Как Ковальская снизила расходы на 22%, трансформировав свои закупочные процессы
Сергей Чорновил, администратор закупочных политик и процедур (Фото:«Ковальская»)
ПСГ «Ковальская» объединяет ряд предприятий, которые осуществляют полный объем работ: от добычи и производства материалов до возведения объектов жилищного, коммерческого и социального назначения. О том, как компания трансформировала свои процессы закупок, диджитализировала их и какие выгоды из этого получила, рассказал администратор закупочных политик и процедур «Ковальская» Сергей Чорновил.
Что сегодня представляет собой группа «Ковальская»?
Сегодня в компании в целом работает более 4000 сотрудников. Все 12 предприятий, входящих в группу, сертифицированы по международным стандартам и отвечают требованиям системы менеджмента качества организаций и предприятий. В частности, в состав «Ковальской» входят следующие подразделения:
- «Гранит от Ковальской», в составе которого 5 цехов по производству гранита;
- «Бетон от Ковальской» — насчитывает 9 крупных предприятий по производству бетонных смесей и изделий;
- «Недвижимость от Ковальской» — занимается строительством жилых и нежилых зданий;
- «Ковальская-Проект» — предоставляет услуги по проектированию в строительной отрасли;
- «Инновационно-технологический центр» — единственный в Украине экспериментальный комплекс, в котором проводят испытания продукции «Ковальской»;
- логистический центр «Ковальская Логистик» — один из самых мощных комплексов Украины по предоставлению специализированного транспорта в аренду;
- «Ковальская-Жилсервис» — занимается техническим обслуживанием построенных «Ковальской» объектов.
На каждом предприятии есть свой отдельный закупочный отдел. Заказчики на предприятии формируют списки необходимых товаров, направляют их в свои отделы, а те уже организуют закупки.
Как ранее были построены процессы организации закупок в «Ковальской»?
Раньше большую часть закупок мы проводили вручную: мониторили рынок и выбирали поставщиков. Частично использовали функционал одной тендерной площадки, с которой впоследствии прекратили сотрудничество из-за серьезной кибератаки. Несмотря на то, что наши закупщики хорошо знают рынок и быстро организовывали закупки, мы имели значительно меньший выбор потенциальных поставщиков и тратили больше времени на процедуры закупки, в частности, на переговоры об окончательной цене за товар. Это заставило нас задуматься над переходом к онлайн-тендерам в системе Прозорo и поиску торговой площадки, которая удовлетворит наши запросы.
Как «Ковальская» проводит электронные закупки сегодня?
С того момента, как компания определилась с площадкой, выбрав для своей работы SmartTender за возможность удобно проводить закупки с нуля, мы организовали уже более 300 электронных торгов. В среднем в них принимали участие по 5 участников, а максимальное количество контрагентов достигало более 20. С октября 2019 по январь мы тестово запускали небольшое количество выборочных тендеров. А уже с февраля 2020 стали интенсивно наращивать их количество благодаря тому, что начали активно привлекать к тендерам менеджеров закупок других компаний. Мы открыли дополнительные учетные записи для менеджеров региональных предприятий, а также для наших коллег на карьерах. Поэтому количество тендеров «Ковальской» выросло фантастически — это можно увидеть на графике.
Если говорить о типах тендеров, то преимущественно мы используем анализ предложений. Также доминирует аукцион. Думаю, в дальнейшем мы будем наращивать количество аукционов и уменьшать количество анализов предложений. В статистике мая в нашей аналитике появится много торгов по закрытой процедуре, которую мы ввели на своем предприятии для закупки автозапчастей.
Сейчас электронные закупки занимают у нас значительную часть от всего объема закупочной процедуры. Кроме базового набора функций площадки, мы дополнительно используем следующие инструменты:
- возможность проводить аукционы на продажу, чтобы реализовывать неликвидное имущество или отходы производства;
- идентификатор предприятия, чтобы сразу указывать, какое именно предприятие проводит тендер.
Также нас сопровождает личный менеджер, который обучает наших сотрудников и консультирует их в случае возникновения технических вопросов, что значительно упрощает работу.
Каких результатов вам удалось достичь за счет проведения тендеров онлайн?
С тех пор, как мы трансформировали свои закупочные процессы и начали стабильно пользоваться онлайн-площадкой, мы заметили для себя такие положительные моменты:
1. Аналитика SmartTender показывает экономию 22%, которая рассчитывается как разница между самой высокой или начальной ценой и выигрышной. Мы сэкономили на закупках 22% бюджетных средств за счет проведения онлайн-тендеров. Лучшим способом оценки этого показателя для нас является сравнение нынешней закупочной цены с предыдущей. Если закупка состоялась с понижением от предыдущей закупочной цены, это экономия, а тендер, проведенный с понижением предварительной закупочной цены, называется эффективным. Если же тендер прошел без изменения цены — эффективность его проведения является нулевой.
2. Мы нашли большое количество новых поставщиков и обнаружили значительный интерес рынка к нашим тендерам, как только открыто и прозрачно заявили о своих закупках и их объемах. На площадке зарегистрировано несколько тысяч наших потенциальных поставщиков, и многие из них заинтересованы в сотрудничестве, отслеживая наши закупки.
3. Мы уверены в результате и надежности поставщиков, потому что знаем, что во время регистрации они проходят базовую проверку. Вероятность сотрудничества с недобросовестными поставщиками минимальна.
4. Мы существенно увеличили количество категорий, по которым проводим тендеры.
5. Мы привлекли больше сотрудников к проведению тендеров и планируем привлекать еще больше людей и в дальнейшем.
6. Закупки происходят прозрачно как с нашей стороны, так и со стороны других участников. Каждый из них может зарегистрироваться, чтобы подать свое предложение к опубликованному тендеру.
7. Тендеры проводятся по четкому понятному алгоритму. Снижение цены происходит с помощью автоматизированной онлайн-системы, а не за счет бесконечной коммуникации с поставщиками. Результаты торгов можно сразу увидеть в виде сводной таблицы, которая также формируется автоматически. Это не только экономит наше время, но и уменьшает вероятность допустить ошибки или выбрать невыгодное для себя предложение.
Расскажите подробнее о том, как организован закупочный процесс в «Ковальской»
На наших предприятиях функционирует 12 отделов закупок и центральный департамент закупок. Департамент работает по направлению стратегических закупок, а операционная деятельность по закупкам на предприятиях происходит в отделах закупок на местах. В целом сейчас в штате 50 работников, плюс у нас есть незакрытые вакансии в закупках.
Для кого-то, возможно, является странным, что мы не сокращаем штат закупщиков, несмотря на то, что проводим тендеры онлайн. Но нужно понимать, что внедрение тендерных закупок не лишает закупщика ответственности за его выбор. Именно он должен внимательно обрабатывать все предложения и выносить окончательное решение по выбору поставщика. Поэтому здесь речь идет не о сокращении количества закупщиков, а о систематизации их работы, налаживании прозрачных и понятных процессов и коммуникации с рынком.
По каким критериям вы отбираете поставщиков?
У нас есть четкие критерии, по которым мы отбираем предложения участников тендеров:
- Цена товара. Как бы банально это не звучало, в первую очередь мы обращаем внимание именно на нее.
- Качество товара — еще один важный для нас критерий. Для наших закупщиков всегда остаются актуальными вопросы, как правильно измерять качество и как прописать его в тендере для поставщиков. Здесь у заказчиков есть два варианта:
— указывать название конкретного бренда;
— перечислять технические характеристики, по которым будет выбираться товар (например, материал, мощность, цвети т. д. ).
По брендам «Ковальская» закупает автозапчасти. Наши закупщики знают, какие товары находятся в среднем диапазоне цена/качество, поэтому, если есть такая необходимость, сразу прописывают в условиях тендера производителей, которые нас устраивают. - Условия оплаты. Далее мы обращаем внимание на них: нужна ли предоплата, в каком формате проводится расчет
и т. д. - Сроки поставки. Если нам важно запустить производство как можно быстрее, этот критерий является очень важным.
- Условия поставки: включена ли доставка в стоимость товаров. Большинство материалов «Ковальская» закупает именно с таким условием.
- Рейтинг поставщика. Очень удобный показатель. Когда заказчик закрывает тендер, на его экране появляется окно, предлагающее оценить поставщика по нескольким критериям: каким оказался опыт сотрудничества, возникли ли какие-то проблемы и тому подобное. Будущий заказчик может сразу прочитать, комфортно ли сотрудничать с тем или иным участником и на что стоит обратить внимание.
- Другие критерии, указанные заказчиком, когда закупка требует особых условий.
Несмотря на то, что система автоматически подсказывает, какая цена среди предложенных является самой низкой, все предложения нужно внимательно изучать. Закупщик должен отталкиваться от внутренних регламентов своей компании и поставленных задач. В одном случае может быть необходимо закупить товар в кратчайшие сроки, чтобы поставить сырье на производство. Тогда будут важны одни характеристики тендерного предложения. В другом же — достичь максимальной экономии, вписаться в рамки бюджета или выполнить KPI, прописанный согласно тех задач, которые компания видит в функции закупок. И тогда важными будут уже совсем другие характеристики.
Применяете вы в своей работе такой современный инструмент, как категорийный менеджмент?
Мы давно поняли, что трудно обращать внимание на мелочи, не зная специфики товара закупаемой продукции. Поэтому активно используем категорийный менеджмент в своих закупках. Мы заинтересованы в том, чтобы наш закупщик углублял свои знания в объекте закупок и был способен экспертно оценивать предложения.
На категорийном менеджере лежит большая ответственность за принятие решений и достижение наиболее экономически выгодного результата. Такой сотрудник может быстро выявить аномально низкую или высокую цену, сразу выбрать аналоги, которые подходят или отсечь предложения, что не подходят, и, зная рынок по данному объекту закупок, оценить благонадежность участников тендерной процедуры.
Какие интересные ситуации возникали у вас во время проведения тендеров?
Однажды, когда мы выполняли квартальный объем закупок, тендер продолжался в течение двух дней, а участники боролись в редукционе буквально за пол копейки. Тогда еще была такая возможность.
Еще один случай связан с тем, что участник может прислать свое предложение в последнюю минуту тендера, рассчитывая на то, что его цена будет последней и выигрышной, из-за чего торги продолжаются. Было интересно наблюдать за этим прямо в режиме онлайн.
Также однажды, когда мы провели тендер и таким образом известили рынок о факте закупки, нам удалось найти альтернативу для безальтернативного поставщика и снизить цену на товар, который закупался. Это было реализовано за счет того, что поставщики при регистрации подписываются на свои категории и мониторят тендеры по классификатору.
Какие планы у «Ковальская» на дальнейшее развитие и совершенствование процесса закупок?
Кроме уже интегрированных функций, мы планируем расширять функционал и в дальнейшем. На нашем предприятии используется система ERP от IT-Enterprise — такая же, как и на SmartTender. Это очень удобно, и в будущем мы планируем полностью синхронизировать ее с системой тендерных закупок для автоматизации большого количества бизнес-процессов.
Дополнительно для эффективного выполнения своих задач по закупкам мы хотим реализовать следующий функционал:
- возможность автоматического формирования договоров и спецификаций после завершения тендеров — для упрощения документооборота;
- функции импорта-экспорта в Excel результатов и лотов;
- настройки расчета экономии;
- управления поставщиками (аккредитация, оценка
и т. п. ); - использования неценовых критериев для возможности наращивания и усложнения оценки закупок. Это позволяет автоматически вычислять по следующим критериям результаты тендера и добавлять любые необходимые требования к участникам (например, подтверждение дополнительных условий, прикрепление документов
и т. п. ); - персонифицированные возможности для наших менеджеров;
- адаптация по категориям. По отдельным направлениям хотим также сделать персонифицированные наборы инструментов;
- расширенные возможности по типам торгов.
Кроме коммерческих закупок и продаж, в будущем «Ковальская» планирует участвовать в государственных тендерах уже в качестве поставщика. Пока что мы выполняем подготовку и предварительный мониторинг рынка.
