Зустрічі не заради зустрічей. Як не витрачати час на марні наради

1 жовтня 2019, 15:20

Дев’ять кроків до продуктивного обговорення

Ми всі ходимо на зустрічі. Деякі відвідують багато нарад. Інші вважають за краще комунікацію в електронному вигляді. Але всі ми розуміємо, що ніщо не замінить живого спілкування.

Відео дня

Особисті зустрічі допомагають оперативно вирішити проблеми, розподілити завдання між командами і переконатися, що всі учасники рухаються до єдиної мети. Але не всі вміють ефективно організовувати і проводити зустрічі. Тому часто вони стають марною тратою часу. Щоб цього не відбувалося, важливо розуміти ключові етапи роботи: ініціювання, планування, проведення зустрічі, фіксування результатів. Перші два етапи — домашнє завдання, яке потрібно виконати заздалегідь.

Визначте, чи потрібна зустріч

Майкл Дойл і Девід Страусс в книзі How to Make Meetings Work! виділяють 7 ситуацій, коли без зустрічі не обійтися:

● потрібна додаткова інформація або рада

● треба залучити команду до вирішення проблеми або прийняття рішення

● питання вимагає додаткового уточнення

● є сумніви — їх варто проговорити з командою

● команда/партнер/клієнт просять про зустріч

● є проблема, яка стосується різних напрямів/команд

● не ясно, в чому суть проблеми і хто повинен її вирішити.

Щоб просто передати інформацію, підійде електронна пошта. Якщо сумніваєтеся, чи потрібна зустріч, використовуйте методи, які допоможуть визначитися. Ми часто працюємо з Yes/No Method від Елізабет Грейс Сандерс.

Встановіть мету

Часта помилка на цьому етапі — розмите формулювання. Обговорити проблему — не мета. Формулюйте мету з точки зору кінцевого продукту. Це допомагає направляти команду і спрощує модерування. наприклад:

 — Забрифувати команду на новий проект. [Продукт — сформульовані завдання, які команда візьме в роботу].

 — Обговорити варіанти вирішення проблеми, що виникла. [Продукт — список потенційних рішень].

 — Обговорити результати минулого року, запланувати наступний. [Продукт — список плюсів і мінусів, сформовані навички й подальші кроки].

Встановивши мету, ви зможете зрозуміти до якого типу зустрічі належить ваша.

Виділяють три типи зустрічі:

 — Стратегічні — регулярні зустрічі команд або керівників напрямів для аналізу KPIs і загального прогресу команди або компанії в цілому.

 — Організаційні — зустрічі, які допомагають упорядкувати процес роботи (статус-зустрічі, планування спринту, стендап і ретроспективи).

 — Проектні — зустрічі, які допомагають в реалізації проектів (k ick off (перша) і kick out (аналіз результатів), брифінги, мозкові штурми та інші формати).

Розуміння типу зустрічі допомагає підвищити її ефективність.

poster
Дайджест головних новин
Безкоштовна email-розсилка лише відбірних матеріалів від редакторів NV
Розсилка відправляється з понеділка по п'ятницю

Складіть список учасників

Оптимальна кількість — 8−10 осіб. Занадто багато перетворить зустріч на хаос, занадто мало — зробить її неефективною. Один з учасників повинен стежити, щоб обговорення не відхилялося від теми.

Для вирішення спірного питання запросіть всіх, хто може на нього впливати. Якщо учасники поділяють одну точку зору, зустріч пройде гладко, але може не дати потрібний результат або рішення. Щоб співробітники відчували, що їх час не витрачають даремно, вони повинні розуміти цінність зустрічі, свою роль, і знати, який очікуваний результат.

Виберіть місце і час

Перевірте розклад ключових учасників, щоб час був зручним для всіх.

Плануючи тривалість зустрічі, відштовхуйтесь від мети. Наприклад, стендап тривають 15 хвилин — цього достатньо, щоб дізнатися, на якому етапі завдання і чи є проблеми. Фінальні зустрічі (kick out meetings), де обговорюють результати проекту, — півтори-дві години. Щоб не втомитися, робіть перерви в довгих зустрічах (5−10 хвилин). Також пам’ятайте, що вранці всі енергійніші, а після обіду — спокійніші.

Не забувайте бронювати переговорні кімнати і дотримуйтесь адженди. Працюючи з віддаленими командами в різних країнах, враховуйте часові пояси при плануванні і заздалегідь перевіряйте справність відеозв'язку.

Вирішіть, як фіксувати те, що відбувається

Записуйте обговорюване на зустрічі. Так ви не пропустите важливі деталі і зможете легко повернутися до них після наради, а також поділитися даними з іншими учасниками.

Є багато методів роботи з інформацією. Наприклад, замітки за методом Корнелла.

Інший ефективний інструмент — «карти думок» (mindmaps).

Хороший варіант — поєднати запис зустрічі на диктофон і замітки. Ви не пропустите деталі і зможете прослухати спірні моменти.

Підготуйте адженду і поділіться нею з учасниками

Важливо, щоб учасники до зустрічі розуміли, про що ви будете говорити і яка їх роль. Якщо плануєте зустріч заздалегідь, адженду (список питань, які плануєте обговорити) бажано надати учасникам за кілька днів до призначеного часу. Вона повинна містити ключові теми зустрічі, а також деталі її проведення: мету, модератора, учасників, додаткові матеріали.

Щоб слідувати темі під час мітингу, візьміть адженду з собою.

Перевірте готовність за чек-листом

Про цей етап легко забути. Але саме він допоможе зрозуміти, що ви нічого не упустили. Чек-лист повинен містити список дій, які потрібні для підготовки зустрічі. Його приклад є на Harward Business Review.

Модеруйте зустріч і працюйте з групою

Планування — це ще не все. Керівництво процесом включає також модерування під час зустрічі — стежте за тим, що не відхиляєтеся від адженди, вписуєтеся в хронометраж, а у всіх спікерів є можливість висловитися

Крім того, проводячи зустріч, не забувайте, що кожна команда проходить 4 етапи взаємодії:

● forming (формування) — учасники визначають свої ролі в команді та її правила

● storming (конфронтація) — можливі конфлікти, якщо учасники будуть протистояти впливу команди

● norming (нормалізація) —команда відкриває способи спільної роботи і встановлює норми спілкування)

● performing (виконання) — команда стає більш результативною і гнучкою.

Детальніше про це говорить Пітер Шолтес в «Настільній книзі команди». Тривалість етапів залежить від ряду факторів, включно зі зрілістю команди, складністю завдання, організаційним і зовнішнім кліматом. Команди можуть фіксуватися на різних рівнях.

Робота з динамікою команди в межах зустрічей знижує напруженість, усуває страхи або занепокоєння учасників і підвищує продуктивність мітингів.

Фіксуйте інформацію

Якщо ви поговорите, але не зафіксуєте результати зустрічі і такі дії всіх учасників, нарада пройде даремно. Закріпити інформацію допоможуть додаткові інструменти — фліпчарт і маркери, стікери, диктофон і онлайн-застосунки. Записуєте аудіо або ведете замітки? Не забудьте поділитися ними з усіма учасниками після зустрічі.

Серед інструментів, які допомагають вести замітки, ми виділяємо:

● Evernote

● Microsoft OneNote

● DropBox Paper

● Google Keep

● Bear

● Zoho Notebook

● Simplenote

● Apple Notes

● Hackpad

● Quip.

Займатися детальним плануванням, модерувати зустріч і працювати під час неї з командою в перший раз буде складно. Але потім ви зрозумієте, що насправді економите час і сили всіх учасників. Результативність зустрічей підвищиться, як і ефективність бізнесу.

Показати ще новини
Радіо NV
X