Скільки грошей витрачають компанії, оплачуючи марну роботу співробітників
Як порахувати корисність співробітників
Цей день настав. Через десять років роботи в компанії, айтішник Іван Миколайович дізнався, що праця його марна, і організація більше не потребує його послуг. Як же так? — дивувався він. Всі ці роки щодня о 8.00 цей фахівець з IT-департаменту заходив у головний офіс компанії, щоб перезавантажити комп’ютери, принтери і роутер. Він був упевнений, що приносить своїй організації велику користь, а насправді генерував невиправдані витрати.
Nothing personal, just business. СЕО вирішив залучити зовнішню експертизу, оцінити ефективність роботи компанії, оптимізувати витрати там, де це можливо і доцільно. Зовнішні консультанти хороші тим, що можуть подивитися на ситуацію неупереджено. Вони не прив’язуються до персоналій, а оцінюють лише те, як робота людей впливає на вартість випуску одиниці продукції або одиниці сервісу.
За підсумками реалізації проекту вдалося досягти економії понад 2 млн гривень на рік тільки за рахунок скорочення співробітників, чия робота ніяк не лягала в ланцюжок створення цінності в компанії.
На жаль, прощання практично неминуче, якщо ми говоримо про бізнес, орієнтований на отримання прибутку, а не про благодійну організацію. Головне — підходити до питання оцінки ефективності персоналу максимально виважено й об'єктивно.
Зробити це дозволяє комбінація різних методик і метрик. У випадку з компанією, згаданою на початку, ми використовували інструмент Full Time Employment (FTE) — еквівалент повної зайнятості співробітників компанії, що дозволяє визначити рівень залученості працівників у трудовий процес.
FTE показує, наскільки функціонал співробітника відповідає завданням організації. За допомогою такого інструменту зручно аналізувати ефективність роботи і розподіл навантаження в межах департаментів, водночас практично неможливо робити висновки про одну окремо взяту людину. FTE прекрасно підходить для виявлення невідповідностей, які потім ми прицільно вивчаємо за допомогою інших методик.
Як це працює? Full Time Employment добре аналізується за допомогою АVА таблиць. Співробітники того чи іншого департаменту, не знаючи кінцевої мети опитування, заповнюють графи: скільки часу вони були зайняті виконанням того чи іншого завдання у межах їхнього функціоналу протягом робочого дня. На першому етапі проводиться опитування в розрізі одного місяця. Потім цю анкету ми зіставляємо з нашими документами, так званим Zero Base Analyze, нульовою точкою: тим, як має бути в ідеалі. Аналіз дозволяє побачити, хто в департаменті дійсно зайнятий, хто недозавантажений, а хто дуже перевантажений. Ми відтворюємо ланцюжок цінності в функціоналі і процесах.
Наприклад, в IT департаменті у нас 15 осіб, навантаження розподілено дуже нерівномірно. За результатами дослідження ми бачимо, що є можливість скоротити 1,5 FTE. Це не означає, що потрібно скоротити 1,5 людини, а показує, що в одного співробітника 3 непотрібних години в робочому дні, в іншого — 1 година, а у третього робочий день, навпаки, перевантажений так, що це вже починає позначатися на його продуктивності. Ми дивимося, як перерозподілити навантаження і вирівняти ситуацію у відділі. Іноді цей процес призводить до скорочень. Одного разу в рамках проекту було виявлено цілий марний департамент, ліквідація якого не тільки не позначилася на продуктивності організації, а, навпаки, зробила її ефективнішою і дозволила істотно знизити витрати на поточний рік.
Оцінка FTE — НЕ автоматизована система. Експерти аналізують заповнені співробітниками АVА таблиці. І якщо бачать невідповідності (інженер вказав, що він перевантажений, а по АVА таблиці ми бачимо, що його функціонал марний) — організовують інтерв'ю з людиною, щодо якої виникли запитання. У межах інтерв'ю перевіряється весь ланцюжок створення цінності й участь людини в цьому процесі. Одне з головних питань: хто твій внутрішній замовник, хто приймає твою роботу, і як твоя функція створює додаткову вартість для наступного в ланцюжку? Якщо немає чіткої відповіді на це питання, функцію просто прибираємо, вона марна. Так зазначена вище компанія розпрощалася з айтішником Іваном Миколайовичем.
Зараз ми працюємо над проектом у компанії зі штатом 3 600 осіб. Тим часом, в аналізі — тільки 300 АVА таблиць. Ми не опускаємося на рівень простих робітників. Нам потрібно розібратися в керівній ланці: визначити відповідність функцій, ступінь забюрократизованості, вплив роботи людей у керівній компанії на вартість і цінність кінцевого продукту.
Скільки часу займає робота за FTE? Наведу приклад з практики. В організації зі штатом 1 000 осіб ми використали 300 АVА таблиць, знайшли невідповідності в 50-ти, провели відповідну кількість інтерв'ю. Це зайняло 2,5 місяці.
Яка окупність таких проектів? Уявіть, що в організації працює 4 ремонтні бригади: 20 інженерів і механіків. Після проведення аналізу за допомогою FTE і АVА таблиць з’ясувалося, що весь функціонал, що впливає на ланцюжок створення цінності, можна розподілити на дві бригади, удвічі скоротивши кількість працівників з окладом 10 000 гривень на місяць: на рік економія 1 200 000 гривень. На одному з підприємств, з яким ми співпрацюємо зараз, потенційна економія бюджету за результатами використання такого інструменту становить приблизно 150 млн гривень на рік. Відповідно, при виборі оптимізації витрат кампанії ваш бюджет витрачається найефективніше.
