Як написати діловий лист англійською

8 листопада 2020, 13:00

Пандемія та локдаун прискорили глобалізацію комунікацій. ЗА даними Statista 2020 року, щодня в світі відправляється понад 3 млрд імейлів.

Крім електронної пошти, для ділового листування ми активно використовуємо месенджери і соціальні мережі. І така швидкість створює нові тренди в спілкуванні.

Ділова англійська — найпопулярніший серед тематичних курсів, які існують в нашій онлайн-школі. Це не дивно, адже в світі розвинених технологій кордонів стає все менше і можна займатися міжнародним бізнесом, не виходячи з дому.

Відео дня

Коли мова йде про ділове листування, представники Заходу часто вважають своїх колег зі Східної Європи грубуватими. На думку багатьох іноземців, ми пишемо то занадто різко і мало, то дуже химерно і не по справі. Або не пишемо взагалі, хоча слід було б — імейл-підтвердження після усної угоди або подяку після зустрічі.

Професійна етика, як і сама мова, має свої особливості в кожному англомовному регіоні. Тому коли до нас звертаються по допомогу в бізнес-тематиці, ми рекомендуємо заняття з викладачами-носіями мови саме тієї країни, з якою планують співпрацювати наші студенти.

Але розберемося з деякими усталеними нормами і новими трендами ділового англомовного листування.

Форматувати як профі

Ділові листи англійською зазвичай пишуть за класичною схемою:

— звертання

Dear Ms. Baker,

— вступна частина — важливий інтерес до справ адресата, за чиєю рекомендації пишете, мотив написання

I hope you are doing well. Yesterday, my friend Olga Tkach, CEO at ABC Services, mentioned that you have an opening in your sales department. I am writing to inquire about the position.

— основна частина — виклад ідеї

— висновок — пропозиція подальших дій, висловлення сподівання на швидкий зв’язок, вдячність

I would appreciate an opportunity to talk with you, where my skill set would be of the greatest benefit to your company. I look forward to speaking with you. Thank you for your time.

— прощання і підпис

Sincerely,

Oleksandr Kravets

На заняттях у нашій школі ми пояснюємо, що викладати основну ідею потрібно простими словами не більше ніж у 5−7 реченнях. Так одержувачу не доведеться довго прокручувати текст на смартфоні. Для легкості сприйняття розділіть основну частину листа на абзаци і використовуйте маркери, bullet points, залишаючи вільний рядок між абзацами.

Корисно залишати додаткові контакти: номер мобільного телефону, месенджери для ділового спілкування, сторінки соціальних мереж, якщо вони пов’язані з професійною діяльністю.

Доладно оформлений лист — вияв поваги до реципієнта і демонстрація вашого професіоналізму. Така подача дасть вам перевагу. І навіть якщо в самому листі будуть незначні помилки, ваш бізнес-партнер все одно отримає гарне загальне враження.

Тема, звертання і підпис у листі англійською

Під час написання теми листа — subject — важливо дотримуватися релевантності та стислості. Постарайтеся вміститися в 50 символів, щоб тему було повністю видно з екрана телефону.

Уникайте написання цілих слів з Caps Lock, знаків оклику або тем накшталт Hey, Hi, Hello.

Якщо ви ведете листування, використовуйте такі ключові слова, які допоможуть відшукати лист навіть через кілька років. Наприклад, назва проєкту, суть питання, дублювання місяця і року написання. Це особливо важливо, коли справа стосується корпоративної кореспонденції — необхідно, щоб будь-який співробітник міг знайти потрібний імейл.

Донедавна стандартами звертань у перших листах були «To Whom It May Concern» і «Dear Sir/Madam». Зараз ці фрази все частіше вважаються застарілими. Вони годяться у ситуаціях, коли ви пишете рекомендацію співробітникові або скаргу в компанію.

To Whom It May Concern:

I am writing to request the contact details of the Customer Service Department.

В інших випадках багато іноземців можуть вважати ці вітання поганим тоном, бо вони свідчать про «невиконане домашнє завдання» — ви доклали недостатньо зусиль, щоб дізнатися ім'я адресата.

Якщо ви пишете людині вперше, оптимально починати в форматі:

Dear [ім'я прізвище],

Dear Mr. [прізвище], / Dear Ms. [прізвище],

Якщо ім'я дізнатися не вдалося, можна вказати посаду адресата або назву відділу:

Dear Grant Review Committee,

Dear Admissions Department,

Dear Human Resource Manager,

Dear Customer,

Після встановлення особистого контакту доречно використовувати звертання по імені та неформальні привітання:

Dear Emma,

Hi Michael,

Нейтральний підпис має такий вигляд:

Sincerely,

Tatiana Yarova

Kind regards,

Ivan Dyachenko

Від побажання удачі на прощання — «Good luck!», «Best of luck with your project!» — краще відмовитися. Ці вирази викликають подив, бо вони доречні перед публічним виступом. У діловому листуванні це може прозвучати як невпевненість у професіоналізмі.

Після вашого імені доречно вказати посаду або відділ.

Best regards,

Leslie Wheeler

Marketing Director

Месенджери і соціальні мережі в діловому спілкуванні

Велика кількість соціальних мереж відкриває доступ до нових іноземних контактів, але є кілька моментів. LinkedIn створено для професійного спілкування, а ось робочий запит у Facebook або Instagram може бути оцінений як вторгнення в особистий простір, якщо контент у цих мережах не пов’язаний із професійною діяльністю адресата.

Ви можете написати одне повідомлення і попросити адресу поштової скриньки для подальшого спілкування. Якщо запит проігнорували, в більшості випадків варто розцінювати це як відмову.

Ось приклад неформального звернення до потенційного партнера в Instagram.

Dear _,

I have been watching your Instagram page with great interest. I love your content, and I believe we have a common interest in _.

If you are open to it, I would appreciate the opportunity to discuss a possible collaboration.

Please let me know if you are interested, and we can discuss it further.

Thank you for the great content.

Warm regards,

Lisa

Fitness Consultant

Також можна коротко викласти суть пропозиції повідомленням у WhatsApp. Нерідко це призводить до оперативної відповіді в разі зацікавленості. Але будьте готові до того, що вас все одно попросять відправити офіційний імейл. І його вже належить скласти з усіма формальностями.

Тон сучасноого ділового листування

Часи, коли мудрі формулювання і химерні слова могли зійти за прояв компетентності, минають — вникати в невиправданий офіціоз просто немає часу. Сучасний тон ділового листа — баланс між діловим етикетом і людяністю за простоти і стислості викладу питань.

У діловій культурі Європи і північноамериканських країн приділяють велику увагу «м'яким навичкам», soft skills: вмінню комунікувати і працювати в команді, емоційного інтелекту і гнучкості. Тому в міжнародному діловому середовищі важливо зберігати нейтрально-доброзичливий тон і, зважаючи на культурні особливості, дозволяти кожному з учасників ситуації зберігати обличчя.

У листах необхідно уникати критики, роздратування або поблажливості у відкритій формі. Ділова кореспонденція — це, по суті, документ, який зберігається і може бути переданий третій стороні. Ваша гнучкість і вміння висловлювати потенційно неприємні меседжі нейтрально будуть неоціненні.

Кілька прикладів дипломатичних фраз:

Ми не маємо наміру надавати подальшу допомогу:

Sorry, we could not be of more help.

Ми знаємо, ви хотіли б відмовитися від завдання, але ми наполягаємо, щоб ви його виконали:

With your experience and expertise, we have the fullest confidence in your success with the task at hand.

До вашої відповіді я не робитиму жодних дій:

I await your reply on the matter

Скажіть, чого саме ви хочете:

Please advice

Я пишу це для особистої підстраховки, можете не відповідати:

For your information

Розуміння міжнародного ділового етикету і нових трендів листування допоможуть вам почувати себе впевнено на новій території. Звісно, не весь ваш бізнес-успіх залежить від грамотності ділового листа — релевантність пропозиції адресату значно важливіша. Але якщо ваша приязнність і компетентність запам’ятаються, можливо, в майбутньому це допоможе вам налагодити необхідні ділові зв’язки.

Показати ще новини
Радіо НВ
X