Соцмережа для наглядової ради. Як полегшити життя зайнятим людям

29 липня 2019, 09:00

Віртуалізація роботи наглядової ради: як і навіщо

Навесні 2019 року в НДУ почав працювати портал Наглядової ради. За своєю суттю, він працює як Фейсбук, у якому зареєстровані всі члени наглядової ради публічної компанії і корпоративний секретар. Навіщо і як його створювали? Які переваги для роботи наглядової ради від такої віртуалізації? І як саме онлайн-режим допомагає зробити корпоративне управління ефективнішим?

Відео дня

Нещодавно у мене був виступ на форумі корпоративних секретарів, де я презентувала діджитал-проект порталу наглядової ради. Після доповіді до мене підходили колеги і цікавилися цією темою, хотіли дізнатися деталі. Деякі тільки зараз дізналися про існування такого програмного забезпечення, інші хотіли почути, як його впровадити, і поцікавитися про наш досвід використання порталу.

Навіщо потрібен портал наглядової ради

Інтерес до теми недивний, оскільки сьогодні діджиталізація бізнес-процесів — актуальна для багатьох компаній. Для Національного депозитарію України — це один із ключових напрямів розвитку: на початку серпня буде запущено оновлену IT-платформу депозитарного обліку DEPEND_Q, паралельно розширюється функціонал web-сервісу Кабінет клієнта НДУ.

Ми запустили портал наглядової ради в роботу весною 2019 року і вже отримали певний досвід.

Почнемо з найголовнішого питання — що дає такий портал топ-менеджерам, які входять до складу наглядової ради

1. Оперативність проведення засідань. Всі члени наглядової ради, як правило, люди зайняті, працюють у різних компаніях. Тому одне з головних завдань порталу — допомога в організації засідань. Обов’язкова опція — календар з розкладом усіх засідань наглядової ради, комітетів і робочих зустрічей. Через портал відбувається оперативне інформування всіх членів наглядової ради. Це допомагає організувати засідання день в день або навіть протягом кількох годин, якщо питання дуже термінове і є можливість зібрати кворум.

Також є можливість і дистанційної участі в засіданнях — для цього на порталі можна проводити аудіо- та відеоконференції. Отже, за наявності інтернету і комп’ютера, планшета, або мобільного телефону порталі є також опція для мобільного застосунку) член наглядової ради може взяти участь у засіданні, перебуваючи в будь-якій точці світу.

2. Можливість якісної підготовки до засідання. Зазвичай матеріали до засідання надсилають електронною поштою. Але у будь-якого члена наглядової ради поштова скринька заповнена сотнями листів. Пропустити повідомлення з прикріпленими до нього потрібними документами або втратити його протягом кількох наступних днів досить просто. Тому ще одна важлива функція порталу — структурування матеріалів. Для цього документи розкладають у тематичні теки, розташовані у хронологічному порядку. Це зручно. І це економить час, як членам наглядової ради, так і корпоративному секретареві, який займається організацією та підготовкою засідань.

3. Ефективна комунікація. Підготовка до засідання — це не лише читання документів. Деякі члени наглядової ради ведуть листування електронною поштою, обговорюючи певні питання. Нерідко, до нього необхідно повернутися, але, знову-таки, воно може загубитися серед інших листів. У порталі наглядової ради НДУ придумали рішення — стрічка/чат. Обговорення розбиті за темами і розташовані в хронологічному порядку. У разі необхідності до них можна повертатися.

4. Оптимізація процедури заочного голосування. Заочне голосування часто в компаніях організовано незручно. Потрібно відправити бюлетень члену наглядової ради, приїхати до нього за підписом і привезти назад. Портал має функцію, яка пропонує зробити це електронним способом. Очевидно, що вона буде особливо зручною для тих наглядових рад, у складі яких багато нерезидентів. У НДУ таких немає, але часто члени наглядової ради бувають у закордонних відрядженнях. Тож ця функція буде затребуваною.

Ось основні функції. Якщо використовувати аналогію, то це схоже на Фейсбук для дуже обмеженої кількості користувачів. Наприклад, в НДУ 7 членів наглядової ради. Разом з корпоративним секретарем, який займається організацією роботи, вони мають доступ до всієї інформації. Природно, виникає питання безпеки. Захист високого рівня створюється процедурою двохфакторної авторизації.

Що може змусити компанію зайнятися створенням такого порталу? Розуміння того, що процеси, пов’язані з корпоративним управлінням, проходять дуже незручно, довго і не ефективно.

Як створювали портал наглядової ради

Спочатку ми зайнялися пошуком готових програмних рішень. На українському ринку знайшлося небагато пропозицій, деякі з них не гоодилися. Вартість інших перевищувала ті кошти, які ми планували вкласти в систему. У підсумку портал був адаптований силами IT-підрозділу НДУ на підставі корпоративного порталу НДУ.

З технічного погляду завдання не була важким. Потрібно було, щоб система виконувала кілька простих функцій і мала нескладний інтерфейс — кожному члену наглядової ради має бути інтуїтивно зрозуміло, як користуватися порталом.

Останнє важливо, оскільки, звичайно ж, для використання такої IT-платформи в повсякденній роботі потрібна згода насамперед усіх членів наглядової ради. Зрештою розуміння було знайдено. Проект підтримав Ігор Мітюков, голова Наглядової ради НДУ:

«Світовий тренд діджиталізаціі безпосередньо впливає і на ефективність корпоративного управління. Тому запуск порталу Наглядової ради НДУ — це крок у правильному напрямку. Мій десятирічний досвід роботи в іноземних компаніях, зокрема незалежним директором, підтверджує, що подібні системи, серед іншого, підвищують оперативність роботи органів управління, їх здатність адекватно реагувати на ризики, що виникають, сприяючи тим самим прийняттю оптимальних управлінських рішень ».

Як працює система

Нині засідання Наглядової ради НДУ і його комітетів, як очні, так і заочні, проходять від 1 до 3 разів на місяць (кількість проведених засідань залежить від періоду року і процесів, які відбуваються в роботі організації). Навесні це були питання, пов’язані з підготовкою до загальних зборів акціонерів, виплатою дивідендів, річні звіти з KPI, приведення діяльності товариства відповідно до нових вимог законодавства тощо.

Найбільш запитана на сьогодні функція — інформаційна. Портал забезпечує зручний і швидкий доступ до матеріалів, які необхідні для підготовки до засідань. Наприклад, коли Наглядова рада НДУ давала згоду на істотну операцію з придбання серверного обладнання для посилення потужностей Центру обробки даних, використовувалися можливості порталу для розміщення матеріалів засідань, у межах яких проходило обговорення питання. Для їх інформаційної підтримки створювали папки з документацією (перелік питань, обґрунтування, тендерна документація, проекти рішень тощо). Сформовані і підписані після засідання протоколи також викладають на порталі.

У підсумку на пошук інформації стало, дійсно, витрачатися набагато менше часу. Також члени наглядової ради починають користуватися стрічками-чатами для обговорення робочих питань як більш ефективним інструментом, аніж листування в електронній пошті. У планах на найближчий час (осінь) почати проведення заочних голосувань в електронній формі.

Спеціально для НВ Бізнес
Більше поглядів — у розділі Експерти НВ Бізнес

Приєднуйтесь до нас у соцмережах Facebook, Telegram та Instagram.

poster
Картина ділового тижня

Щотижнева розсилка головних новин бізнесу і фінансів

Розсилка відправляється по суботах

Показати ще новини
Радіо НВ
X