Управление рыбацким городком. Как организовать работу команды удаленно

24 марта 2020, 18:00

Бизнес перешел на удаленную работу. Как сделать максимально безболезненными эти изменения — какие программы использовать, какие правила вводить.

Работа удаленной команды похожа на рыбацкий городок, где на рассвете каждый отправляется в путешествие на собственной лодке, чтобы вечером принести свою добычу в город и отпраздновать результаты. Мы собрали советы по организации удаленной работы компаний и команд, которые доказали свою эффективность на практике и не требуют много ресурсов и времени для внедрения.

Видео дня

Чартер удаленной команды

Проговорите единые правила удаленной работы на уровне компании и команд. Основные правила должны касаться всей компании и быть представлены лидером (CEO, COO etc), а детали согласовываться на уровне команд. Правил не должно быть много, однако важно их придерживаться для обеспечения устойчивой динамики работы и системно анализировать их эффективность.

Что стоит говорить в первую очередь:

  • Частоту и формат организационных встреч (планирование тактических приоритетов работы, отслеживание результатов и анализ работы).
  • Базовые рабочие программы, основываясь на потребностях команды, и базовые правила их использования (таск менеджеры, системы обмена документами, системы видеосвязи, рабочие чаты, системы сторминга идей).

  • Всегда и никогда (Do's и Don’ts) удаленной работы, поведение и ожидания команды от работы вместе. Какие поведенческие модели стимулируют эффективную работу, а какие наоборот ей вредят. Такое упражнение можно провести уже через неделю работы, получив инсайты в результате сотрудничества. Примеры «всегда»: всегда предупреждать, когда берешь паузу и отходишь от рабочего места; всегда отписывать о получении сообщения и ориентировать о времени возможного ответа; просматривать сообщения каждые 20 минут и другие правила, которые помогают команде поддерживать устойчивую и комфортную связь.

Ежедневные Чек-ин и Чек-аут

Согласуйте рабочие часы — старт и завершение работы. Открывайте и закрывайте рабочие дни командными чек-инами и чек-аутами. Упражнение помогает поддерживать эмоциональную связь команды и делать замеры температуры команды.

Каждый участник кратко отвечает на вопросы о своем состоянии и настроении. Самый распространенный вопрос: «Что думаю, что чувствую?». Продолжительность упражнения — 1−2 минуты на участника.

Альтернативы вопросов для Чек-ин:

  • Какая песня, фильм, книга лучше всего описывает твое состояние сегодня?

  • Одна вещь, которая предоставляет тебе сегодня больше энергии?

Альтернативы вопросов для Чек-аута:

  • Твой крупнейший инсайт дня/недели?

  • Одна вещь, которая больше всего запомнилась и «сделала» твой день сегодня?

Упражнение можно подкреплять замером температуры онлайн, которая помогает сбору аналитики и качественной обработке результатов (например, с помощью платформы Teamretro).

teamretro.com
Фото: teamretro.com

Ежедневные стенд-апы

После упражнения Чек-ин каждое утро проводите короткие рабочие статусы. Проговаривайте приоритеты дня на уровне команды и каждого участника. Выходите из встречи имея ответы на вопрос: какой наибольший приоритет команды сегодня, что сделал каждый участник команды вчера, что планирует сделать сегодня, что ему мешает в выполнении запланированного.

Следуйте ритму такой встречи — общая продолжительность 15−20 минут. Введите роль Тайм-кипера, который будет следить за таймингом выступления каждого участника и соблюдением адженды. Это вспомогательная роль, которая может ротироваться между участниками команды изо дня в день.

Используйте практику «парковки», если во время встречи возникают дополнительные идеи, темы, требующие обсуждения и отводят команду от основного фокуса, фиксируйте их отдельно для дальнейшей обработки. Роль парковщика может тоже ротироваться в команде.

Создайте онлайн Kanban доску, содержащую категории Planned (запланировано) — In Progress работе) — Done (выполнено). В ней команда может взаимодействовать во время стенд апов, видеть приоритеты и работу на день, а также делиться с другими командами для создания элаймента. Лучшие программы для создания досок mondey.com, trello, kanboard, asana и другие (Google sheet, тоже спасает).

Таблиця Канбан з програми Asana
Фото: Таблиця Канбан з програми Asana

Устойчивая коммуникация

Постройте постоянную коммуникацию со всей командой в формате чатов и совместных онлайн конференций. Создайте общие чаты со всей командой компании, для обмена новостями, благодарностями и high fives.

  • Раз в неделю (CEO, лидеры компаний) организуйте общие конференц звонки со всей командой, проговаривайте достижения недели, новости, формируйте вектор и просто поддерживайте связь с командой.

  • Раз в неделю проводите 1:1 разговоры с участниками своей команды, получайте и давайте обратную связь, формируйте личный фокус для участника команды. Анализируйте полученные инсайты и формируйте «небольшие улучшения».

  • Инструменты для организации конференц звонков: Zoom, Whereby, Skype, Hangouts.

ventureharbour.com
Фото: ventureharbour.com

Креативность команды

Удаленная работа не отменяет проведение командных брейнстормингов, стоит только правильно их организовать и подобрать инструменты, которые способствуют командной работе.

Инструменты для совместного брейнсторминга: Miro, Stormboard, Mural, Groupmap.

Инструменты для фасилитации и привлечения команды: Stormz, Mentimeter, Slido, Teamretro.

groupmap.com
Фото: groupmap.com

Завершение рабочей недели

Символично завершайте рабочую неделю, формируйте вместе итоги недели — чего удалось достичь, делайте недельный чек-аут команды, организуйте отдаленные мини-конференции, вебинары, игры и просмотры интересного контента.

Дополнительные программы, которые могут пригодиться:

  • Хранение и совместная работа над онлайн файлами: DropBox, GoogleDrive, OneDrive.

  • Организация командных опросов: Google Forms, Typeform, SurveyMonkey.

  • Ведение онлайн заметок: Notion, Evernote, Google Drive & Docs.

Многочисленные исследования доказали эффективность удаленной работы, однако, как и любой процесс, такую работу следует организовать, анализировать и постоянно улучшать, как на уровне команды, так и персональном.

Показать ещё новости
Радіо НВ
X