Электронные товарно-транспортные накладные — в силе. У компаний появился выбор
С сегодняшнего дня электронные ТТН официально законны. Как это повлияет на украинский бизнес
Десятилетиями грузовые перевозки в Украине сопровождались товарно-транспортными накладными (ТТН) на бумаге. И даже продвинутые компании при переводе своих документы в электронный вид продолжали распечатывать множественные копии ТТН на принтере и подписывать их от руки. Затраты на печать и бумагу, ошибки в документах, недели, которые уходили на то, чтобы собрать корректные версии в бухгалтериях участников процесса. И как результат — задержки в оплате услуг, а иногда и в перевозках.
Товарно-транспортная накладная по закону должна быть подписана всеми участниками — отправителем, перевозчиком и получателем, что фиксирует сам факт перевозки. Обычно отправитель передает документ вместе с водителем и получает обратно свой экземпляр. Но далеко не всегда бумажный документ возвращается корректно заполненным и вовремя. Если ТТН вернулась к отправителю с ошибками, то ее замена становится проблемой. Подписать исправленный вариант должны все, но водитель уже не везёт груз, и нужно передавать печатный вариант другими способами, а потом ждать свой экземпляр. Это время и дополнительные затраты.
Бизнес сам инициировал отказ от бумажной ТТН
Украинский бизнес, который уже оценил все преимущества электронных документов, начал говорить о переводе товарно-транспортной накладной в электронный вид. В феврале 2018 года Спілка українських підприємців (СУП) провела среди своих участников опрос о проблемах регулирования, и одной из озвученных «болей» была необходимость использовать бумажную ТТН. А бизнес хотел пользоваться электронной версией — е-ТТН.
Идею подхватили. И уже в мае 2018 года логисты, сервисы для обмена электронными документами, Офис регулирования реформ, СУП и Ассоциация перевозчиков начали работу в этом направлении. Определили векторы, встретились с профильными государственными органами, работали над редакцией изменений в Правила перевозки грузов автомобильным транспортом в Украине.
Документ прошёл все этапы рассмотрения и утверждения, и в конце июня 2019 года был подписан Министерством инфраструктуры. 12 июля 2019-го приказ № 413 «О внесении изменений в Правила перевозки грузов автомобильным транспортом в Украине» вступил в силу. В частности, он дает возможность отправлять ТТН и сопутствующие документы в электронном виде, а печатать только один бумажный экземпляр для служб, осуществляющих контроль за перевозками.
Рынок ищет удобное решение для обмена электронными ТТН
Каким будет финальный процесс обмена электронными товарно-транспортными накладными, рынок еще обсуждает. Компании пытаются найти самое удобное решение. Надеюсь, что в будущем процесс будет идентичным для всех, независимо от того, каким сервисом обмена электронными документами пользуется компания.
Сейчас уже доступен вариант, когда сотрудник склада формирует товарно-транспортную накладную в электронном виде в существующей складской системе отправителя груза и загружается в сервис для обмена документами. Тут же печатается один экземпляр накладной на бумаге. Электронная ТТН подписывается квалифицированной электронной подписью и отправляется остальным участникам процесса. Подписанный бумажный документ забирает водитель.
На складе получателя сотрудник склада принимает товар из списка накладной и подписывает е-ТТН электронной подписью со своей стороны. Если есть несоответствия, составляется акт расхождений, который сотрудник склада также загружает в сервис для обмена документами и «привязывает» (указывает, что это дочерний документ) к текущей ТТН. Акт подписывают сотрудник склада и водитель. После приемки груза и подписания электронная товарно-транспортная накладная моментально, а не через неделю или через день, поступает сотрудникам финансовой службы компании получателя и отправителя для оформления оплаты. Доступ к готовому документу сразу же получает и представитель перевозчика.
Преимущество онлайн-обмена очевидно: подписанные документы доступны всем участникам процесса в тот же момент, когда получатель получил товар и поставил свою подпись. Это ускоряет бизнес-процесс, и в частности расчеты с перевозчиком и отправителем. А еще компаниям не нужно думать, где хранить огромное количество не только бумажных ТТН, а также сопутствующих им актов недостачи, сертификатов, детализаций товарного списка
В перевозках, как и в любых других сферах деятельности, диджитал-инструменты повышают эффективность работы. Бизнесу важно тратить на бюрократические процессы как можно меньше ресурсов, быстро закрывать сделки, оперативно получать расчеты. Поэтому компании готовы не только внедрять технологии — они сами инициируют необходимые изменения и подсказывают государству как меняться. Это правильный путь.
Специально для НВ Бизнес
Больше мнений — в разделе Эксперты НВ Бизнес
