Автоматизація бізнес-процесів. Що це і коли використовувати

24 вересня 2019, 09:30

Чи варто замінювати співробітників роботами. Як порахувати окупність

Здається, що тренд цифровізації та автоматизації не оминув жодної сфери життя сучасної людини: закупівлі, логістика, торгівля, громадське харчування та готельний бізнес — ці та інші галузі вже активно користуються послугами роботів та іншими благами цифрової ери. Потроху у ці тенденції вливаємось і ми, українці. Ми все більше починаємо довіряти чат-ботам, робимо замовлення у фаст-фудах, використовуючи автомати самообслуговування, а у медіапросторі все частіше звучать такі поняття як «електронна демократія» та «великий брат».

Відео дня

Розвиваючись, технології починають все більше впливати на подальшу долю людей — роботи та автоматизація дедалі активніше витісняють homo sapiens з їх місця під сонцем. Багато країн вже б’ють на сполох, оскільки програми та алгоритми не тільки можуть замінити собою людину у деяких спеціальностях, але й опосередковано впливають на низку інших галузей. Наприклад, якщо США почнуть активно використовувати самокеровані вантажівки, це може призвести до зникнення сотень та тисяч придорожніх кафе і мотелів — в них просто не буде клієнтів, бо програмі не потрібні ані сон, ані їжа. І це лише один із елементів довгого економічного ланцюга.

Але разом з тим, у автоматизації є безліч переваг, які, за умови правильного підходу, можуть принести користь як бізнесу, так і його працівникам. Про приклади таких підходів, які ми, власне, реалізовуємо для наших закордонних замовників, я розповім у цій колонці.

Роботи та сфери їх застосування

Перш ніж ми перейдемо до кейсів, не зайвим буде пояснити, що ми маємо на увазі під словом «роботи». Сьогодні це не тільки (і не стільки) класичні у нашому розуміння творіння із пластику, заліза і мікросхем, а софт — програмне забезпечення. Такі роботи називаються RPA (Robotic Process Automation), боти. Вони імітують поведінку людини, взаємодіючи з іншими комп’ютерними інтерфейсами, а їх головне завдання — взяти на себе більшу частину рутинної монотонної роботи, яка існує чи не в кожній компанії. Саме про найпростіші для розуміння кейси RPA з нашого досвіду і піде мова далі.

Обробка інвойсів. Стандартна практика для постачальника і покупця — використання інвойсів (накладних), які приїжджають разом з товаром. Як правило, цей тип документів є стандартизованим — не завжди за формою, але практично завжди за своїм змістом: номер документу, кількість товарних одиниць та їх вартість, дата постачання та інші деталі. Зрозуміло, що далі ці дані вносяться працівниками у якусь базу даних, яку веде підприємство. І ось тут на нас чекають години рутинної роботи людини або кількох людей (особливо, якщо ми говоримо про велике підприємство). А цей час працівника можна було б використати з більшою користю.

Як вирішується ця проблема? Доволі легко, якщо на допомогу приходять технології. За допомогою RPA ми можемо налагодити чіткий механізм: отримувач товару просто фотографує накладні та завантажує їх на сервер компанії, після чого робот переглядає ці файли, розпізнає текст та дані накладної й вносить інформацію у базу даних. Звичайно, спочатку нашого робота треба натренувати — «згодувати» йому масиви з прикладами даних, з якими він буде працювати. Але зауважу, що такий підхід не спрацює з документами, де текст написаний від руки — як правило, рішення, які можуть розпізнавати письмо коштують дорого, часто мають низьку ефективність і вигідні далеко не всім бізнесам.

Такі роботи застосовуються сьогодні у великій кількості індустрій: від роздрібної торгівлі до сфери охорони здоров’я.

Роботи з масивами документів для агенції з рекрутингу. Рекрутингова агенція — це посередник, який за певну платню допомагає компаніям шукати працівників на різні посади. Зазвичай, їм часто доводиться отримувати купу скан-копій документів від кандидатів — посвідчення особи та водія, медичне страхування, диплом про освіту тощо.

Фахівці агенції, для якої було реалізовано проект, витрачали значну кількість часу на обробку таких документів, їх сортування, внесення у відповідні бази даних — нагадаю, що це взагалі різні типи інформації, яка змінювалась, залежно від позиції, на яку розглядали кандидатів. У деяких випадках кількість документів від одного кандидата перевищувала 30 одиниць.

Робот допоміг і тут: завдяки впровадженню нових процесів понад 70% документів автоматично відсортовувались і відправлялись відповідальним спеціалістам агенції практично без людського втручання. Це допомогло вивільнити час п’яти співробітників та скоротити терміни на збір інформації для клієнтів компанії.

Оптимізація сезонних продажів. Для багатьох компаній індустрії роздрібної торгівлі характерна ситуація, коли одна категорія товарів розходиться дуже швидко, а інша — впродовж довгого проміжку часу висить залишками на складі. Часто це викликано сезонним попитом на ті чи інші товари, а мінімізація збитків залежить від вміння спеціалістів компанії прогнозувати попит. Іноді такі прогнози базуються на дуже суб'єктивних аргументах.

Для вивільнення коштів та підвищення прибутків такого бізнесу ми застосували бота у двох напрямках. Перший — збір статистичної інформації щодо продажів минулих сезонів та створення прогнозу на поточний період. Другий — регулярний аналіз залишків на складах магазинів та інформування співробітників компанії щодо необхідності прийняти дії стосовно того чи іншого товару. Наприклад, стимулювати продажі окремої групи товарів за допомогою знижок або ж навпаки — замовити більше одиниць товару, який демонструє високі продажі. Всі ці розрахунки відбуваються практично без людського втручання (але, звичайно, кінцеві рішення приймають відповідні працівники).

Такий підхід допоміг збільшити продажі на кількадесят відсотків, впровадивши прогнозування попиту, та знову таки — заощадити час та кошти компанії, бо створення окремого відділу для прогнозування, його навчання, є не дешевим задоволенням у порівнянні з розробкою та підтримкою бота.

Більшість бізнесів, які впроваджують автоматизацію, отримують ще один вагомий плюс — під час розробки ботів вони часто переглядають принципи організації своєї роботи, оскільки, перш ніж автоматизувати процес, необхідно досконально розібратися у його суті. І, як показала практика, в кожному із кейсів були більші або менші можливості щодо оптимізації існуючого бізнес-процесу навіть без втручання ботів. А проведений нами збір і опис інформації щодо існуючого процесу просто допоміг менеджменту ідентифікувати недоліки.

Насправді, автоматизувати можна практично будь-які процеси. Але слід пам’ятати про доцільність впровадження таких рішень

Насправді, автоматизувати можна практично будь-які процеси. Але слід пам’ятати про доцільність впровадження таких рішень.

Коли потрібна автоматизація

Однозначно не варто кидатися у вир трендів та починати автоматизовувати у своєму бізнесі все й усюди. Завжди слід пам’ятати про такий важливий показник як ROI — окупність інвестицій, та добре розуміти внутрішні процеси вашої компанії. Автоматизація часто доцільна, як з точки зору практичності, так і з боку окупності, у таких випадках:

Левову частку робочого часу ваших співробітників займає рутинна робота — n-кількість людей виконує завдання за однотипним стандартизованим процесом

Ціна людської помилки надто велика

Коли бізнес швидко розвивається, і фізично не вистачає часу на найм нових людей

Критично важливий час на виконання тієї чи іншої операції, лояльність клієнтів або дохід компанії безпосередньо залежить від швидкості реакції на події, а працівники не завжди можуть зреагувати миттєво

Для вашої справи характерна сезонність і необхідно завчасно планувати та прогнозувати закупівлі

Це далеко не вичерпний перелік. Але, як показує досвід, це одні з найпоширеніших приводів для того, щоб задуматись над оптимізацією процесів.

Як підрахувати окупність впровадження автоматизації

Тут все доволі просто. Наведу приклад. Внесення інформації з одного документу в базу даних займає 10 хвилин робочого часу людини, впродовж одного дня у середньому необхідно вносити дані зі 100 таких документів. Тобто, на виконання цього завдання знадобиться 1000 хвилин — це практично один робочий день для двох людей. Далі ми ділимо вартість впровадження робота на суму місячних витрат на цих двох працівників і отримуємо період окупності інвестицій в автоматизацію процесу. З мого досвіду, середній термін окупності складає 4−6 місяців.

Вартість таких рішень залежить від трьох ключових складових: ціни самої платформи, на якій будується бот (для простих задач можна використовувати навіть безкоштовні); вартості роботи розробників; вартості подальшої підтримки бота.

Кейси, які я описав у даному матеріалі - лише невеликі приклади, які зрозуміло ілюструють, що таке автоматизація та які переваги вона може дати. Але зроблю важливе попередження: перш ніж почати впроваджувати в себе IA (Intelligent Automation), слід провести початковий аналіз існуючих процесів та вибір найбільш оптимальних. З власного досвіду можу сказати, що найкращий підхід — це коли керівник технічного напрямку та бізнес-аналітик підрядника, який буде впроваджувати автоматизацію, мають можливість декілька днів провести всередині вашої компанії і допомогти ідентифікувати потрібні кейси, пріоритезувати їх. Такий підхід допоможе уникнути підводних каменів, які спливатимуть в процесі, та можуть відкласти запуск проекту на кілька місяців.

І хоча, як говорять результати різних досліджень та опитувань, переважна більшість українського бізнесу поки ще не квапиться із впровадженням «розумної автоматизації», переконаний, що початок «цифрової революції» серед наших компаній — питання найближчого майбутнього. Раціональне впровадження автоматизації швидше за конкурентів переносить бізнес у нову лігу, полегшуючи вихід на нові ринки, збільшуючи обсяг операцій та оптимізуючи взаємодію з клієнтами.

Головне пам’ятати, що технології мають допомагати розкривати наш потенціал та підвищувати ефективність, а не повністю замінювати нас собою.

Приєднуйтесь до нас у соцмережах Facebook, Telegram та Instagram.

Показати ще новини
Радіо НВ
X