ProZorro: як купувати якісний товар дешевше

27 лютого 2018, 13:31
Вы также можете прочесть этот материал на русском языке

Є два найпоширеніших погляди на українську систему публічних закупівель.

Частина наших співвітчизників впевнена, що чиновники державного сектору купують все дуже дорого, причому як з причини тотальної корупції, так і просто від бажання за "чужі гроші" придбати все найкраще – машини в преміальній комплектації, пальне в найдорожчих мережах АЗС, оргтехніку від брендових виробників. А якщо навіть і не корупція, то всі ж розуміють, що державна система настільки зарегульована та неефективна, що в будь-якому разі все виходить набагато дорожче, ніж купують для себе комерційні компанії. Є інша група спостерігачів, обізнана з принципами роботи системи ProZorro, яка вказує на протилежне: використання обов’язкових електронних аукціонів та зазвичай суто цінових критеріїв призводить до того, що завжди виграє "найдешевше барахло". І система, безумовно, демонструє захмарну економію, але ж натомість катастрофічно падає якість товарів, що купує держсектор, у тендерах виграють посередники-оптимізатори, і боротися з цим неможливо.

Відео дня

То де ж правда?

Пропрацювавши майже півтора року в службі закупівель та пройшовши весь шлях: від повної зміни команди та обережних спроб "купити хоч щось, щоб не зупинити підприємство", до заповнених залів на зустрічах з ринком та перемоги в рейтингу закупівельників всієї інфраструктурної галузі, ми можемо спробувати відповісти на це запитання.

Спочатку кілька фактів.

Ми вже писали, як навчилися купувати пальне – на кінець 2017 року 90% всіх роздрібних поставок для більш ніж 220 точок дислокації нашої автотехніки виконували напряму три найбільші мережі в країні – Укрнафта, ОККО та WOG. При цьому наші ціни, в середньому, були на 1-1,5 грн нижчими за найдешевшу мережу та на 4-5 грн – за найдорожчу.

А це – свіжа інфографіка з результатами наших окремих тендерів на закупівлю оргтехніки та вантажівок:

Всі ці приклади об’єднує одне – державне підприємство купує дуже якісні товари за напрочуд низькими цінами. І все це в рамках закону, через систему ProZorro, з винятково ціновими критеріями та майже без оскаржень. У чому секрет, і як так виходить? Аналізуючи результати, ми бачимо необхідність виконання трьох головних умов та дотримання певного формату роботи.

Спочатку умови, без яких такі результати будуть малоймовірні чи короткострокові:

  1. Професійна команда закупівельників та тендерників, об’єднана спільними цілями та цінностями. Причому саме цілі та цінності є тут найголовнішими – цікаво, що більша половина з нової команди служби закупівель Укрпошти раніше не працювала у державних закупівлях, а багато хто – і в закупівлях взагалі. Навчитися якісно проводити тендери чи розбиратися з технічним завданням на нове обладнання можна, якщо є бажання, а от змусити себе відкрито працювати з ринком та протистояти багатьом спокусам державного закупівельника виходить далеко не в кожного. І з нашого досвіду скажу, що компромісів тут бути не може. Саме тому, на жаль, до нашої команди дуже нечасто долучаються "досвідчені" закупівельники з держсектору.
  2. Ринкові "білі" зарплати для всіх причетних до процесу. Багато хто з нас свого часу працював у команді реформ на волонтерських засадах, тому ми знаємо, що можна працювати й майже безкоштовно, але ми так само точно знаємо, що це дуже тимчасове явище і зібрати стабільну команду без адекватної оплати майже неможливо. А ця команда принесе в рази більше економії підприємству (з нашого досвіду, за 2017 рік сума економії була в 15 разів вища за всі витрати на службу закупівель). З другого боку, ми бачили багато людей на держпідприємствах, які працювали з мільйонними закупівлями на окладі в 7 тис. грн. Частина з них, при цьому, їздила на дорогих машинах, а інша частина – нічого не вміла та не бажала, а просто "отримувала стаж у великій компанії". Зрозуміло, що з такими співробітниками сподіватися на ефективні закупівлі неможливо.
  3. Відсутність будь-якого впливу на процес закупівель та прийняття відповідних рішень – як зсередини компанії, так і ззовні. Нам з цим дуже пощастило, а от для більшої частини держсектору саме це, думаю, стане на практиці найскладнішою умовою.

Тепер про формат роботи.

Власне кажучи, для проведення ефективних закупівель потрібно пройти всього чотири кроки: 1) добре зрозуміти реальні потреби внутрішнього замовника; 2) визначити можливості ринку щодо відповідних поставок; 3) зробити так, щоб можливості ринку та внутрішні потреби максимально збігалися; 4) забезпечити участь якомога більшої частини доступного ринку в оголошених торгах. Ці кроки і є основною роботою закупівельника на етапі до укладання договору. Як ми до них підходимо?

Зрозуміло, що починаємо зі спілкування з внутрішнім замовником та вивчення його заявки на постачання. Дуже допомагають візити безпосередньо "на виробництво", в нашому випадку – це відділення, автобази та центри оброблення пошти. Але це тільки початок. Далі – вивчаємо ринок: основних виробників, постачальників, учасників торгів. Дуже корисною є аналітика в ProZorro та Rialto – уважно дивимося, хто подає заявки на участь при аналогічних предметах закупівлі. Після цього, як правило, проводимо одну-дві зустрічі з кимось із основних постачальників. Мета цих зустрічей одна – краще зрозуміти можливості й обмеження ринку та ті параметри закупівлі, які для постачальників є важливими. Як правило, під час таких зустрічей уточняються і основні гравці на ринку. Такі попередні зустрічі дають можливість разом з внутрішнім замовником скласти вже більш-менш зрозуміле широкому ринку технічне завдання.

Після цього – один із найважливіших етапів – відкрита зустріч з ринком. Через всі доступні нам канали (сайт, ФБ-сторінка, електронні листи та телефонні дзвінки) ми запрошуємо на зустріч всіх потенційних учасників та надсилаємо всім, хто зацікавився запрошенням, проект технічного завдання на закупівлю. На зустріч обов’язково запрошуємо внутрішнього замовника і впродовж 1-2 годин:

  1. розповідаємо учасникам про нашу потребу;
  2. разом з ними розглядаємо техзавдання й обговорюємо кожний його пункт з погляду можливості виконання, одночасно вносячи в ТЗ корективи й узгоджуючи таким чином наші потреби з можливостями ринку. Важливо, що обговорюються не лише технічні деталі, а й строки поставки, розміри партій, умови оплати й інші комерційні параметри, а також формальні вимоги до учасника за ст.16 закону "Про публічні закупівлі". Зазвичай ми також запитуємо в учасників, чим відрізняється їхня якісна продукція від можливих підробок, та як можна перевірити якість під час поставки;
  3. відповідаємо на всі запитання учасників та акцентуємо увагу (особливо актуально це для нових учасників) на особливостях процесу електронних торгів, розповідаючи про його основні вимоги та даючи поради щодо мінімізації помилок. Після такої зустрічі всім розсилається доопрацьований проект ТЗ та пропонується надати свої комерційні пропозиції. В результаті маємо якісну тендерну документацію, з якою вже можна виходити на ProZorro.

Така робота з ринком є найскладнішою, найвідповідальнішою та дуже незвичною для більшості державних замовників частиною процесу закупівлі. Але, якщо мати на меті отримати ТЗ, яке найкраще відповідає внутрішнім потребам та можливостям ринку, а також заохотити максимальну кількість постачальників до участі в наших торгах, то кращого інструменту для цього ми поки що не бачимо – кращих експертів, ніж системні постачальники, все одно немає, та й зацікавити їх до участі можна тільки таким відкритим спілкуванням. Бо чим робота через електронні торги кардинально відрізняється від звичайних переговорів? Нам не потрібно (і навіть заборонено) домовлятися з конкретним постачальником про найкращі умови, знижки та відстрочки, наше завдання – забезпечити ситуацію, при якій на оголошені торги прийде максимальна кількість учасників, добре поторгується між собою під час аукціону, а потім переможець не буде відхилений через невідповідність документів нашим вимогам (звичайно, якщо його товар відповідає нашим потребам).

І якщо ти якісно все підготував, то такий механізм працює, що видно з результатів наших закупівель. Ти створюєш умови, а система робить за тебе решту роботи. Чому при цьому з найнижчою ціною часто виграють кращі на ринку товари? Причини різні - в одних випадках через конкуренцію двох великих брендів, в других - щоб не дати закріпитися на ринку новачку, для когось це може бути важливим іміджевим проектом чи кроком для входу у новий сегмент - замовнику все це тільки на користь. Головне - ретельно прописати всі вимоги з урахуванням можливостей постачальників та переконати їх у чесній процедурі відбору. В результаті дуже часто є можливість купити дійсно якісний продукт за дуже низькою ціною.

Успіхів всім у закупівлях, та все буде ProZorro!

Приєднуйтесь до нас у соцмережах Facebook, Telegram та Instagram.

poster
Картина ділового тижня

Щотижнева розсилка головних новин бізнесу і фінансів

Розсилка відправляється по суботах

Показати ще новини
Радіо НВ
X