Бізнес на карантині. Як безболісно перейти на віддалену роботу?
В Україну прийшов карантин, а разом з ним і нові виклики для бізнесу. Що важливо врахувати, переходячи на дистанційну роботу
В Україні - карантин, а це означає, що у бізнесу з’явилися нові виклики, які потребують швидкої реакції. Крім того, що скасувалися багато заходів, запланованих на березень, і точно будуть корективи по міжнародних зустрічах, компаніям варто підготуватися й до можливого переходу на дистанційну роботу.
Перше, що варто зробити просто зараз — змоделювати ситуацію і скласти покроковий план. Не думайте категоріями «а може й не доведеться» чи «швидко зорієнтуюся по ходу». Якщо ви хочете насправді організувати віддалену роботу, а не просто сказати працівникам «відсьогодні ми працюємо з дому і зідзвонюємося в скайпі об 11-й».
Ваше завдання — переорієнтувати всі процеси так, щоб на жодному з фронтів робота не зупинилася. Що робитиме бухгалтерія? Як виконувати свої завдання менеджерам з продажів? Чим забезпечити кожного працівника, щоб він зміг повноцінно працювати поза офісом?
Подивіться на всі етапи, від яких залежить день вашої компанії, складіть детальний чек-лист переходу на дистанційку й одразу ж проведіть через нього всі внутрішні процеси. Так ви точно знайдете слабкі місця і зможете знайти рішення заздалегідь, а не тоді, коли виникнуть проблеми. Ми, наприклад, у себе виявили два — офісну телефонію і прив’язку деяких процесів бухгалтерії і партнерського відділу до офісу. Перше питання вирішили технічно за 4 години, а для другого вистачило лише невеликих організаційних змін.
Отже, ви склали план. Наступний, обов’язковий, дуже важливий крок — розповісти всій команді, що і як робить весь колектив і кожен співробітник зокрема. І переконатися, що всі все почули і зрозуміли правильно.
Що робити далі?
Відтворіть офіс в онлайні
Один із серйозних ризиків переходу на дистанційний формат — комунікаційний провал. Як би багато не було чатів, люди, які звикли працювати всім колективом в одному офісі і мати можливість спілкуватися наживо, спершу відчуватимуть певний дискомфорт. Щоб цього не сталося, створіть своєрідний офіс в онлайні - веб-простір, де всі зможуть не тільки спілкуватися, а й спільно виконувати всі свої завдання. Технічно це можна зробити в якомусь сервісі для командної роботи.
Атмосфера за таких умов теж важлива. Якщо у вас, наприклад, щоранку є планерки, продовжуйте їх проводити, і обов’язково по відеозв'язку, щоб усі дізнавалися не тільки інформацію, а й могли бачити емоції людини, її настрій. Можете навіть організувати віртуальні перерви на каву, коли команда говоритиме не про роботу. На початку і в кінці робочого дня робіть короткі дзвінки у форматі «Привіт-Бувай», щоб підтримувати загальне інформаційне поле і відтворювати атмосферу офісу.
На період адаптації до віддаленої роботі заплануйте онлайн-зустрічі один-на-один з працівниками, для яких ви — безпосередній керівник. І топ-менеджерів команди теж попросіть так зробити. Це допоможе вам розуміти, що відбувається у ваших фахівців, відповідати на їхні запитання, давати їм зворотний зв’язок.
Розподіліть ролі
Для компанії, яка весь час працювала в офісі, піти на віддалену роботу — це нестандартна ситуація, за якої, швидше за все у працівників додадуться завдання і можуть помінятися ролі. Встановіть, що та хто робить і за які зони відповідає.
Якщо у вас кілька відділів з різними керівниками, зберіть їх в умовний «антикризовий штаб» і визначте зони відповідальності кожного підрозділу. Спочатку проговоріть поточні завдання, які залишаються в силі, а потім приділіть увагу новим, що виникли у цій ситуації. Те, що ви вирішите разом з керівниками відділів, донесіть до всієї команди — так кожен працівник знатиме, як діє компанія, до кого, крім топ-менеджерів, можна звернутися з питаннями і за допомогою по завданнях.
Організуйте роботу над завданнями і процес контролю
Щойно ви підключите команду до вашого віртуального офісу, встановіть правило працювати тільки через менеджер завдань і ставити їх там не тільки колегам, а й собі. Поясніть, що це потрібно не тільки керівникові, а й працівникові зокрема. Так і він, і колеги зможуть розуміти, хто за що відповідає, чим завантажений зараз і як терміново зможе виконати інші доручення.
До того ж, просто у завданнях можна оновлювати статус, фіксувати, що зроблено, працювати по чек-листах. Хорошим аргументом для команди може стати те, що керівник зможе сам зайти у завдання, і побачити статус, а значить не виникатиме запитань «ну що там?» і «коли вже?». Так робота всієї команди стане прозорою, що дуже важливо за вимушеної дистанційки.
Підтримуйте залученість і забезпечте доступ до інформації
Інформуйте команду про всі зміни в роботі компанії в цілому, а всіх включених в окремі проекти — про ці проекти. Пам’ятайте, що люди, які раптово почнуть працювати з дому, можуть відчувати себе менш залученими, і це впливатиме на продуктивність і результат. А керівники, які не звикли управляти процесами дистанційно, можуть в стресі про когось забути або не все розповісти. Тому забезпечте для всіх рівний доступ до важливої інформації.
Але спамити загальний чат повідомленнями, які стосуються декількох людей, теж не варто — для оперативної комунікації по спільних завданнях організуйте тематичні діалоги й обговорюйте все там. А ось якщо ви в офісі звикли жартувати, дозволяйте собі таке, наприклад, раз на день і в чаті. Це допоможе підтримати атмосферу у вашому віртуальному просторі.
Вас врятують технології
Щоб працювати у повній зв’язці з командою, подбайте про технології, які допоможуть організувати онлайн-офіс. Це можуть бути різні корпоративні портали, менеджери задач, месенджери для чатів і відеодзвінків, пов’язані з календарем і завданнями. Для роботи з клієнтами і продажами шукайте CRM-систему, встановлюйте IP-телефонію, налаштовуйте аналітику.
Якщо ви раніше нічим подібним не користувалися, починайте тестувати такі сервіси просто зараз — це допоможе перейти на дистанційний формат менш болісно для вашої компанії. Так, я прекрасно розумію, що наявність подібних сервісів може впиратися в бюджети. Але насправді на ринку є безкоштовні варіанти таких рішень, а великі гравці, наприклад, Google і Microsoft, в умовах кризи надають компаніям безкоштовні доступи до деяких функцій своїх продуктів чи знімають обмеження у певних тарифах.
Можливості є, інструменти теж є, і тепер головне завдання для бізнесу — адаптуватися і все робити швидко.
