Я вам пишу як і раніше у e-mail. Правила ділового листування

2 жовтня 2019, 14:30

18 кроків до змістовного електронного листа

«Я — старий солдат і не знаю» ©, як месенджери можуть замінити електронні листи. Електронна пошта — надійніша, чіткіша, зрозуміліша, структурованіша. Я вірю вам, мої юні, інновативні й просунуті друзі, що пошта, нехай навіть електронна, — це минуле століття, але для ділового листування віддаю перевагу саме цьому каналу комунікації.

Відео дня

Тому що:

 — Ваша електронна поштова адреса, особливо з правильним підписом, де вказані деталі професійної приналежності — це один з доказів і підтверджень вашого статусу, авторитету. Саме наявність статусу — основне правило завоювання довіри цільових аудиторій. А довіра — це синонім лояльності.

 — Лист сприймається і буде сприйматися як підтвердження всього написаного, куди вагоміше, цільніше і зрозуміліше, ніж листування в месенджерах, саме тому всі рішення і висновки краще фіксувати в пошті.

 — Месенджери гарні для дрібниць, ключові домовленості і тимчасові рамки краще фіксувати в листах.

 — Бізнес світ користувався і буде користуватися поштою для обміну інформацією, для переговорів, підтвердження результатів і протоколів зустрічей, для домовленостей. І так, жоден інструмент так не впорядковує протягом переговорів, як листування в пошті.

 — Листування в електронній пошті — доказ у судах, внутрішніх розслідуваннях тощо.

А тепер про головне. Про правила ділового листування.

1. Навіть якщо ваш бізнес — дуже малий, якщо ви хочете, щоб вас сприймали серйозно, зробіть собі корпоративний домен. Це дуже недорого. Для приватної адреси найбільш репутаційно валідна адреса — name. surname@gmail.com; а не, борони вас здоровий глузд (реальні приклади з резюме в провідну юридичну фірму країни): kleopatra19978 @; katia. lisichka @; mashka1987 @; ohrannik @; kostia. jurist @.

2. Якщо ви пишете з ділових питань, пишіть у пошту. Месенджери — це особиста територія і без попередніх домовленостей не заходьте на неї, особливо з вашими комерційними пропозиціями.

3. Завжди позначайте тему листа і, будь ласка, постарайтеся зробити її предметною. Не треба в комерційних пропозиціях в темі листа вказувати: Дозвольте подарувати. — Хочу вас запросити на побачення. — Чекаю відповіді терміново. — Лист Тобі! Від мене — ВАМ, з глибокою повагою. Правильна тема дасть адресату можливість зрозуміти, чи цікавий йому зміст і, якщо лист не буде прочитано відразу, зафлажкувати його, щоб повернутися.

4. До незнайомих людей потрібно звертатися на ім'я, тільки на «ви» і з маленької літери. Правило «в мережі всі на «ти» — не працює з часів падонківських форумів. Ви з великої — вживається не в цих випадках, погугліть. Ти з великої — взагалі парадоксальний моветон. До речі, переходити на «ти» краще при зустрічі в реальному житті, а не в листуванні. І ще. У 21 столітті є CRM, допомагає персоналізувати навіть наймасовіші розсилки.

5. Коли пишете вперше, почніть лист з повноцінного представлення себе і чому ви пишете саме цій людині. До речі, в месенджерах теж так робіть — це полегшує життя адресату і показує вас з дуже благородного боку.

6. У ділових листах, особливо на початковій стадії знайомства, краще не використовувати жарти, лайки, сленгові слова, смайлики, дужечки замість смайликів і краще обійтися без картинок для настрою. Фото потрібно вкладати тільки якщо цього вимагають бізнес-цілі листа.

7. Про автоматичний підпис у пошті. Він дійсно додає листу солідності. Він має бути. Краще, якщо перед підписом буде окремо написане прощання, потім ім'я, і тільки потім — автоматичний підпис. Це робить лист трохи ближче до адресата. Наприклад:

З повагою,

Вікторія

[Підпис]

8. До речі, про структуру:

 — Привітання

 — Представлення

—  Максимальне дотримання правила 5W (Who/хто? What/що? Where/де? When/коли? Why/навіщо/чому?)

 — Call to action/заклик до дії

 — Прощання

9. Правило KISS vs. KILL — ми живемо під час великих швидкостей і малих форматів. Пишіть чітко, коротко, якомога ближче до теми і до суті. У ділових листах не потрібні епітети і барвисті описи. Помістіть ваш лист у хвилине прочитання, і у вас куди більше шансів, що його прочитають.

10. Ніколи не вкладайте дуже важкі файли кожного своє розуміння про «важкість», для мене це 10 мегабайт) — для цього існують файлообмінники.

11. Лист-нагадування варто відправляти не раніше, ніж через добу від початкового. Якщо питання дуже термінове — все ще існує диво дзвінка. Неписане правило e-mail-листування в західних компаніях — обов’язково відповідати не пізніше 24 годин з моменту отримання.

12. Грамотність: не впевнені в собі або автоматичній перевірці правопису в своєму гаджеті, дайте лист вичитати тому, кому довіряєте. Чим важливіший лист — тим більше людей повинні його вичитати.

13. Структура: не пишіть текст суцільним потоком свідомості. Абзаци — дуже корисні, правильні і не складні у використанні для структурування вашої геніальності.

14. Форматування: весь текст повинен бути одним шрифтом, одного розміру і одного кольору. Будь ласка.

15. Перевірте, чи все правильно в іменах одержувачів і у ваших зверненнях до них. Я не люблю, коли в листі мене називають «Василь Миколайович». З одного боку — хоч горщиком, з іншого, мені багато років, і я якось вже звикла, що я — Вікторія.

16. Ніколи не вмикайте функцію автоматичного підтвердження прочитання вашого листа одержувачем.

17. Всі листи можна починати з фрази «Доброго дня» або «Шановний (а)». Прийміть, як незаперечний факт.

18. І на останок. Є чарівна кнопка «Відповісти всім». Перш ніж проігнорувати або натиснути її, включіть усвідомленість — чи потрібен текст вашого листа всім початковим адресатам чи тільки автору.

Я не просто впевнена, я вам гарантую, що листи всіх, хто зможе засвоїти і буде користуватися цими правилами, будуть куди більш змістовними, наповненими змістом і, отже, дуже результативними й ефективними.

Приєднуйтесь до нас у соцмережах Facebook, Telegram та Instagram.

Показати ще новини
Радіо НВ
X