Прививка от мошенничества: как избежать краж внутри компании

25 апреля, 14:30
575
Цей матеріал також доступний українською

Типичные схемы внутрикорпоративного мошенничества и правильная реакция на них

Согласно данным международной организации специалистов по расследованию мошенничества, бизнес теряет в год до 6% оборота в результате мошенничества и коррупции. Украина не является исключением: в нашей стране, как, впрочем, и во всем мире, об этом редко говорят публично. В этом свете кейс МХП, который со скандалом уволил главного агронома, выглядит скорее исключением, чем правилом. 

Среди наиболее типичных схем мошенничества в закупках -  создание условий для победы конкретного участника тендера, который, собственно, и обеспечивает закупщику «желаемую благодарность». Например, условия тендера могут быть прописаны под определенную компанию так, чтобы другие просто не соответствовали заявленным техническим требованиям.  Часто с целью мошенничества также используют так называемые экстренные закупки с тендером или без него, которые осуществляются в сжатые сроки. В этом случае будущий победитель получает информацию об условиях тендера заранее и имеет возможность к ним подготовиться, в то время как остальные участники просто не успевают подать заявки. 

В нашей практике был опыт, когда при закупке воды на всю группу компаний, при сговоре закупщика и директора поставщика, компания теряла до $1 млн в год

А что, если закупки уже попали в «зону повышенного контроля» внутри компании. Рецепт прост - изменение цены в рамках действующего договора. Стоимость может измениться незначительно, но чаще всего по итогам года компания теряет миллионы гривен. В нашей практике был опыт, когда при закупке воды на всю группу компаний при сговоре закупщика и директора поставщика, компания теряла до $1 млн. в год.

Последние несколько лет также часто используется так называемая схема «карусель». Она заключается в том, что несколько компаний участвуют в однотипных тендерах, но заранее договариваются между собой о том, кто выиграет тот или иной конкурс. Коммерческий сговор возможен как при участии закупщиков, так и может быть реализован без их участия, если рынок является «низкоконкурентным».  

Что делать, если вы обнаружили обман

В европейской практике внутреннее мошенничество, обнаруженное руководством бизнеса, редко становится достоянием общественности и выносится на страницы в СМИ. Ведь такой шаг зачастую означает признание неэффективности внутренних контролей. В этом случае к топ-менеджменту сразу возникает масса вопросов со стороны основных стейкхолдеров. Часто такая ситуация может значительно повлиять на стоимость компании, особенно если это публичная компания.

Другая ситуация, если компания признала факт мошенничества и понимает, что это угрожает корпоративной репутации. Тогда есть два пути. Первый – попытаться замолчать, что со временем еще сильнее может ударить по репутации компании. Второй – самим сделать эти кейсы публичными. В этом случае следующим шагом компании должен стать - подача документов в суд. С законодательной точки зрения, только суд может признать сотрудника виновным. Выдвигая публичные обвинения конкретным лицам, компаниям следует быть предельно осторожными в формулировках. 

В последнее время в украинских бизнес-кругах часто обсуждается вопрос использования детектора лжи в корпоративной практике внутренних расследований как инструмента доказательства вины. На мой взгляд, этот инструмент не демонстрирует стабильной валидности. Многие компании, которые пользовались детектором, уже отказались от него, поскольку пришли к выводу, что этот инструмент скорее позволяет определить наличие или отсутствие волнения у человека. Для человека, в принципе, сам факт, что его «измеряют» детектором лжи, является стрессовым, и это состояние будет показывать нерелевантные результаты. Безусловно, результаты таких «измерений» можно использовать как «сигнальные огни», которые требуют дополнительного анализа. 

Можно ли избежать мошенничества

Плохая новость состоит в том, что ни одна украинская, как и международная компания, не застрахована от подобных действий сотрудников. Если не сделать своевременную «прививку» от мошенничества, то вопрос убытков рано или поздно все равно появится на повестке вашего бизнеса. Волшебных рецептов от мошенничества также не существует, каждая компания изобретает свой. 

Обязательными «ингредиентами» рецепта предупреждения мошенничества являются, с одной стороны, сильная корпоративная культура, в которой демонстрируется нелояльность к мошенническим схемам и откатам. С другой – эффективные системы внутренних контролей.

По нашему опыту, обязательными «ингредиентами» рецепта предупреждения мошенничества являются, с одной стороны, сильная корпоративная культура, в которой демонстрируется нелояльность к мошенническим схемам и откатам. С другой – эффективные системы внутренних контролей. Для создания эффективной системы контроля мы рекомендуем клиентам обеспечить достаточное количество не ангажированных сотрудников, принимающих решение о закупках компании и прозрачные критерии оценки. Необходимо выработать четкие и понятные сотрудникам процедуры и политики внутри компании, которые будут регулировать процесс закупок.

Важно понимать, что любая финансовая махинация в бизнесе начинается с заинтересованного лица. Это означает, что в процессе закупок есть человек, который заинтересован в получении финансовых выгод и использует «дыры» в вашей контрольной среде для реализации своих планов. Если вы создадите условия, в которых риск потерять работу для такого сотрудника будет выше, чем полученная от мошеннических схем выгода, а контроли будут достаточно эффективны – это и станет вашим щитом от мошенничества.  

Ротация сотрудников и контрагентов между сотрудниками, также может помочь в разрушении «налаженных схем».

Еще один важный шаг – выстроить систему комплаенс. Одна из задач этой службы в рамках процесса закупок - обеспечить процедуру «знай своего клиента». Часто важно понимать, кто стоит за конкретной компанией, чтобы исключить потенциальные риски. Речь идет о структуре собственности, связанных лицах, возможности потенциального конфликта интересов. Если в компании пока нет подразделения комплаенс, то выполнять эту функцию может специально обученный сотрудник или нанятый консультант. Главный принцип состоит в том, чтобы такой сотрудник не был включен в группу лиц, которая занимается процессом закупок, а действовал независимо. 

Если говорить о предупреждении схемы «карусель», когда поставщики на рынке действуют на тендере по сговору между собой, то ее фигурантами чаще являются дистрибьюторы, чем производители. Самый простой шаг – отказаться от услуг подобных поставщиков и заключить контракт непосредственно с производителем. 

Клиенты, которых консультирует KPMG в Украине, часто задают мне вопрос о том, помогает ли мониторинг цен на рынке предупредить накручивание цен с целью мошенничества, и кто должен его проводить. Подобная аналитика рынка желательна, но и она не всегда срабатывает. Оптимально - определить внутри компании, какие позиции являются значимыми с точки зрения стоимости, но при этом находятся в высококонкурентной нише, или проводить анализ позиций с высокой ценовой волатильностью на периодичной основе .    

Когда нужен независимый аудит систем контроля

Независимый аудит – это как поход к доктору для диагностики текущего состояния вашего здоровья, который рекомендуется делать с определенной периодичностью. Аудит работает также. Проводится анализ среды внутренних контролей, вырабатываются конкретные шаги по ее улучшению с последующим повторным контролем со стороны консультантов. Для воплощения плана изменений создается отдельная команда, которая обязательно должна включать или быть поддержана руководством компании. 

О чем еще нужно помнить? Внедрение подобного рода изменений может «спотыкаться» о человеческий фактор – отсутствие мотивации сотрудников, нежелание вводить необходимые изменения. Что бы я рекомендовала? Оптимальным решением является создание должности комплаенс-офицера. Профессионал своего дела поможет выстроить систему и станет амбассадором для реализации намеченных перемен. 

Специально для НВ Бизнес

Больше мнений — в разделе Эксперты НВ Бизнес

Диалоги о бизнесе

23 мая, в Киеве, известные предприниматели Сергей Тигипко, Пётр Чернышов, Игорь Смелянский и Дмитрий Шимкив станут спикерами лекции НВ «Диалоги о бизнесе: как преуспеть в эпоху перемен».

Записаться на лекцию