Встречи не ради встреч. Как не тратить время на бесполезные совещания

1 октября 2019, 15:20

Девять шагов к продуктивному обсуждению

Мы все ходим на встречи. Некоторые посещают много совещаний. Другие предпочитают коммуникацию в электронном виде. Но все мы понимаем, что ничто не заменит живое общение.

Видео дня

Личные встречи помогают оперативно решить проблемы, распределить задачи между командами и убедиться, что все участники движутся к единой цели. Но не все умеют эффективно организовывать и проводить встречи. Поэтому часто они становятся пустой тратой времени. Чтобы этого не происходило, важно понимать ключевые этапы работы: инициирование, планирование, проведение встречи, фиксирование результатов. Первые два этапа — домашнее задание, которое нужно выполнить заранее.

Определите, нужна ли встреча

Майкл Дойл и Дэвид Страусс в книге How to Make Meetings Work! выделяют 7 ситуаций, когда без встречи не обойтись:

● нужна дополнительная информация или совет

● надо привлечь команду к решению проблемы или принятию решения

● вопрос требует дополнительного уточнения

● есть сомнения — их стоит проговорить с командой

● команда/партнер/клиент просят о встрече

● есть проблема, которая касается разных направлений/команд

● не ясно, в чем суть проблемы и кто должен ее решить.

Чтобы просто передать информацию, подойдет электронная почта. Если сомневаетесь, нужна ли встреча, используйте методы, которые помогут определиться. Мы часто работаем с Yes/No Method от Элизабет Грейс Сандерс.

Установите цель

Частая ошибка на этом этапе — размытая формулировка. Обсудить проблему — не цель. Формулируйте цель с точки зрения конечного продукта. Это помогает направлять команду и упрощает модерирование. Например:

— Забрифовать команду на новый проект. [Продукт — сформулированные задачи, которые команда возьмет в работу].

— Обсудить варианты решения возникшей проблемы. [Продукт — список потенциальных решений].

— Обсудить результаты прошедшего года, запланировать следующий. [Продукт — список плюсов и минусов, сформированные навыки и дальнейшие шаги].

Установив цель, вы сможете понять к какому типу встречи относится ваша.

Выделяют три типа встречи:

— Стратегические — регулярные встречи команд или руководителей направлений для анализа KPIs и общего прогресса команды или компании в целом.

— Организационные — встречи, которые помогают упорядочить процесс работы (статус-встречи, планирования спринта, стендапы и ретроспективы).

— Проектные — встречи, помогающие в реализации проектов (kick off (первая) и kick out (анализ результатов), брифинги, мозговые штурмы и другие форматы).

Понимание типа встречи помогает повысить ее эффективность.

Составьте список участников

Оптимальное количество — 8−10 человек. Слишком много превратит встречу в хаос, слишком мало — сделает ее неэффективной. Один из участников должен следить, чтобы обсуждение не отклонялось от темы.

Для решения спорного вопроса пригласите всех, кто может на него влиять. Если участники разделяют одну точку зрения, встреча пройдет гладко, но может не дать нужный результат или решение. Чтобы сотрудники чувствовали, что их время не тратят впустую, они должны понимать ценность встречи, свою роль, и знать, каков ожидаемый результат.

Выберите место и время

Проверьте расписание ключевых участников, чтобы время было удобным для всех.

Планируя продолжительность встречи, отталкивайтесь от цели. Например, стендапы длятся 15 минут — этого достаточно, чтобы узнать, на каком этапе задачи и есть ли проблемы. Финальные встречи (kick out meetings), где обсуждают результаты проекта, — полтора-два часа. Чтобы не устать, делайте перерывы в длинных встречах (5−10 минут). Также помните, что утром все более энергичны, а после обеда — спокойны.

Не забывайте бронировать переговорные комнаты и следуйте адженде. Работая с удаленными командами в разных странах, учитывайте часовые пояса при планировании и заранее проверяйте исправность видеосвязи.

Решите, как фиксировать происходящее

Записывайте обсуждаемое на встрече. Так вы не упустите важные детали и сможете легко вернуться к ним после совещания, а также поделиться данными с другими участниками.

Есть много методов работы с информацией. Например, заметки по методу Корнелла.

Другой эффективный инструмент — «карты мыслей» (mindmaps).

Хороший вариант — совместить запись встречи на диктофон и заметки. Вы не упустите детали и сможете прослушать спорные моменты.

Подготовьте адженду и поделитесь ею с участниками

Важно, чтобы участники до встречи понимали, о чем вы будете говорить и какова их роль. Если планируете встречу заранее, адженду (список вопросов, которые планируете обсудить) желательно предоставить участникам за несколько дней до назначенного времени. Она должна содержать ключевые темы встречи, а также детали ее проведения: цель, модератора, участников, дополнительные материалы.

Чтобы следовать теме во время митинга, возьмите адженду с собой.

Проверьте готовность по чек-листу

Об этом этапе легко забыть. Но именно он поможет понять, что вы ничего не упустили. Чек-лист должен содержать список действий, которые нужны для подготовки встречи. Его пример есть на Harward Business Review.

Модерируйте встречу и работайте с группой

Планирование — это еще не все. Руководство процессом включает также модерирование во время встречи — следите за тем, что не отклоняетесь от адженды, вписываетесь в хронометраж, а у всех спикеров есть возможность высказаться

Кроме того, проводя встречу, не забывайте, что каждая команда проходит 4 этапа взаимодействия:

● forming (формирование) — участники определяют свои роли в команде и ее правила

● storming (конфронтация) — возможны конфликты, если участники будут противостоять влиянию команды

● norming (нормализация) — команда открывает способы совместной работы и устанавливает нормы общения)

● performing (выполнение) — команда становится более результативной и гибкой.

Подробнее об этом говорит Питер Шолтес в «Настольной книге команды». Продолжительность этапов зависит от ряда факторов, включая зрелость команды, сложность задачи, организационный и внешний климат. Команды могут фиксироваться на разных уровнях.

Работа с динамикой команды в рамках встреч снижает напряженность, устраняет страхи или беспокойство участников и повышает продуктивность митингов.

Фиксируйте информацию

Если вы поговорите, но не зафиксируете результаты встречи и следующие действия всех участников, совещание пройдет впустую. Закрепить информацию помогут дополнительные инструменты — флипчарт и маркеры, стикеры, диктофон и онлайн-приложения. Записываете аудио или ведете заметки? Не забудьте поделиться ими со всеми участниками после встречи.

Среди инструментов, которые помогают вести заметки, мы выделяем:

● Evernote

● Microsoft OneNote

● DropBox Paper

● Google Keep

● Bear

● Zoho Notebook

● Simplenote

● Apple Notes

● Hackpad

● Quip.

Заниматься детальным планированием, модерировать встречу и работать во время нее с командой в первый раз будет сложно. Но потом вы поймете, что на самом деле экономите время и силы всех участников. Результативность встреч повысится, как и эффективность бизнеса.

Присоединяйтесь к нам в соцсетях Facebook, Telegram и Instagram.

Показать ещё новости
Радіо НВ
X