Александр Наход

заместитель гендиректора Укрпошты по закупкам и управлению имуществом

Часть наших соотечественников уверена, что чиновники государственного сектора покупают все очень дорого, причем как по причине тотальной коррупции, так и просто от желания за "чужие деньги" приобрести все самое лучшее – машины в премиальной комплектации, топливо в дорогих сетях АЗС, оргтехнику от брендовых производителей. А если даже и не коррупция, то все же понимают, что государственная система настолько зарегулирована и неэффективна, что в любом случае все получается гораздо дороже, чем покупают для себя коммерческие компании. Есть другая группа наблюдателей, знакомый с принципами работы системы ProZorro, которая указывает на обратное: использование обязательных электронных аукционов и обычно чисто ценовых критериев приводит к тому, что всегда выигрывает "дешевле барахло". И система, безусловно, демонстрирует заоблачную экономию, но зато катастрофически падает качество товаров, покупаемых госсектором, в тендерах выигрывают посредники-оптимизаторы, и бороться с этим невозможно.

Так где же правда?

Проработав почти полтора года в службе закупок и пройдя весь путь от полной смены команды и осторожных попыток "купить хоть что-то, чтобы не остановить предприятие", до заполненных залов на встречах с рынком и победы в рейтинге закупщиков всей инфраструктурной отрасли, мы можем попытаться ответить на этот вопрос.

Сначала несколько фактов.

Мы уже писали, как научились покупать топливо – на конец 2017 года 90% всех розничных поставок для более чем 220 точек дислокации нашей автотехники выполняли напрямую три крупнейшие сети в стране – Укрнафта, ОККО и WOG. При этом наши цены в среднем были на 1-1,5 грн ниже, чем в дешевой сети и на 4-5 грн – чем в самой дорогой.

А это – свежая инфографика с результатами наших отдельных тендеров на закупку оргтехники и грузовиков:

Все эти примеры объединяет одно – государственное предприятие покупает очень качественные товары по удивительно низким ценам. И все это в рамках закона, через систему ProZorro, с исключительно ценовым критериям и почти без обжалований. В чем секрет, и как так получается? Анализируя результаты, мы видим необходимость выполнения трех главных условий и соблюдения определенного формата работы.

Сначала условия, без которых такие результаты будут маловероятны или краткосрочны:

1. Профессиональная команда закупщиков и тендерщик, объединенная общими целями и ценностями. Причем именно цели и ценности являются здесь главными – интересно, что более половины из новой команды службы закупок Укрпочты ранее не работала в государственных закупках, а многие – и в закупках вообще. Научиться качественно проводить тендеры или разбираться с техническим заданием на новое оборудование можно, если есть желание, а вот заставить себя открыто работать с рынком и противостоять многим искушениям государственного закупщика получается далеко не у каждого. И по нашему опыту скажу, что компромиссов здесь быть не может. Именно поэтому, к сожалению, к нашей команде очень редко привлекаются "опытные" закупщики из госсектора.
2. Рыночные "белые" зарплаты для всех причастных к процессу. Многие из нас в свое время работали в команде реформ на волонтерских началах, поэтому мы знаем, что можно работать и почти бесплатно, но мы так же точно знаем, что это очень временное явление и собрать стабильную команду без адекватной оплаты почти невозможно. А эта команда принесет в разы больше экономии предприятию (по нашему опыту, за 2017 сумма экономии в 15 раз превысила все расходы на службу закупок). С другой стороны, мы видели много людей на госпредприятиях, которые работали с миллионными закупками на окладе в 7 тыс. грн. Часть из них, при этом, ездила на дорогих машинах, а другая часть – ничего не умела и не хотела, а просто "получала стаж в большой компании". Понятно, что с такими сотрудниками надеяться на эффективные закупки невозможно.
3. Отсутствие какого-либо влияния на процесс закупок и принятие соответствующих решений – как изнутри компании, так и извне. Нам с этим очень повезло, а вот для большей части госсектора именно это, думаю, станет на практике сложным условием.

Теперь о формате работы.

Собственно говоря, для проведения эффективных закупок нужно пройти всего четыре шага: 1) хорошо понять реальные потребности внутреннего заказчика; 2) определить возможности рынка по соответствующим поставкам; 3) сделать так, чтобы возможности рынка и внутренние потребности максимально совпадали; 4) обеспечить участие как можно большей части доступного рынка в объявленных торгах. Эти шаги и являются основной работой закупщика на этапе до заключения договора. Как мы к ним подходим?

Понятно, что начинаем с общения с внутренним заказчиком и изучения его заявки на поставку. Очень помогают визиты непосредственно "на производство", в нашем случае – это отделения, автобазы и центры обработки почты. Но это только начало. Далее – изучаем рынок: основных производителей, поставщиков, участников торгов. Очень полезна аналитика в ProZorro и Rialto – внимательно смотрим, кто подает заявки на участие при аналогичных предметах закупки. После этого, как правило, проводим одну-две встречи с кем-то из основных поставщиков. Цель этих встреч одна – лучше понять возможности и ограничения рынка и те параметры закупки, которые для поставщиков являются важными. Как правило, во время таких встреч уточняются и основные игроки на рынке. Такие предварительные встречи дают возможность вместе с внутренним заказчиком составить уже более-менее понятное широкому рынку техническое задание.

Дайджест главных новостей

Бесплатная email-рассылка только лучших материалов от редакторов NV

Подпишись

Рассылка отправляется с понедельника по пятницу

После этого – один из важнейших этапов – открытая встреча с рынком. Через все доступные нам каналы (сайт, ФБ-страница, электронные письма и телефонные звонки) мы приглашаем на встречу всех потенциальных участников и посылаем всем, кто заинтересовался приглашением, проект технического задания на закупку. На встречу обязательно приглашаем внутреннего заказчика и в течение 1-2 часов:

1. рассказываем участникам о нашей потребности;
2. вместе с ними рассматриваем техзадание и обсуждаем каждый его пункт с точки зрения возможности выполнения, одновременно внося в ТЗ коррективы и согласовывая таким образом наши потребности с возможностями рынка. Важно, что обсуждаются не только технические детали, но и сроки поставки, размеры партий, условия оплаты и другие коммерческие параметры, а также формальные требования к участнику по ст.16 закона "О публичных закупках". Обычно мы также спрашиваем у участников, чем отличается их качественная продукция от возможных подделок, и как можно проверить качество при поставке;
3. отвечаем на все вопросы участников и акцентируем внимание (особенно актуально это для новых участников) на особенностях процесса электронных торгов, рассказывая о его основных требованиях и давая советы по минимизации ошибок. После такой встречи всем рассылается доработанный проект ТЗ и предлагается предоставить свои коммерческие предложения. В результате имеем качественную тендерную документацию, с которой уже можно выходить на ProZorro.

Такая работа с рынком является самой сложной, ответственной и очень необычной для большинства государственных заказчиков частью процесса закупки. Но, если иметь целью получить ТЗ, которое лучше всего соответствует внутренним потребностям и возможностям рынка, а также поощрить максимальное количество поставщиков к участию в наших торгах, то лучшего инструмента для этого мы пока не видим – лучших экспертов, чем системные поставщики, все равно нет, да и заинтересовать их принять участие можно только таким открытым общением. Ибо чем работа через электронные торги кардинально отличается от обычных переговоров? Нам не нужно (и даже запрещено) договариваться с конкретным поставщиком о лучших условиях, скидках и отсрочках, наша задача – обеспечить ситуацию, при которой на объявленные торги придет максимальное количество участников, хорошо поторгуется между собой во время аукциона, а затем победитель не будет отклонен из-за несоответствия документов нашим требованиям (конечно, если его товар соответствует нашим потребностям).

И если ты качественно все подготовил, то такой механизм работает, что видно из результатов наших закупок. Ты создаешь условия, а система делает за тебя остальную работу. Почему при этом с самой низкой ценой часто выигрывают лучшие на рынке товары? Причины разные – в одних случаях из-за конкуренции двух крупных брендов, в других – чтобы не дать закрепиться на рынке новичку, для кого-то это может быть важным имиджевым проектом или шагом для входа в новый сегмент – заказчику все это только на пользу. Главное – тщательно прописать все требования с учетом возможностей поставщиков и убедить их в честной процедуре отбора. В результате очень часто есть возможность купить действительно качественный продукт по очень низкой цене.

Успехов всем в закупках, и все будет ProZorro!