Оптимизируйся или умри

0 комментировать
В мае исполнится 10 лет с момента, как я стал собственником бизнеса. Я жил в Днепре, поэтому там и открыл рекламное агентство

У нас была небольшая команда. С количеством проектов она росла. И тогда я понял, что нужно научиться правильно “экономить” время сотрудников на технических рабочих моментах и дать возможность работать над важным!

Проект “Газеты Украины”

Мы занимались BTL-маркетингом. И, среди прочего, была у нас услуга по размещению объявлений в газеты. Для наглядности: клиент — крупная сеть продуктовых розничных магазинов. Ежемесячно он у нас заказывал размещение рекламы в 300 разных печатных периодических изданиях с объявлениями о поиске персонала. Этот заказ выполняли 8 человек, я в том числе. Дизайнер рисовал макеты, менеджеры вели переговоры с изданиями и контролировали процесс, бухгалтер круглосуточно готовил документы, платил и оприходовал, а я подписывал целую кучу бумаг и координировал весь проект. Никто из нас не имел права на ошибку. А это было сложно. 300 разных макетов, 300 просчетов и документов, 300 действий одновременно. Целый месяц мы работали над этим заказом. Тратили кучу времени. Это настолько утомляло, что радость от заработка делилась на два. Ошибки были, много — примерно одна проблема на каждую восьмую публикацию. 
“И что, по-другому никак?” — подумал я и начал искать решение. Основной целью стала оптимизация процесса и исключение человеческого фактора.

Я изучил все камни преткновения. Узнал у каждого, кто работал над проектом, что мешает им делать все быстрее и лучше: 

  • Дизайнер: при подготовке макетов в огромной таблице он терял нужную строку и путал информацию.
  • Менеджеры: прикрепляли неправильные изображения для печати, указывали неправильные размеры и цветность макетов для размещения. Более того, для каждой газеты нужно было отправить отдельное электронное письмо и блок информации. Все это нужно было заполнять вручную. На что уходило много времени, а потом куча времени на то, чтобы исправить ошибки.

  • Бухгалтер: из-за загруженности она не платила вовремя, а когда платила, то тратила на это целую вечность.

Уже не говоря о том, сколько времени мы тратили на обработку каждой заявки и сколько пачек бумаги выбрасывали в мусорное ведро: гарантийные письма, счета и прочее.

К примеру, раньше ТЗ дизайнеру отправляли вручную в виде таблицы, которую нужно было распечатать. Более того, она даже не помещалась на один лист, их приходилось склеивать, вручную отмечать готовность и процесс работы. Канцелярская работа ворует время и возможность сотрудников. Это все теперь отправлялось автоматически на почту, как и электронные письма клиентам с подписью и печатью.

Эти изыскания помогли описать ТЗ и исключить рутину. Всего две недели работы в обычном Microsoft Access помогли сократить количество ошибок с 12% до 1%, а количество бумаги с 6 упаковок в месяц до 1. О счастье бухгалтера и говорить не стоит — теперь она свободно приторговывала Орифлеймом среди сотрудниц.

Вывод прост: Не обязательно приобретать большую CRM систему, чтобы помочь своему бизнесу — иногда достаточно эффективного инструмента Microsoft Office Access, который есть уже в стандартном пакете программ. Чтобы разобраться в нём на довольно качественном уровне, потребуется около двух недель.

Проект “Агентство открытий”

В 2012 году так получилось, что мы начали заниматься открытиями — и так хорошо получалось, что стали первым агентством в Украине, которое специализировалось исключительно на открытиях. Клиент обеспечивал 10-20 открытий ежемесячно, поэтому праздники стали конвейерными, а тонкие места хорошо видимыми. Работа стала принимать круглосуточный характер. Одновременно приобретался подарочный фонд, готовились команды в городах, рассчитывалась оптимальная логистика и шли открытия.

Команда становилась всё больше. В какой-то момент над проектом работало одновременно 19 человек в офисе агентства плюс ведущие, аниматоры, промоутеры и так далее. Снова на горизонте замаячила оптимизация, контроль сотрудников и важность правильной мотивации для них.

В этот раз речь шла не про ошибки, они тоже были, но имели очень незначительное влияние. Тем более, теперь ориентир был на прибыль. Иногда только для этого одного клиента иногда приходилось замораживать по 50 тысяч долларов с отсрочкой платежа в месяц. И это тоже нужно было контролировать и обрабатывать. 

Я решил, что свое время хочу тратить не на контроль на самом событии и в разговоре с сотрудниками, а видеть это все в правильно оформленном файле. И разгрузить команду, сделав ее более эффективной. 

Вскоре главный офис переехал в Киев, куда команда агентства и так ездила 2-3 раза в неделю. Иногда, из-за отсутствия проектов в нашем секторе. Иногда, из-за непреодолимого возражения столичных клиентов, что им нужно только киевское агентство. Естественный отбор или нежелание рисковать “отсеяло” часть команды и количество сотрудников, которые работают над проектом, уменьшилось до 7. Но качество выполнения работы стало выше. Они обеспечивают 314 мероприятий в год.

Также хорошим примером всего, что я изменил в структуре работы, будет смета. Именно этот документ создавался под каждый проект с 2007 года. Вначале она представляла из себя небольшую таблицу в Excel на 4 столбика и примерно столько же строк, со временем же она разрослась до огромного документа. И если до 2015 года основная задача ее была в том, чтобы предоставить клиенту действительно качественный и подробный просчет, то теперь я сделал большой упор на агентскую сторону документа. 

Что оптимизировали для каждой позиции в смете?

  • учет оплат (теперь мы знаем, сколько ещё необходимо оплатить подрядчику);

  • подробные данные о подрядчике (даже через 5 лет можно будет легко восстановить связь с подрядчиком);

  • рентабельность позиции (каждый менеджер визуально оценивает эффективность своей работы);

  • ответственный менеджер (прикрепленный менеджер по конкретному виду работ);

  • начисление заработной платы менеджера (мотивирующая ячейка).

Итог оптимизации — сокращение количества основного персонала на каждом проекте в 4 раза. Без потери качества. Обучение, упрощение и координация помогли повысить прибыль в 3,23 раза. 

И вот, что мы достигли:

  • сотрудники проектного отдела стали эффективнее в среднем в 6 раз, теперь каждый заинтересован контролировать большее количество позиций и брать больше ответственности, потому что для каждой строки в смете теперь рассчитывается показатель прибыльности, а от него есть прямая зависимость в зарплате;

  • скорость создания сметы для клиента увеличилась в 2 раза — сейчас на просчет стандартного проекта уходит примерно 20 минут. (При том, что в среднем по рынку, сроки варьируются в промежутке 3-48 часов — мы проверяли);

  • время на запуск стандартного проекта сократилось в 2,3 раза и теперь составляет примерно 6-8 часов;

  • у нас значительно выросла эффективность;

  • обратный звонок клиенту осуществляется менее, чем за 30 секунд, что позволило быстрее и качественнее обрабатывать лиды.

Все эти работы сделаны на стандартном Microsoft Office Excel без применения макросов.

Я понимаю, что лучше экономить время нескольких профессионалов, которые влюблены в свое дело, нежели заниматься постоянным подбадриванием целой кучи тех, кто пришел отсиживать и прятаться за мелкими заданиями, получая за это зарплату. 

Нет предела совершенству, поэтому прямо сейчас идет настройка мощной коробочной CRM системы на наших серверах. Перенос нашей сметы и новых фишек занял почти 6 месяцев.


Читайте срочные новости и самые интересные истории в Viber и Telegram Нового Времени.

Комментарии

1000

Правила комментирования
Показать больше комментариев
Если Вы хотите вести свой блог на сайте Новое время Бизнес, напишите, пожалуйста, письмо по адресу: kolonka@nv.ua

Эксперты ТОП-10

Читайте на НВ style

Последние новости

опрос

Погода
Погода в Киеве

влажность:

давление:

ветер: