10 основних правил, як заощадити гроші при веденні бізнесу

6 жовтня 2020, 14:40
Новини компаній
Торгсофт

Торгсофт

В Україні тисячі підприємців сидять в магазині з ранку до ночі, виконуючи рутинні завдання. У 21 столітті, коли по всьому світу відкриваються повністю роботизовані магазини, витрачати час на звірку каси вручну, м’яко кажучи, не раціонально.

Але до питання змін підприємці підходять неохоче, вважаючи, що розвиток спричинить додаткові клопоти і витрати. Все якраз навпаки.

torgsoft-logo
Фото: torgsoft-logo

Як автоматизація допомагає заощадити гроші, делегувати завдання і контролювати співробітників?

Спершу здається, що не завадила б ще пара рук, тому що 24 години в добі — мізерно мало. Брак сил і часу — хвороба проактивної людини. Менеджерам роботу допомагає налагодити trello, тестувальникам — jira, а підприємцям — Торгсофт.

В інтернет-торгівлі є процеси, які вимагають автоматизації — ці речі не потрібно робити вручну, якщо у вас є програма обліку:

ТОРГСОФТ
Фото: ТОРГСОФТ

Працювати із замовленнями в інтернет-магазині

На створенні інтернет-магазину, як це може здатися спочатку, автоматизація не закінчується. Розгорнути інтернет-магазин на будь-якому доступному майданчику і відразу успішно працювати не вийде. Настане момент, коли в інтернет-магазин необхідно додати товари, описи, характеристики, фотографії. Якщо позицій товарів 10−15, це не складно. Але якщо асортимент включає сотні найменувань, цей процес перетворюється на важку працю.

Та ж ситуація із замовленнями. Одна з поширених ситуацій: покупець оформляє замовлення, заповнює реєстраційну форму і чекає відгук від магазину. Але часто буває так, що підприємець не оновив кількість товарів в інтернет-магазині і товару не виявилося в наявності. Тоді замість відправки та отримання виручки менеджеру або власнику магазину доводиться дзвонити клієнтові і пояснювати, що товару немає. Замовлення зривається, клієнт розчарований.

Інша крайність — без автоматизації відповідальний менеджер витрачає багато часу, щоб зранку відкоригувати залишки товару на всіх інтернет-майданчиках, замість того, щоб займатися продажами.

Якщо торгівля йде жваво, то важливе завдання підприємця — проконтролювати, щоб кожен клієнт був задоволений обслуговуванням: з ним швидко зв’язалися, звірили деталі замовлення, відправили реквізити для оплати, після відправки товару — відправили ТТН потрібному замовнику.

Облікова система автоматично завантажить інформацію про товари і синхронізує їх з інтернет-магазином. Програма підтримує актуальну кількість товару на складі. Якщо ви щось продали, то кількість товару в інтернет-магазині зменшиться. Якщо ви отримали оплату, відправили замовлення клієнта — статус замовлення відобразиться і в особистому кабінеті покупця. Своєчасний зв’язок з клієнтом і оновлення статусу замовлення в адмінці особливо важливі для роботи в маркетплейсах, оскільки за відсутності оновлення інформації більше години, торговий майданчик може знижувати рейтинг продавця. Торгсофт автоматично оновлює цей статус в адмінці сайту при з'єднанні, а обробка замовлення вчасно відбувається з програми обліку.

Відправляти товар

Підприємець з сумками, коробками біля стійки Нової Пошти — поширене явище. У компанії Нова Пошта почали вирішувати цю проблему, пропонуючи оформляти і маркувати посилки до приходу в поштове відділення. В умовах пандемії скорочувати черги і скупчення людей розсудливо.

Завдання облікової системи в цьому випадку — створити видаткову накладну, роздрукувати ТТН, відстежити доставку товару клієнту, проконтролювати оплату післяплатою не виходячи з магазину.

ТОРГСОФТ
Фото: ТОРГСОФТ

Спілкуватися з клієнтами

З огляду на те, що менеджери в магазині нерідко змінюються, а якщо магазин успішний — клієнтів стає все більше, запам’ятати хто кому що продав дуже складно. Навіть якщо продажів багато, зберегти персоналізований підхід до клієнтів важливо — вони люблять увагу і коли до них звертаються на ім'я. Їм приємно, коли не треба кілька разів повторювати нюанси свого замовлення. Люблять персональні знижки.

Система обліку призначена для того, щоб замість вас пам’ятати як звуть покупця, коли у нього день народження, яка у нього знижка і що він купував у вашому магазині раніше.

Продавати товар і виписувати документи

Поширена «хвороба» малого бізнесу в Україні — облік у зошиті. У багатьох магазинах продаж товару досі виглядає так: факт продажу записується у втомлений зошит, при цьому покупець чекає, поки продавець уважно запише, що він продав. Чек видається тільки в тому випадку, якщо товар проданий через банківський термінал або касовий апарат.

Якщо власник магазину продає товари сам, то на перших порах це ще працює. Але коли стоїть завдання делегувати продаж товару, то запис продажів у зошиті породжує масу приводів для людських помилок, нестач і махінацій.

Облікова система реєструє кожен факт продажу, застосування знижок покупцям, хто і коли продав товар, а завдяки чеку в разі повернення, можна проконтролювати, чи не минув 14-денний термін.

Вести облік складу

У підприємця може бути один магазин або торговельна мережа в різних містах, а також інтернет-магазин (без нього зараз ніяк). Для успішної торгівлі підприємці не нехтують маркетплейсами— такими як Prom.ua та Rozetka. Таке масштабування вимагає обліку і контролю. Ознака системного бізнесу — знати, скільки товару на торгових точках, звідки буде відправка на замовлення з Розетки, скільки ще товару тієї чи іншої моделі залишилося.

Не звіряти ж залишки в торговій мережі за фотографіями зошитів обліку у вайбері? Це і є прямий обов’язок облікової системи — в будь-який момент відповісти власнику бізнесу на запитання яка кількість товару на складі, на яку суму, як йдуть продажі в Магазині № 3, що краще продає інтернет-магазин, Prom.ua або Rozetka. Програма обліку допомагає робити детальний аналіз торгівлі для поліпшення продажів.

Врахувати витрати і порахувати прибуток

Досвідчений підприємець знає, що загальний обсяг грошей за результатами торгівлі — це не прибуток. Із загальної виручки належить відібрати витрати на оренду приміщень, зарплати, оплати послуг зв’язку, господарські потреби тощо. У цьому всьому слід врахувати витрати на розрахунок з постачальниками, закупівлю або оренду обладнання і ще десятки дрібних витрат.

Все це — управлінський облік. І якщо його вести правильно, то в кінці місяця не виникне сакраментальне запитання «А де ж гроші?»

Програма обліку рахуватиме всі витрати, вирахує прибуток, рентабельність і загальну вартість бізнесу за кілька хвилин. Дозволить порівняти результати з аналогічним періодом. У той час, коли із зошитом і калькулятором на цю справу можна «вбити» кілька годин.

Контролювати взаєморозрахунки

Постачальник привіз товар, чи розрахувався з ним продавець або товарознавець? А якщо в касі було недостатньо грошей, то скільки ще підприємець заборгував постачальнику?

Продавець у магазині біля будинку дав товари в борг постійному покупцю. Скільки разів цією послугою скористався VIP клієнт? Як не забути, що в магазині взяв за собівартістю власник?

Ці питання просто неможливо утримати в без того завантаженому мозку підприємця. А тут ще треба ввечері зводити борги.

Якщо проводити всі дії в програмі обліку, то процес підрахунку заборгованостей вирішиться автоматично.

Своєчасно здавати звіти

А тепер за все, що продано, необхідно відзвітувати та сплатити податок копійка в копійку і вчасно. Книгу обліку доходів скасували і тепер мотивувати здати звіт будуть тільки терміни, що постійно підтискають.

Але якщо товар продавався через систему обліку, то в програмі можна подивитися підсумкові показники за період, на їх підставі заповнити Декларацію про доходи.

Підприємець або сам заповнює дані, або передає цифри бухгалтеру або керуючому.

Контролювати співробітників і нараховувати зарплату

Коли бізнес стає крупніше, а завдання необхідно делегувати, з’являються перші співробітники. Наступний пласт проблем для підприємця: контроль продавців і облік заробітної плати.

Коли продавець прийшов на роботу? Чи відкритий магазин вчасно? Який товар був проданий і який відсоток від продажу товару нарахувати продавцеві для додаткової мотивації? Скільки змін або годин відпрацював співробітник? Скільки грошей йому вже заплатили, а скільки ще залишилося?

Програма обліку контролює, коли співробітник з’явився на роботу і за необхідності може запросити фотографію на робочому місці; веде графік відпрацьованого часу і рахує зарплату; веде облік заохочень, донарахувань і депреміювання.

Управляти торгівлею з дому

Кульмінація і результат успіху для підприємця — це свобода. Якщо рутина віддана програмі обліку, прихід, продаж, розрахунки з постачальниками делеговані працівникам, то можна виділити час для себе.

Автоматизація дає можливість відкрити смартфон і подивитися, як йдуть справи в магазині. Дозволяє не підхоплюватися вранці, мчати на робоче місце або об'їжджати торгові точки, а віддалено підключитися, проаналізувати результати, проконтролювати виконання вказівок.

Автоматизація — це свобода. Свободу не відкладають на завтра.

Приєднуйтесь до нас у соцмережах Facebook, Telegram та Instagram.

Показати ще новини
Радіо НВ
X