Ваши сотрудники завтра уйдут. Как этого избежать с помощью технологий
Как бороться с бумажными документами и почему это важно
На 58-м месте из 63 проиндексированных стран находится Украина в World Digital Competitiveness Ranking — мировом рейтинге цифровой конкурентоспособности. Еще 4 года назад, в 2014-м, мы занимали 50-е место. Мы что-то сделали не так? Вернулись на несколько шагов назад? Нет. Просто другие страны, например США, Сингапур, Швеция, Дания и Швейцария, которые входят в ТОП-5 этого рейтинга, оцифровываются гораздо быстрее. Тем самым они занимают лучшие места в глобальной диджитал-экономике будущего.
Внедрять цифровые инструменты компаниям мешает многолетняя привычка
Как давно вы сталкивались с ситуацией, когда вам приходилось подписать 8 страниц А4 ненужных вам документов — просто чтобы отдать машину на мойку или купить страховку? А подписать договор с партнером и каждый месяц отправлять акты выполненных работ? Просто задумайтесь, сколько бумаги мы используем на работе и в повседневной жизни.
Человечество начало записывать информацию на физические носители примерно 5 тысячелетий назад. Так мы научились накапливать и передавать данные и обеспечили научный прогресс. Но теперь этот тысячелетний рефлекс играет против нас: мы категорически не хотим расставаться с бумагой, хоть ее массовое производство уничтожает нашу планету. Если говорить в цифрах, то для производства одной тонны бумаги вырубается как минимум 17 деревьев, расходуется 26 тысяч литров воды, 4000 кВт электроэнергии и 240 литров топлива.
Компании живут теми же эмоциями, что и люди. Они тоже привыкли ко многим процессам с использованием бумаги и не хотят их менять. Несмотря на то, что украинское законодательство еще с 2003 года узаконило электронную форму, 95% документов в украинских бизнесах до сих пор существуют на бумаге.
Повлиять на изменение процессов в компании может любой сотрудник
Первое и главное — взять ответственность на себя. Также, как мы можем отказаться от пластиковых стаканов или начать сортировать мусор — мы можем меньше записывать в блокноты и больше пользоваться заметками в смартфоне, покупать электронные билеты в кино и на поезд.
В бизнесе отказ от бумаги может быть куда масштабнее. Ведь даже у небольших компаний есть много процессов, которые пока существуют на бумаге. А между тем онлайн-сервисы, в частности в сфере обмена документами, существенно экономят время сотрудников и снижают финансовые затраты.
Да, возможно вы не директор и не бухгалтер, которые принимают решения или непосредственно работают с документами. Но вы всегда можете спросить коллег, почему ваша компания до сих пор не использует электронные документы. А если ваш партнер ещё присылает вам договоры и акты на бумаге, рассказать об электронном документообороте и ему. Ведь в новых технологиях всегда кто-то делает шаг первым, почему это не можете быть вы?
Сделать работу сотрудников более осмысленной и интересной можно уже сегодня
Перед тем, как изменять процессы, бизнес всегда должен задаваться вопросом «Зачем?» Переход на электронный документооборот — не исключение. Так зачем же компаниям переводить внутренние и внешние документы в онлайн? Есть несколько аргументов.
Первый — это колоссальная экономия. Стоимость бумажного документа составляет от 3−4 грн (если эти документы вы принесли контрагенту на подпись сами и потратились только на бумагу, печать и амортизацию офисной техники) до 70−80 грн (если ваши документы доставляет курьер). Стоимость электронного документа — 1 грн и ниже. Отправляя даже несколько сотен документов в месяц, вы экономите тысячи гривен. А если у вас 20 тысяч документов в месяц? Или 100 тысяч? К примеру, площадка Zakupki.Prom.ua за два с половиной года сэкономила более 8 млн грн только на документообороте.
Второй аргумент — оптимизация ресурсов ваших сотрудников. Угадайте, сколько документов можно распечатать, подписать, поставить печать и сложить в конверт за час? Средняя цифра — около 50-ти. А 100 000 электронных документов можно подписать и отправить за 30 минут.
Но есть в этом вопросе самый важный, на мой взгляд, аргумент. Это история о будущем нашего общества. Пока 30% работоспособного населения будут заниматься распечатыванием, подписыванием и перекладыванием бумажек с места на место, мы будем не в состоянии платить людям рыночные зарплаты, будем терять наших людей в пользу соседних стран, а Украина так и будет продолжать опускаться в рейтинге цифровой конкурентоспособности.
Подумайте, какое количество современной молодежи мечтает об осмысленной, интересной и полезной работе. А на своем первом рабочем месте получает рутину, бессмысленные устаревшие процессы и невозможность хоть как-то применить свой интеллект. Мы точно в состоянии изменить это уже сегодня.
