Кілька слів про систему закупівель Укртрансгазу

7 листопада 2016, 10:49
Днями державний монополіст ПАТ "Укртрансгаз" повідомив про рекордні показники економії завдяки впровадженню системи електронних державних закупівель ProZorro

80 мільйонів гривень економії стали можливими не тільки завдяки відкритості системи, але й індивідуальним рішенням, які керівництво "Укртрансгазу" впровадило через майданчик онлайн торгів SmartTender.biz. Як можна адаптувати систему ProZorro до потреб ринку і навіщо це потрібно для подальшого удосконалення системи – розбираємо на прикладі "Укртрансгазу".

Відео дня

За час впровадження онлайн закупівель оператор газотранспортної системи "Укртрансгаз" провів 1260 тендерів на загальну суму 18,99 мільярдів гривень, що становить майже 13% від усіх публічних тендерів в Україні.

Структура

Одна з найпоширеніших проблем не тільки державного, але й комерційного секторів України – "хворі структури", які погано трансформувалися з часів планової економіки: не результато-орієнтовані, ієрархічні й згубні для "здорового глузду". Для перебудови структур будь-якому підприємству потрібно не просто провести "стратегічну сесію", "реорганізацію" і "управлінський аудит", але робити це "на ходу", або навіть "на бігу" – продовжувати нормальну виробничу діяльність, одночасно змінюючи шестерні.

Самі менеджери "Укртрансгазу" визнають: для того, щоб рішення, "звільнені від людського фактора", запрацювали, потрібно було провести сотні нарад, погоджень, отримати десятки підписів і "віз". І результат виправдав себе – зараз ПАТ "Укртрансгаз" проводить закупівлі узгоджено для всіх 13 філій. Всі дочірні підприємства і центральний апарат об'єднані в єдину систему закупівель. Що це дає? Ризики невиправданих витрат зведені практично до нуля – проблеми і потреби кожної з філій видно відразу, є можливість збалансувати постачання між регіонами. Створена ієрархія дозволяє не тільки бачити закупівлі всіх 14 підприємств, але й погоджувати їх відповідно до регламенту ПАТ "Укртрансгаз" та вимог законодавства. Жоден тендер у філії не може пройти без погодження центрального апарату. На перший погляд – бюрократична вимога, але коли воно переведено в автоматичний режим – це умова для узгодженого розвитку всієї компанії.

У майбутньому можна електронну систему погоджень застосувати і в державному апараті України – що має значно підвищити ефективність роботи.

Всі бачать всіх

Як відомо, ProZorro побудований на принципах повної прозорості та відкритості. Однак, для оптимального управління закупівлями всередині підприємства, обмеження доступу на різних рівнях менеджменту – необхідна умова для прийняття рішень і розподілу відповідальності. Зараз для "Укртрансгазу" створено 150 записів із різними опціями доступу – є відмінності в можливості бачити і редагувати інформацію, оголошувати і завершувати тендери, і будь-яка дія прив'язана до конкретного користувача.

Для зручності й простоти користування нами розроблена система експорту та імпорту в Excel – це насамперед зручно для перенесення інформації з системи в інші програми і легкої передачі даних.

Разом з тим, для того, щоб забезпечити реальну, а не уявну "прозорість", підприємство створило окремий розділ на сайті, де в режимі реального часу оновлюється інформація про проведені торги. Кожен бажаючий (навіть не зареєстрований в системі) може відстежити торги онлайн. Рішення SmartTender також дозволяє автоматично розрахувати обсяг економії (розрахунок проводиться завдяки показникам ринку, пропозиції на майданчику і реальній ціні контракту).

Перевірка підрядників за 60 секунд

В онлайн тендерах можуть взяти участь як малі й невідомі компанії, так і досвідчені гравці на ринку. Перші часто пропонують більш конкурентну ціну, але викликають недовіру – чи зможуть повною мірою забезпечити виконання контракту, чи не мають заборгованостей і чи достатній досвід роботи?

Ми підключили модуль You Control до системи закупівель в ПАТ "Укртрансгаз", що дозволило за один клік перевірити статус контрагента у реєстрах фізичних і юридичних осіб, наявність ліцензій, ініційованих судових справ, банкрутство, оплату податків: фінансову і юридичну "благонадійність". Якщо вивчати документацію про контрагентів досить уважно, можна зробити не тільки "поверхові" висновки, але й зрозуміти, з ким і чому компанія працювала раніше.

Якщо до підрядника або самої процедури постачальника ще залишаються питання – завжди можна звернутися за юридичною допомогою – також безпосередньо перебуваючи на тендерній майданчику.

"Розумні закупівлі"

Ми багато говоримо про ProZorro і легко підсумовуємо невидимі неозброєним оком мільярди економії, однак, ми повинні розуміти, що електронні торги – тільки один елемент складної системи управління закупівлями і всім підприємством. Іноді варто задатися запитанням – ми заощадили 30 мільйонів на купівлі кулькових ручок, а чи треба було їх купувати в принципі? Планування, організація, облік і логістика – лише деякі елементи, які допомагають економити державні гроші.

Зараз ми працюємо над унікальним для України проектом – інтеграцією з однією з відомих ERP систем, яка впроваджена на ПАТ "Укртрансгаз" з системою публічних закупівель ProZorro. Завдяки хмарним рішенням ми налаштовуємо алгоритм, який дозволить автоматизувати процес організації тендерів – згідно з актуальними потребами підприємства.

Без сумнівів, e-тендери, е-декларації – рішення, які допомагають реформувати країну. Однак, досвід показує, що найбільшої ефективності досягаємо лише володіючи запасом "гнучкості" і адаптації загальної системи до індивідуальних потреб державних або комерційних структур. Крім того, навіть найдосконаліші ІТ-рішення "кануть в Лету" якщо не буде спеціалістів, які вміють з ними працювати. При цьому потрібно навчати не лише безпосередніх менеджерів (інакше лише в їх руках буде зосереджено "таємне знання", що породжує зловживання і корупцію), але й усе суспільство – журналістів, громадських діячів, аналітиків.


Приєднуйтесь до нас у соцмережах Facebook, Telegram та Instagram.

Показати ще новини
Радіо НВ
X