Как написать деловое письмо на английском
Пандемия и локдаун ускорили глобализацию коммуникаций. Согласно данным Statista 2020 года, ежедневно в мире отправляется более 3 млрд имейлов.
Кроме электронной почты, для деловой переписки мы активно используем мессенджеры и социальные сети. И такая скорость создает новые тренды в общении.
Деловой английский — самый популярный среди тематических курсов, которые существуют в нашей онлайн-школе. Это неудивительно, ведь в мире развитых технологий границ становится все меньше и можно заниматься международным бизнесом, не выходя из дома.
Когда речь идет о деловой переписке, представители Запада часто считают своих коллег из Восточной Европы грубоватыми. По мнению многих иностранцев, мы пишем то слишком резко и мало, то слишком вычурно и не по делу. Либо не пишем вообще, хотя следовало бы — имейл-подтверждение после устного соглашения или благодарность после встречи.
Профессиональная этика, как и сама речь, имеет свои особенности в каждом англоязычном регионе. Поэтому когда к нам обращаются за помощью в бизнес-тематике, мы рекомендуем занятия с преподавателями-носителями языка именно той страны, с которой планируют сотрудничать наши студенты.
Но давайте разберемся с некоторыми устоявшимися нормами и новыми трендами деловой англоязычной переписки.
Форматировать как профи
Деловые письма на английском обычно пишутся по классической схеме:
— обращение
Dear Ms. Baker,
— вступительная часть — вежливый интерес к делам адресата, по чьей рекомендации пишете, мотив написания
I hope you are doing well. Yesterday, my friend Olga Tkach, CEO at ABC Services, mentioned that you have an opening in your sales department. I am writing to inquire about the position.
— основная часть — изложение идеи
— заключение — предложение дальнейших действий, выражение надежды на скорую связь, благодарность
I would appreciate an opportunity to talk with you, where my skill set would be of the greatest benefit to your company. I look forward to speaking with you. Thank you for your time.
— прощание и подпись
Sincerely,
Oleksandr Kravets
На занятиях в нашей школе мы объясняем, что излагать основную идею нужно простыми словами не более чем в 5−7 предложениях. Так получателю не придется долго прокручивать текст на смартфоне. Для легкости восприятия разделите основную часть письма на абзацы и используйте маркеры списка, bullet points, оставляя свободную строку между абзацами.
Полезно оставлять дополнительные контакты: номер мобильного телефона, мессенджеры для делового общения, страницы социальных сетей, если они связаны с профессиональной деятельностью.
Стройно оформленное письмо — проявление уважения к реципиенту и демонстрация вашего профессионализма. Такая подача даст вам преимущество. И даже если в самом письме будут незначительные ошибки, ваш бизнес-партнер все равно получит хорошее общее впечатление.
Тема, обращение и подпись в письме на английском
При написании темы письма — subject — важно придерживаться релевантности и краткости. Постарайтесь уместиться в 50 символов, чтобы тема была полностью видна с экрана телефона.
Избегайте написания целых слов с Caps Lock, восклицательных знаков или тем вроде Hey, Hi, Hello.
Если вы ведете обширную переписку, используйте ключевые слова, которые помогут отыскать письмо даже через несколько лет. Например, название проекта, суть вопроса, дублирование месяца и года написания. Это особенно важно, когда дело касается корпоративной корреспонденции — необходимо, чтобы любой сотрудник мог найти нужный имейл.
До недавнего времени стандартами обращений в первых письмах были «To Whom It May Concern» и «Dear Sir/Madam». Сейчас эти фразы все чаще считаются устаревшими. Они подходят в ситуациях, когда вы пишете рекомендацию сотруднику или жалобу в компанию.
To Whom It May Concern:
I am writing to request the contact details of the Customer Service Department.
В других случаях многие иностранцы могут посчитать эти приветствия плохим тоном, так как они говорят о «невыполненном домашнем задании» — вы приложили недостаточно усилий, чтобы узнать имя адресата.
Если вы пишете человеку впервые, оптимально начинать в формате:
Dear [имя фамилия],
Dear Mr. [фамилия], / Dear Ms. [фамилия],
Если имя узнать не удалось, можно указать должность адресата или название отдела:
Dear Grant Review Committee,
Dear Admissions Department,
Dear Human Resource Manager,
Dear Customer,
После установления личного контакта уместно использовать обращение по имени и неформальные приветствия:
Dear Emma,
Hi Michael,
Нейтральная подпись выглядит так:
Sincerely,
Tatiana Yarova
Kind regards,
Ivan Dyachenko
От пожелания удачи на прощание — «Good luck!», «Best of luck with your project!» — лучше отказаться. Эти выражения вызывают недоумение, потому что они уместны перед публичным выступлением. В деловой переписке это может прозвучать как неуверенность в профессионализме.
После вашего имени уместно указать должность или отдел.
Best regards,
Leslie Wheeler
Marketing Director
Мессенджеры и социальные сети в деловом общении
Обилие социальных сетей открывает доступ к новым иностранным контактам, но есть пара моментов. LinkedIn создан для профессионального общения, а вот рабочий запрос в Facebook или Instagram может быть оценен как вторжение в личное пространство, если контент в этих сетях не связан с профессиональной деятельностью адресата.
Вы можете написать одно сообщение и попросить адрес почтового ящика для дальнейшего общения. Если запрос проигнорировали, в большинстве случаев стоит расценивать это как отказ.
Вот пример неформального обращения к потенциальному партнеру в Instagram.
Dear _,
I have been watching your Instagram page with great interest. I love your content, and I believe we have a common interest in _.
If you are open to it, I would appreciate the opportunity to discuss a possible collaboration.
Please let me know if you are interested, and we can discuss it further.
Thank you for the great content.
Warm regards,
Lisa
Fitness Consultant
Также можно кратко изложить суть предложения сообщением в WhatsApp. Нередко это приводит к оперативному ответу в случае заинтересованности. Но будьте готовы к тому, что вас все равно попросят отправить официальный имейл. И его уже предстоит составить со всеми формальностями.
Тон современной деловой переписки
Времена, когда замысловатые формулировки и вычурные слова могли сойти за проявление компетентности, проходят — вникать в неоправданный официоз просто нет времени. Современный тон делового письма — баланс между деловым этикетом и человечностью при простоте и краткости изложения вопросов.
В деловой культуре Европы и североамериканских стран уделяют большое внимание «мягким навыкам», soft skills: умению коммуницировать и работать в команде, эмоциональному интеллекту и гибкости. Поэтому в интернациональной деловой среде важно сохранять нейтрально-дружелюбный тон и, делая скидку на культурные особенности, позволять каждому из участников ситуации сохранять лицо.
В письмах необходимо избегать критики, раздражения или снисходительности в открытой форме. Деловая корреспонденция — это, по сути, документ, который сохраняется и может быть передан третьей стороне. Ваша гибкость и умение высказывать потенциально неприятные месседжи нейтрально будут неоценимы.
Несколько примеров дипломатичных фраз:
Мы не намерены оказывать дальнейшую помощь:
Sorry, we could not be of more help.
Мы знаем, вы хотели бы отказаться от задачи, но мы настаиваем, чтобы вы ее выполнили:
With your experience and expertise, we have the fullest confidence in your success with the task at hand.
До вашего ответа я не буду предпринимать никаких действий:
I await your reply on the matter
Скажите, чего именно вы хотите:
Please advice
Я пишу это для личной подстраховки, можете не отвечать:
For your information
Понимание международного делового этикета и новых трендов переписки помогут вам чувствовать себя уверенно на новой территории. Конечно, не весь ваш бизнес-успех зависит от грамотности делового письма — релевантность предложения адресату куда важнее. Но если ваше дружелюбие и компетентность запомнятся, возможно, в будущем это поможет вам наладить необходимые деловые связи.
