Фіскалізація без болю. Як вибрати програмний РРО

10 грудня 2021, 10:19

З 1 січня 2022 року набуде чинності закон, згідно з яким компанії зобов’язані використовувати реєстратори розрахункових операцій (РРО), щоб фіскалізувати продажі.

Розберемося, кого стосуються нові правила, як запровадити касовий апарат без зайвого клопоту та витрат, а також як програмні РРО можуть вивести бізнес на новий рівень.

Відео дня

Хто підпадає під дію закону

Раніше РРО були обов’язковими лише для деяких видів бізнесу: якщо компанія торгує підакцизними товарами, особливими групами продукції, наприклад, медикаментами, або отримує річний дохід понад 220 розмірів мінімальної зарплати (у 2021 році це 1,32 млн грн).

Але, за новим законом, з 2022 року фіскалізувати свої продажі мають усі ФОП другої-четвертої групи, які здійснюють розрахунково-касові операції. Іншими словами, якщо бізнес приймає від клієнтів оплату лише у вигляді банківського переказу за реквізитами, можна працювати без фіскалізації. А якщо клієнти розплачуються готівкою чи банківською карткою — потрібен РРО. Тепер фіскальні реєстратори знадобляться багатьом компаніям із сегменту малого та середнього бізнесу, які раніше обходилися без них. Серед них — кав’ярні та ресторани, готелі, турагентства, інтернет-магазини.

А якщо не поспішати із запровадженням РРО?

За першу транзакцію без фіскалізації бізнесу доведеться сплатити штраф у розмірі 100% суми чека. За кожну наступну — 150%.

До кінця карантину діє мораторій на перевірки ФОП, але він не поширюється на касову дисципліну. Іншими словами, податкова має право перевірити, чи працює бізнес із РРО, та застосувати санкції у разі порушень.

А навіть якщо інспектори не прийдуть цього року, вони можуть зробити це пізніше і перевірити документи за останні три роки. Якщо виявлять транзакції за 2022 рік без використання РРО, оштрафують за тими нормами, які діятимуть у рік перевірки. Найімовірніше, згодом санкції стануть ще суворішими, ніж передбачено зараз. Тому затягувати із запровадженням РРО не варто. Якщо дотримуватись вимог закону, можна уникнути зайвих проблем.

Класичні vs програмні РРО

За законом, бізнес може обрати будь-який із двох видів фіскальних реєстраторів:

  • Класичні РРО — виглядають як кнопкові касові апарати або пристрої на зразок невеликих принтерів. Їхня ключова функція — друкувати фіскальні чеки.
  • Програмні РРО (пРРО) — програми для телефона, планшета або комп’ютера. Вони реєструють розрахункові операції та автоматично передають дані до податкової в електронному вигляді.

Програмні РРО з’явилися нещодавно: українським компаніям дозволили їх використати з 1 серпня 2020 року. Такі реєстратори особливо популярні серед малого бізнесу, тому що вони дешевші й компактніші, ніж «залізні» пристрої. До того ж їх простіше підключити та використовувати. Розглянемо докладніше.

poster
Дайджест головних новин
Безкоштовна email-розсилка лише відбірних матеріалів від редакторів NV
Розсилка відправляється з понеділка по п'ятницю

Витрати. Класичний фіскальний апарат коштує від 6−8 тис. грн, його обслуговування — 200−300 грн на місяць. Тоді як для роботи програмного РРО достатньо купити електронний пристрій — наприклад, планшет за 2 тис. грн, а обслуговування коштуватиме від 0 до 150 грн на місяць.

Компактність. Для встановлення класичного РРО потрібен вільний простір. Це може стати проблемою, наприклад, для маленьких кав’ярень, які продають напої навинос, і у них у зоні видачі просто немає місця для розміщення громіздкого обладнання. Їм зручніше фіскалізувати продаж із планшета.

Процедура реєстрації. Раніше на реєстрацію класичного реєстратора потрібно було закладати від п’яти діб. Нині процедуру спростили, вона займає два-три дні. Але у випадку з пРРО все ще простіше — його можна зареєструвати за кілька годин. Вся процедура відбувається онлайн в електронному кабінеті платника податків.

Зберігання z-звітів. «Залізний» реєстратор дозволяє роздруковувати z-звіти: потім їх потрібно зберігати три роки, щоби показати податковим інспекторам у разі перевірки. За допомогою програмного РРО можна передавати z-звіти до податкової автоматично, а також зберігати їх в електронному вигляді — як у «хмарі», так і на своєму комп’ютері. Показати їх контролерам також можна з екрана — не потрібно витрачати час на паперову роботу.

Робота з чеками. Якщо бізнес використовує класичні РРО, він повинен друкувати паперові чеки. Програмні реєстратори дають велику гнучкість: чек можна надіслати покупцеві в електронному вигляді — на e-mail або SMS. І лише якщо клієнт вимагає — надати йому друкований варіант. Це дозволяє компаніям заощаджувати на папері.

Офлайн-робота. Класичні реєстратори можуть працювати без інтернету до 7 діб — потім бізнесу необхідно вручну фіскалізувати усі чеки, які видали за цей час. У пРРО термін офлайн-роботи менший — до 36 годин, але не більше ніж 168 годин на місяць. За цей період компанія має право опрацювати до 2 тис. чеків. Зате з появою інтернету ці дані вирушать у податкову автоматично.

Типи програмного РРО

У податковій виділяють чотири типи програмних реєстраторів. Залежно від того, як і де ви плануєте фіскалізувати продаж, потрібно вибрати варіант, який вам підходить:

  • Стаціонарний пРРО — встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за зареєстрованою адресою. Підійде для компаній, які ведуть продажі в тому самому приміщенні — наприклад, кав’ярні з залом або стаціонарні кіоски.
  • Переносний пРРО — зареєстрований на конкретну господарську одиницю (наприклад, автомобіль), але може використовуватися по всій території України на такій господарській одиниці. Підійде для компаній, які видають чеки на різні адреси — наприклад, мобільні точки вуличної їжі або ресторани у форматі dark kitchen (працюють тільки на доставку).
  • «Каса самообслуговування» — встановлена на конкретну господарську одиницю і використовується за зареєстрованою адресою, при цьому її можна застосовувати без залучення касира (наприклад, платіжний термінал). Підійде для компаній, які дозволяють клієнтам оплачувати замовлення самостійно на терміналі — таку можливість найчастіше пропонують у ресторанах швидкого харчування.
  • Інтернет-торгівля — встановлений на конкретну господарську одиницю та використовується за зареєстрованою адресою, при його застосуванні можна залучати касира. Підійде для компаній, які приймають замовлення через сайт, наприклад, інтернет-магазини.

Якщо потрібно, бізнес може використовувати одразу кілька типів пРРО. Так, для ресторану, який обслуговує гостей у залі та пропонує доставку, знадобляться і стаціонарний, і переносний реєстратори. А якщо в залі є ще термінал, то варто підключити також «касу самообслуговування».

Перспективи для бізнесу

Найпростіший варіант для компаній — підключити безкоштовний програмний РРО, який розробили у податковій. Поки що доступні версії під Android та Windows, у майбутньому має з’явитися програма під iOS.

Основний недолік цього продукту в тому, що у нього досить обмежена функціональність: він дає змогу тільки фіскалізувати розрахункові операції й працювати з електронними чеками. Немає офлайн-режиму, завдяки якому чеки, видані за час роботи без доступу до інтернету, відправлялися б у податкову автоматично.

Альтернатива використовувати комерційні пРРО, вони коштують до 150 грн на місяць. Програми від різних виробників можуть відрізнятися одна від одної за функціями. Приміром, у пРРО від Poster вже зараз можна працювати в офлайн режимі, а у деяких інших рішень ця можливість поки що відсутня. Крім цього, комерційні пРРО надають бізнесу додаткові можливості завдяки інтеграції з різними системами автоматизації закладів і магазинів.

Наприклад, можна налагодити товарний та складський облік: програма автоматично моніторитиме продажі та перевірятиме залишки продукції на складі. Скажімо, у кафе закінчується якийсь продукт — і система заздалегідь надсилає повідомлення, що настав час його закупити.

Також системи автоматизації дозволяють налаштувати аналітику й відстежувати, хто зі співробітників робить найбільше продажів, які товари найприбутковіші, у яких собівартість починає перевищувати норму тощо.

надано автором
Фото: надано автором

За допомогою програм для обліку можна стежити й за фінансовими показниками: контролювати гроші в касі, відстежувати витрати компанії з різних категорій, прогнозувати прибуток. А якщо раптом прийде податкова з перевіркою, не треба готувати «гору» друкованих документів — всі звіти доступні в електронному вигляді. Це особливо актуально для підприємців, які досі ведуть облік в Excel «на листочках». У такому разі нові законодавчі вимоги є гарним приводом, щоб переглянути та покращити бізнес-процеси компанії завдяки технологіям. Адже як би ми не хотіли уникнути масової фіскалізації, найімовірніше, ніякого скасування чи перенесення закону вже чекати не варто.

Показати ще новини
Радіо NV
X