Не тільки бухгалтеру: кому та навіщо потрібний електронний документ

28 вересня 2020, 19:23
Позиція
Ефективний інструмент оптимізації бізнес-процесів Арт-Офіс (Фото:Depositphotos_garagestock)

Ефективний інструмент оптимізації бізнес-процесів Арт-Офіс (Фото:Depositphotos_garagestock)

Електронний документ — ефективний інструмент оптимізації бізнес-процесів. У цьому переконані розробники сервісу електронного документообігу Арт-Офіс. За усі роки, які компанія ТОВ «ДІСІЕНСІ» розвиває в Україні сервіс ЕДО, прослідковується тенденція — користувачів більшає з року в рік, а електронний документ потрібний не тільки бухгалтеру.

Які переваги отримують компанії від роботи в Арт-Офіс?

Для бухгалтерів головні переваги використання сервісу ЕДО — це економія часу та фінансів, швидкість та зручність, документи завжди під рукою.

Відео дня

Мірошниченко Ірина,

бухгалтер компанії TradeMasterGroup

Мірошниченко Ірина, бухгалтер компанії TradeMasterGroup

«Перехід на електронний документообіг аргументувала директору тим, що це значно полегшить і прискорить мою роботу. Нам постійно потрібно формувати пакети документів для учасників практичних конференцій та тренінгів. Це кілька сотень роздаткових матеріалів, актів виконаних робіт, рахунків, угод, ще й у двох екземплярах. З використанням електронного документу увесь ланцюжок формування пакетів документів у двох екземплярах і з підписом директора скоротився до „Підготувати документ — завантажити у сервіс Арт-Офіс, накласти КЕП“. Це значна економія і часу, і грошей. Впровадження електронного документообігу в бізнес-процеси дасть змогу компанії TradeMasterGroup на цьому етапі економити понад 50 тисяч гривень на рік».

На функціональності, прямому зв’язку з контрагентом та простоті роботи з електронними документами наголошують діловоди.

Терепенчук Оксана,

керівник відділу документообігу міжнародної компанії «LARDI-TRANS»

Терепенчук Оксана, керівник відділу документообігу міжнародної компанії «LARDI-TRANS»

«На інформаційному порталі LARDI-TRANS тільки по Україні щодня розміщується більше 30000 заявок на доставку вантажів та внутрішні перевезення. Упродовж місяця підписуємо сотні угод та актів з компаніями, які хочуть користуватися можливостями порталу. Електронний документ дав можливість суттєво прискорити роботу, миттєво надати доступ контрагентам до документів у режимі 24/7. З будь-якого гаджету, за допомогою КЕП чи MobileID, в сервісі вони переглядають та підписують різні документи: персональні, бухгалтерські та інші.

Відпала необхідність у формуванні паперових архівів, бо документи зберігаються у хмарі. Доступ до електронних документів отримує тільки той фахівець, кому він призначений. Усе конфіденційно".

Екологічність, високий рівень конфіденційності інформації в електронному документі відзначають представники IT-сфери. Великим компаніям та холдингам вигідно використовувати електронний документообіг для узгодження та підписання внутрішніх наказів, розпоряджень, службових записок.

Лук’яненко Ольга,

консультант з бухгалтерського обліку ТОВ «Інфопульс Україна»

Лук’яненко Ольга, консультант з бухгалтерського обліку ТОВ «Інфопульс Україна»

«IT-компанія Infopulse працює за принципом — безпека даних понад усе. Електронний документ — це інструмент для роботи та комунікацій високого рівня надійності та ефективності. Сервіс „Арт-Офіс“ використовуємо для підписання первинних документів, актів надання послуг. Даний сервіс має такі переваги: можливість дбати про екологію — зайвий раз не витрачати папір, швидкі терміни підписання документів, економія часу, можливість переглянути документ у будь-який зручний час, і для цього не потрібно йти до бухгалтерії. Із сервісом електронного документообігу „Арт-Офіс“ можна забезпечити роботу в ізольованому та контрольованому середовищі. Є можливість розгорнути окремий ліцензований екземпляр системи, який буде максимально кастомізований під наші бізнес-процеси. Електронний документообіг поступово, але впевнено стає невід'ємною частиною нашого життя».

Значні переваги отримують від роботи з електронними документами директори та керівники компаній. Це змога одним кліком поставити КЕП на велику кількість договорів, контроль усіх документів, економічність.

Нестеренко Ірина, директор ТОВ «АЙ ПІ СЕК’ЮРІТІЗ»

«Впровадження КЕП та електронного документа дало нам можливість запустити проект і впевнено працювати. Повноцінно, швидко та з гарантією збереження конфіденційної інформації надавати клієнтам усі послуги. Наша компанія — професійний учасник фондового ринку і спеціалізується на операціях з цінними паперами: купівля-продаж, відкриття рахунків та інші. Впродовж місяця ми підписуємо близько 4 тисяч документів. Не уявляю собі цю кількість паперу, яку потрібно було б роздрукувати, підписати і зберігати.

Завдяки ЕДО усі бізнес процеси автоматизовано. Контрагент гарантовано отримає документ. Економимо фінанси, у тричі скоротився час обробки документів. І головне — електронні документи, як і паперові, є юридично легітимними, їх приймають в податковій та інших державних установах. Справжність підпису можна перевірити онлайн на сайтах Мінюсту та ЦЗО. Документи надійно захищені — отримати доступ до них можуть тільки уповноважені особи".

Електронний документообіг вже успішно впровадили ІТ- компанії, автомобілебудівні компанії, перевізники, туроператори, використовують для проведення опитування ОСББ.

Світовий бізнес та компанії-лідери в Україні вже обрали електронний документообіг. І отримали значні переваги від переходу на цифру. Завдяки ЕДО можна підвищити продуктивність роботи компанії та ефективність співробітників, скоротити час обробки документа.

Прості рішення лежать на поверхні. Завітай в «Арт-Офіс»

Показати ще новини
Радіо НВ
X