Три підказки. Як проводити зустрічі та наради в умовах самоізоляції

8 травня 2020, 10:30

Компанії зараз стикаються з проблемою як ефективно організувати зустрічі, наради, стратегічні сесії, а головне, як зробити так, аби ці зусилля виливалися у конкретний результат для бізнесу.

З настанням карантину, ми стали гнучкі, як ніколи. Наприклад на нещодавньому засіданні Дорадчої ради Бізнес-школи УКУ один із членів Ради сказав, що має відлучитися на іншу зустріч, і за 15 хвилин повернувся. У світі до карантину годі було думати про таку перспективу. Однак часто нам здається, що за десятками розмов і справ, ми не бачимо того бажаного результату? І взагалі для чого ця вся бурхлива діяльність? Кілька думок про те як провести нараду максимально ефективно, які я сформулювала для себе за час роботи на карантині.

Відео дня

Складіть чіткий план вашої зустрічі та оберіть людину-арбітра, котра буде слідкувати за аджендою

Насправді, і наша команда і багато тих, з ким я спілкуюся, відзначають той факт, що онлайн-зустрічі проходять швидше, ніж аналогічні зустрічі в офлайні. Все-таки не дуже зручно говорити на відсторонені теми, перебивати один одного зайвими коментарями тощо. Тому варто скористатися цією перевагою.

Також слід ще чіткіше ніж зазвичай планувати зустріч, готуватися до неї. І основне — писати конкретні підсумки. Наш робочий день змінився: величезну кількість енергії ми витрачаємо на те, аби здобувати нові навички роботи в онлайні, проводимо багато нарад, також потрібно постійно тримати руку на пульсі, слідкуючи за новинами, що відбувається в Україні та світі. Часом здається, що кожен тиждень, то як цілий місяць, і майже неможливо повертатися думками до попередніх розмов, згадуючи всі деталі. Тому має бути відповідальна людина-координатор на кожній нараді, яка має чіткий план і модерує вашу розмову, а після формулює короткий підсумок та перелік відповідальних осіб за подальші кроки з дедлайнами. Це допоможе структурувати вашу командну роботу.

Фокусуйтеся на результаті

Ми досі звикаємо і вчимося організувати роботу своїх команд дистанційно, а це створює багато зайвих рухів. Вкрай демотивує, коли в кінці тижня важко зрозуміти, а де ж результат? Тоді запитуєш себе: а якби ми нічого не робили, чи ефект був би той самий? Тому важливо поставити чітку ціль на тиждень і на щодень, а тоді прописувати і контролювати результати по її досягненню.

Погодьтеся, що досить часто у докризовому житті ми приходили на робочу зустріч і перш за все, починали обговорення з того, наскільки смачна кава в офісі, чи добре працює наша адміністрація, і нарешті дорогоцінні останні 10 хвилин витрачали на найважливіше — а що власне болить нашого клієнта та як ми можемо покращити свій продукт чи сервіс для нього? Онлайн дає нам чудову нагоду змінити цю звичку. Годі думати про смачну каву на карантині, з перших хвилин зустрічі фокусуйтеся на результаті. Така конкретизована ефективність — те, що допоможе тримати свою енергійність, як лідера та запалювати команду.

Не забувайте про стратегію

Якщо ти не знаєш, куди йдеш, то звідки знатимеш, що прийшов? Ми всі біжимо і не встигаємо видихнути. А яка ж кінцева ціль забігу? Не виключайте стратегічні питання із порядку денного, а навпаки постійно переключайтесь між теперішнім і майбутнім.

Карантин завершиться, і не виключено, що знову почнеться восени, але тим не менше — треба думати на 2−3 роки вперед: ким і якими ми хочемо бути? Тоді легше розробляти та обирати щоденні сценарії. З одного боку, за одну зустріч у Zoom антикризову стратегію не пропишеш, але з іншого боку, ваша управлінська команда може започаткувати цілий процес, ряд зустрічей, в результаті яких можна випрацювати чітке бачення, куди ви йдете.

Один із інструментів для написання вашої антикризової стратегії може бути модель асиметричної конкуренції, яку пропонує відомий бізнес-мислитель Адріан Сливоцький у своїй новій книзі «Давид перемагає». Там є зручний, навіть привабливий інструмент — щотижневі обіди з командою, під час яких ви даєте відповіді на підготовлені запитання, попередньо прочитавши розділ книги. Навіть якщо обіди зараз віртуальні, погодьтесь це приємно перекусити чи випити чаю разом із командою та подумати про щось важливе.

Асиметрична модель — інструмент для аналізу себе, своїх дій, а також для планування наступних кроків, при чому як швидких, так і більш стратегічних. Це також спосіб тримати ритм з командою: раз на тиждень ми відкладаємо усі поточні справи та занурюємося у пошук нових ідей. І це працює. Зараз темп таких стратегічних нарад можна пришвидшити, оскільки нам потрібні швидкі антикризові рішення. Наприклад, якщо двічі на тиждень ви збиратимитеся на «стратегічний дистанційний ланч» зі своєю командою, то за місяць можете розробити конкретні кроки і вийти на стратегію. Спробуєте?

Приєднуйтесь до нас у соцмережах Facebook, Telegram та Instagram.

poster
Картина ділового тижня

Щотижнева розсилка головних новин бізнесу і фінансів

Розсилка відправляється по суботах

Показати ще новини
Радіо НВ
X