Управління рибальським містечком. Як організувати роботу команди віддалено
Бізнес перейшов на віддаленну роботу. Як зробити максимально безболісними ці зміни — які програми використовувати, які правила вводити.
Робота віддаленої команди схожа на рибальське містечко, де на світанку кожен відправляється у подорож на власному човні, щоб ввечері принести свою здобич в місто та відсвяткувати результати. Ми зібрали поради щодо організації віддаленої роботи компаній та команд, які довели свою ефективність на практиці і не вимагають багато ресурсів та часу для впровадження.
Чартер віддаленої команди
Проговоріть єдині правила віддаленої роботи на рівні компанії та команд. Основні правила мають стосуватись всієї компанії та бути презентовані лідером (CEO, COO etc), а деталі погоджуватись на рівні команд. Правил не має бути багато, однак важливо їх притримуватись для забезпечення сталої динаміки роботи та системно аналізувати їх ефективність.
Що варто говорити в першу чергу:
- Частоту та формат організаційних зустрічей (планування тактичних пріоритетів роботи, відслідковування результатів та аналіз роботи).
- Базові робочі програми, базуючись на потребах команди, та базові правила їх використання (таск менеджери, системи обміну документами, системи відео зв’язку, робочі чати, системи стормінгу ідей).
- Завжди і ніколи (Do’s та Don’ts) віддаленої роботи, поведінки та очікування команди від роботи разом. Які поведінкові моделі стимулюють ефективну роботу, а які навпаки їй шкодять. Таку вправу можна провести уже за тиждень роботи, отримавши інсайти в результаті співпраці. Приклади «Завжди»: завжди попереджати, коли береш паузу і відходиш від робочого місця; завжди відписувати про отримання повідомлення та орієнтувати про час можливої відповіді; переглядати повідомлення кожні 20 хвилин; та інші правила, які допомагають команді підтримувати сталий та комфортний зв’язок.
Щоденні Чек-ін та Чек-аут
Погодьте робочі години — старт та завершення роботи. Відкривайте та закривайте робочі дні командними чек-інами та чек-аутами. Вправа допомагає підтримувати емоційний зв’язок команди та робити заміри температури команди.
Кожен учасник коротко відповідає на запитання про свій стан та настрій. Найпоширеніше запитання: «Що думаю, що відчуваю?». Тривалість вправи — 1−2 хвилина на учасника.
Альтернативи запитань для Чек-іну:
- Яка пісня, фільм, книга найкраще описує твій стан сьогодні?
- Одна річ, яка надає тобі сьогодні найбільше енергії?
Альтернативи запитань для Чек-ауту:
- Твій найбільший інсайт дня/тижня?
- Одна річ, яка найбільше запам’яталась та «зробила» твій день сьогодні?
Вправу можна підкріплювати заміром температури онлайн, яка допомагає збору аналітики та якісному опрацюванню результатів (наприклад, за допомогою платформи Teamretro).
Щоденні стенд-апи
Після вправи Чек-ін щоранку проводьте короткі робочі статуси. Проговорюйте пріоритети дня на рівні команди та кожного учасника. Виходьте з зустрічі маючи відповіді на запитання: який найбільший пріоритет команди на сьогодні, що зробив кожен учасник команди вчора, що планує зробити сьогодні, що йому заважає в виконанні запланованого.
Дотримуйтесь ритму такої зустрічі — загальна тривалість 15−20 хвилин. Введіть роль Тайм-кіпера, який буде слідкувати за таймінгом виступу кожного учасника та дотриманням адженди. Це допоміжна роль, яка може ротуватись між учасниками команди зі дня в день.
Використовуйте практику «паркування», якщо під час зустрічі виникають додаткові ідеї, теми, що потребують обговорення та відводять команду від основного фокусу, фіксуйте їх окремо для подальшого опрацювання. Роль паркувальника може теж ротуватись в команді.
Створіть онлайн Kanban дошку, що містить категорії Planned (заплановано) — In Progress (в роботі) — Done (виконано). В ній команда може взаємодіяти під час стенд апів, бачити пріоритети та роботу на день, а також ділитись з іншими командами для створення елайменту. Найкращі програми для створення дошок mondey.com, trello, kanboard, asana та інші (google sheet, теж рятує).
Стала комунікація
Побудуйте сталу комунікацію з усією командою у форматі чатів та спільних онлайн конференцій. Створіть спільні чати з всією командою компанії, для обміну новинами, вдячностями та high fives.
- Раз на тиждень (CEO, лідери компаній) організовуйте загальні конференц дзвінки з усією командою, проговорюйте досягнення тижня, новини, формуйте вектор та просто підтримуйте зв’язок з командою.
- Раз на тиждень проводьте 1:1 розмови з учасниками своєї команди, отримуйте та давайте зворотній зв’язок, формуйте особистий фокус для учасника команди. Аналізуйте отримані інсайти та формуйте «невеликі покращення».
- Інструменти для організації конференц дзвінків: Zoom, Whereby, Skype, Hangouts.
Креативність команди
Віддалена робота не відміняє проведення командних брейнстормінгів, вартує лише правильно їх організувати та підібрати інструменти, які сприяють командній роботі.
Інструменти для спільного брейнстормінгу: Miro, Stormboard, Mural, Groupmap.
Інструменти для фасилітації та залучення команди: Stormz, Mentimeter, Slido, Teamretro.
Завершення робочого тижня
Символічно завершуйте робочий тиждень, формуйте разом підсумки тижня — чого вдалося досягти, робіть тижневий чек-аут команди, організовуйте віддалені міні-конференції, вебінари, ігри та перегляди цікавого контенту.
Додаткові програми, що можуть стати у нагоді:
- Зберігання та спільна робота над онлайн файлами: DropBox, GoogleDrive, OneDrive.
- Організація командних опитувань: Google Forms, Typeform, SurveyMonkey.
- Ведення онлайн нотатків: Notion, Evernote, Google Drive&Docs.
Численні дослідження довели ефективність віддаленої роботи, однак, як і будь-який процес, таку роботу слід організувати, аналізувати та постійно покращувати, як на рівні команди, так і персональному.
