Як не потрібно писати листи

9 серпня 2020, 12:00

Як відправити імейл, який не розлютить, а порадує адресата

Мене просто дратують ті, хто думає, що листи в бізнесі — наше все і не розуміє, що через букви ваші адресати отримують тільки 7% з того, що хотілося донести. Ще 38% смислів залишаються за недоступними в листах темпоритмом, інтонацією, силою голосу, а 55% — за мімікою і жестами.

Відео дня

Особливо бісять подробиці:

 — Коли пишуть листи в поганому і роздратованому стані — люди відчувають емоцію навіть якщо вона чорним по білому. До речі, адже дуже великий шанс, що, заспокоївшись, ви напишете зовсім не той лист, який писали б, сердячись, і «бісить» вам би не прилетіло.

 — Коли додають або не додають людей в адресати і копію листа не думаючи. Спосіб вибору простий, як все геніальне, — якби ви обговорювали це питання «вживу», запросили б ви саме цю людину на зустріч і чому?

 — Коли не розуміють, що прямий адресат (графа «кому») — саме той, хто повинен відповісти, а ті, хто в копії, — це для інформації. Ставте всіх у «кому» і отримаєте, як в опереті «Летюча миша»: «Собака думає, що звуть дружину, і не рухається з місця, а дружина думає, що звуть собаку і теж не рухається з місця».

 — Коли відправляють масові розсилки без використання графи «Прихована копія». І акуратніше з прихованими копіями для персональних листувань. Такі цікаві випадки бувають.

 — Ще більш дратує, коли не знають, де знаходиться кнопка «Відповісти всім».

 — Не менш дратує нажимание кнопки «Відповісти всім» без розуміння, чи всім треба ваше «Спасибі».

 — Коли ти пишеш докладний і якісне лист, а у відповідь тобі: «є», «прийнято», «зрозумів». Іноді ще й з випендрьож англійською «Got it», «noted». Вже краще зовсім не відповідати або відповісти, коли зможете дійсно відповісти і через який канал: «Прости, зайнятий, подзвоню тобі завтра в п’ять, якщо можливо», наприклад.

 — Ще більше дратує, коли не відповідають взагалі.

 — Коли в листі тисяча слів і з них жодного з конкретним і зрозумілим завданням. Просто бісить, коли пишуть ні про що, а не дають короткий виклад, що потрібно; конкретні деталі; питання. Економте час якщо не своє, то адресатів.

 — Коли пишуть ТЕРМІНОВО, НЕГАЙНО, ВАЖЛИВО великими літерами в темі листа. Якщо у вас дійсно щось палаюче — зателефонуйте. Заголовні букви в листах у принципі дратують.

 — Коли не вміють правильно сформулювати тему. Скільки можна вчити, що заголовки привертають.

 — Коли б’ють словами: що за нісенітниця, це не те, що потрібно; в наступний раз зробіть краще; навіщо ви писали всю цю маячню і навіщо він мені потрібен і т. д. Якщо дійсно потрібно покритикувати — критикуйте етично, конструктивно і краще в особистому спілкуванні, хоч і в Zoom. Взагалі будь-яка грубість і неввічливість у листах бісить.

 — Коли не користуються абзацами і перевіркою правопису. Ну, і розділові знаки теж корисні: «Вбити не можна помилувати», пам’ятаєте?

 — Коли керівні співробітники забувають про елементарні правила етики, що не вітаючись, не звертаючись до людини по імені, не прощаючись. Іноді просто пересилаючи якийсь лист з «?» знаком. Бездумні пересилання в принципі дратують.

 — Коли надсилають різнокольорові «Рушники». Болять очі і чарівна кнопочка delete їх лікує. Також ця кнопочка лікує неструктуровані, неотформатированним, разношріфтовие листи, якщо тільки вони не від шефа. Але мій шеф пише дуже гарні листи і вони мене не дратують.

 — Так! Дратують смайлики в ділових листах. І картинки.

 — Коли листи пишуть для себе, а не для адресата. Перед відправкою перечитайте, поставивши себе на місце одержувача. Контекст змінюється, правда?

 — Коли хочуть відповідь на певний термін, але забувають про це написати.

 — Якщо ігноруються зазначені рядки. Можна ж просто вибачитися і запропонувати свій термін.

 — Коли пишуть докладно і без конкретики. Ну, правда ж: «Без конкретного ТЗ — результат ХЗ».

— Дратують адреси toshik. kartoshik @; kleopatra1974 @ і резюме, і комерційні пропозиції з цих адрес.

 — Коли пишуть персональні листи на загальну адресу компанії без вказівки в темі повного імені адресата. Просто: кому: info @ *** Привіт, Вася…

 — Коли пишуть: Доброго времени суток. Ага, я ваш лист чекала з третьої години ночі і буду ніжно перечитувати о п’ятій ранку. Є робочий день, дорогі часи доби, навіть якщо ви відправляєте лист в три ночі.

 — Коли надсилають анекдоти з міткою «Висока важливість» і критично важливе і термінове лист — без.

 — Коли є вкладення на 20 метрів (Та хоч на пару кілобайт), а що в ньому — ні слова. Супровідного листа просто немає.

 — Коли тебе просять щось зробити на підставі попередньої листування, видаливши попередню переписку.

 — Коли використовують професійний сленг, незрозумілі не залученим.

 — Коли пишуть мені лист, не прочитавши мою колонку про «бісить».

Самому ж важливе, як же дратує, коли не розуміють, що визнаватися в любові, виправдовуватися, вибачатися, звільняти, розлучатися і дуже багато ще життєво важливих речей краще вирішувати, дивлячись в очі.

Приєднуйтесь до нас у соцмережах Facebook, Telegram та Instagram.

Показати ще новини
Радіо НВ
X