим забронювати переговорну кімнату.

Поки що в Україні багато керівників мислять робочими годинами, а не завданнями. «Змагання» з відпрацювання часу з дев'ятої до шостої — це все ще наша реальність. Співробітників дуже демотивує, коли вводиться облік часу за картками і штрафи за запізнення на 5 хвилин при тому, що від цього ніяк не залежить обсяг завдань, які вони виконають за день. Головне завдання керівника — сформулювати цілі для співробітника, узгодити кроки досягнення і точки контролю. А це дуже серйозний ментальний перехід. Ці правила, звичайно, не стосуються тих, хто працює у сфері послуг і повинен фізично прийняти клієнта в дев'ять годин ранку, але для всіх, хто працює віртуально, такі умовності — атавізм.

Виходить, що «грати по-старому» вже неможливо.

І це не питання смаків та уподобань, а надання співробітнику комфортного середовища. Можливо зробити роботу цілої команди максимально продуктивною? Створити умови, які відповідають запитам часу — мобільні, прості і зрозумілі у використанні. Далі мова піде про програмний продукт Microsoft Office 365, який базується на трьох найважливіших китах — спільній роботі, віддаленому робочому процесі і бізнес-ефективності.

Про спільну роботу та її можливості

Office 365 — це набір сервісів. Зараз їх близько двадцяти. По суті, це єдине середовище, де всі послуги інтегровані одна з одною.

Наприклад, я викладаю на портал документ і всі, хто працює над певним проектом або завданням, отримують повідомлення про те, що я його виклав. І будь-який співробітник з проектної команди може зв'язатися зі мною. Прямо з документа або електронного листа натиснути на моє ім'я і подзвонити. Все відбувається в одному вікні. Інструменти для роботи завжди під рукою, я просто вирішую, в який момент який з них використовувати — це індивідуальний бік роботи.

Другий бік — це спільна робота. Дуже багато інструментів зараз створено саме для того, щоб працювати разом. Починаючи з найпростіших, які дозволяють елементарно надати доступ колезі до документа, щоб спільно над ним працювати і одночасно редагувати, і закінчуючи більш цікавими сервісами, наприклад, для створення віртуального робочого простору команді під новий проект. Буквально в декілька кліків мишки можна створити віртуальний простір для проекту з електронною адресою, поштою, календарем проекту, завданнями, документами та нотатками. В ньому ж можна проводити й онлайн-зустрічі.

Сервіс дуже гнучко масштабується, немає обмежень по кількості учасників. Можна починати з декількох опцій, за потреби збільшувати або зменшувати кількість і функціональне наповнення ліцензій. Можна купувати як окремі сервіси, так і пакети, адаптовані під завдання малого бізнесу або для великого підприємства.

Про ефективність, віддалену роботу і мобільність

Саме поняття «ефективність» дуже відносне, його складно виміряти. Але є очевидні показники, якими можна керуватися. По-перше, як сервіс, Office 365 працює скрізь, де є інтернет. У мене під рукою завжди знаходиться набір інструментів, що дозволяє вести бізнес і вирішувати необхідні завдання незалежно від того, де я перебуваю. Можливість працювати віддалено — частина ефективності. Залишився вдома, не поїхав на роботу — все нормально, не випадаю з процесу. Десь у місті застав запит важливих клієнтів — працюю з мобільного пристрою так само ефективно.

Ось, наприклад, цікавий розрахунок реальної економії часу.

Близько 250 годин робочого часу на рік може бути зекономлено лише за рахунок мобільності

За рахунок того, що співробітник не чекає в заторах, не витрачає час на дорогу. Він може працювати де завгодно, йому не треба бігти на роботу, повертатися в офіс, щоб виконати завдання. Він може працювати і на ноутбуці, і використовувати ті ж сервіси на телефоні, зокрема в неробочий час.

Величезний плюс — комфорт співробітників, про який ми вже говорили. Є ті, кому краще працювати вдома, іншим просто немає сенсу сидіти на офісному стільці. Якщо потрібно щось обговорити тет-а-тет — люди можуть зідзвонитися по скайпу, щоб поспілкуватися. Ми тільки починаємо звикати до такого формату, але в Європі це розповсюджено.

А є професії або напрями діяльності, які не передбачають перебування в офісі. Наприклад, продажі. Це робота, в якій «ноги годують». Продавцю не потрібно окреме робоче місце. Тому що він приходить вранці в офіс, п'є каву і їде на зустрічі. Або взагалі не приходить. І ось тут якраз shared workspace за умови наявності інструментів для віддаленої роботи відмінно працює. Наприклад, у компанії десять продавців, а ми ставимо п'ять робочих столів. Тому що люди — «в полях», вони продають. Якщо ми їх збираємо, то не для того, щоб сидіти разом, а на конференцію, дізнатися про успіхи, скорегувати плани.

Ще один аргумент у скарбничку ефективності — моральний стан співробітника. Те, що він швидше і легше справляється із завданням, суттєво покращує настрій і робочу атмосферу. Необов'язково людині відразу братися за наступну задачу, але у нього, як мінімум, є можливість відпочити в заощаджений час, відповідно, наступне завдання він виконає так само енергійно.

Про впровадження, бажання і заперечення

За процес переходу роботи на Office 365, як і за будь-який інший процес в компанії, повинен хтось відповідати. Якщо сказати: «Ось вам Office 365, з ним тепер настане щастя» — нічого не станеться. Навпаки, можуть з'явитися додаткові витрати і невдоволення. Необхідний співробітник, який, наприклад, організує людей в нову команду, буде модерувати процес, запрошувати в мережу, залучати до обговорення питань і завдань.

Людям, особливо співробітникам середньої ланки, властиво опиратися змінам, ми це спостерігаємо у 100% впроваджень. Щоб зменшити опір, пропонуємо навчання до проектів з впровадження Office 365. Поступово, продукт за продуктом, вводимо співробітників в курс справи, а далі вони самі вирішують, які сервіси і програми їм використовувати, а які — ні.

Перехід на Office 365 — досить м'який процес, не стресовий.

Тому що практично всі працюють з програмами Office — Word, Excel, Outlook. При підключенні Microsoft Office 365 — співробітник продовжує працювати з тим же Office — Word, Excel, Outlook. Тобто, для нього зовні нічого не змінюється. Він може навіть не знати, що тепер це Office 365. І документи за звичкою буде зберігати собі на комп'ютер, зовсім не розуміючи, що вони тепер ідуть в хмару, де зберігаються, і в якийсь момент потрапляють до нього на телефон. Це фонова синхронізація, але для працівника це проста функція – зберегти документ на комп'ютері.

У нашій роботі з клієнтами найголовнішим моментом є демонстрація вигоди від продукту. Часто люди сприймають перехід на Office 365 як витрати. Вони розмірковують приблизно так: «Office 365 коштує 20 доларів на місяць на людину, якщо у мене 20 осіб — це мінус 400 доларів з обороту, дуже дорого». Ми пояснюємо, що, витративши 20 доларів на людину, ваша вигода буде в кілька разів вищою. За рахунок того, що люди швидше і ефективніше працюють, процес постановки завдань та контролю стає простішим.

Приєднуйтесь до нас у соцмережах Facebook, Telegram та Instagram.

Показати ще новини
Радіо НВ
X