Не только бухгалтеру: кому и зачем нужен электронный документ

28 сентября 2020, 19:23
Позиция
Эффективный инструмент оптимизации бизнес-процессов Арт-Офис (Фото:Depositphotos_garagestock)

Эффективный инструмент оптимизации бизнес-процессов Арт-Офис (Фото:Depositphotos_garagestock)

Электронный документ — эффективный инструмент оптимизации бизнес-процессов. В этом убеждены разработчики сервиса электронного документооборота Арт-Офис. За тот период, когда компания ООО «ДИСИЕНСИ» начала развивать в Украине сервис ЭДО, наблюдается тенденция — пользователей становится все больше, а электронный документ нужен не только бухгалтеру.

Какие преимущества получают компании благодаря работе в Арт-Офис?

Для бухгалтеров главные преимущества использования сервиса ЭДО — это экономия времени и финансов, скорость и удобство, документы всегда под рукой.

Видео дня

Мирошниченко Ирина,

бухгалтер компании TradeMasterGroup

Мирошниченко Ирина, бухгалтер компании TradeMasterGroup

«Переход на электронный документооборот аргументировала директору тем, что это существенно облегчит и ускорит мою работу. Нам постоянно нужно формировать пакеты документов для участников практических конференций и тренингов. Это несколько сотен раздаточных материалов, актов выполненных работ, счетов, договоров, да еще и в двух экземплярах. С использованием электронного документа вся цепочка формирования пакетов документов в двух экземплярах и с подписью директора сократилась до „Подготовить документ загрузить в сервис Арт-Офис, наложить КЭП“. Это значительная экономия и времени, и денег. Внедрение электронного документооборота в бизнес-процессы позволит компании TradeMasterGroup на этом этапе экономить более 50 000 гривен в год».

О функциональности, прямой связи с контрагентом и простоте работы с электронными документами заявляют делопроизводители.

Терепенчук Оксана,

руководитель отдела документооборота международной компании «LARDI-TRANS»

Терепенчук Оксана, руководитель отдела документооборота международной компании «LARDI-TRANS»

«На информационном портале LARDI-TRANS только по Украине ежедневно размещаются более 30000 заявок на доставку грузов и внутренние перевозки. В течение месяца подписываем сотни соглашений и актов с компаниями, которые хотят пользоваться возможностями портала. Электронный документ дал возможность существенно ускорить работу, мгновенно предоставить доступ контрагентам к документам в режиме 24/7. С любого гаджета, с помощью КЭП или MobileID, в сервисе они просматривают и подписывают различные документы: персональные, бухгалтерские и другие.

Уже нет необходимости в формировании бумажных архивов, потому что документы хранятся в облаке. Доступ к электронным документам получает только тот специалист, кому он предназначен. Все конфиденциально".

Экологичность, высокий уровень конфиденциальности информации в электронном документе отмечают представители IT-сферы. Крупным компаниям и холдингам выгодно использовать электронный документооборот для согласования и подписания внутренних приказов, распоряжений, служебных записок.

Лукьяненко Ольга,

консультант по бухгалтерскому учету ООО «Инфопульс Украина»

Лукьяненко Ольга, консультант по бухгалтерскому учету ООО  «Инфопульс Украина»

«IT-компания Infopulse работает по принципу безопасность данных превыше всего. Электронный документ это инструмент для работы и коммуникаций высокого уровня надежности и эффективности. Сервис „Арт-Офис“ используем для подписания первичных документов, актов оказания услуг. Данный сервис обладает следующими преимущества: ми возможность заботиться об экологии лишний раз не тратить бумагу, быстрые сроки подписания документов, экономия времени, возможность просмотреть документ в любое удобное время, и для этого не нужно идти в бухгалтерию. С сервисом электронного документооборота „Арт-Офис“ можно обеспечить работу в изолированной и контролируемой среде. Есть возможность проанализировать отдельный лицензированный экземпляр системы, который будет максимально кастомизирован под наши бизнес-процессы. Электронный документооборот постепенно, но уверенно становится неотъемлемой частью нашей жизни».

poster
Дайджест главных новостей
Бесплатная email-рассылка только лучших материалов от редакторов НВ
Рассылка отправляется с понедельника по пятницу

Значительные преимущества получают от работы с электронными документами директора и руководители компаний. Это возможность одним кликом поставить КЭП на большое количество договоров, обеспечить контроль всех документов, экономичность.

Нестеренко Ирина, директор ООО  «АЙ ПИ СЕКЪЮРИТИЗ»

«Внедрение КЭП и электронного документа дало нам возможность запустить проект и уверенно работать. Полноценно, быстро и с гарантией сохранения конфиденциальной информации предоставлять клиентам все услуги. Наша компания профессиональный участник фондового рынка и специализируется на операциях с ценными бумагами: купля-продажа, открытие счетов и пр. В течение месяца мы подписываем около 4 тысяч документов. Не представляю себе это количество бумаги, которую нужно было бы распечатать, подписать и хранить.

Благодаря ЭДО все бизнес-процессы автоматизированы. Контрагент гарантированно получит документ. Экономим деньги, в три раза сократилось время обработки документов. И главное электронные документы, как и бумажные, юридически легитимны, их принимают в налоговой и других государственных учреждениях. Подлинность подписи можно проверить онлайн на сайтах Минюста и ЦЗО. Документы надежно защищены получить доступ к ним могут только уполномоченные лица".

Электронный документооборот уже успешно внедрили IT-компании, автомобилестроительные компании, перевозчики, туроператоры, используют для проведения опроса ОСМД.

Мировой бизнес и компании-лидеры в Украине уже выбрали электронный документооборот. И получили значительные преимущества от перехода на цифру. Благодаря ЭДО можно повысить производительность работы компании и эффективность сотрудников, сократить время обработки документа.

Простые решения лежат на поверхности. Заходи в «Арт-Офис»

Показать ещё новости
Радіо НВ
X