По следам увольнения в МХП: что происходит в сфере корпоративных закупок
Как перекрыть коррупционные возможности в вашей компании. Четыре шага
По данным исследования компании PWC 48% украинских организаций пострадали от случаев экономических преступлений в течение последних двух лет. Аналитики отмечают: в ТОП-5 подобных преступлений входит мошенничество в сфере закупок. То есть около половины компаний в нашей стране сталкиваются с тем, что сотрудники злоупотребляют положением и занимаются мошенничеством. Часто, выявить факты таких экономических преступлений невозможно, так как в закупках и документации творится хаос, процессы не налажены и не прозрачны.
Так, недавно в компании «Мироновский хлебопродукт» обнародовали информацию об увольнении главного агронома компании из-за финансовых махинаций в закупках, придав делу большую огласку. Я не буду комментировать кадровую политику компании МХП – это выходит за рамки моей компетенции. Но то, что касается закупок имеет ко мне непосредственное отношение: я как никто другой знаю про реальную ситуацию в этой сфере, сложившуюся в украинских компаниях. В случае с компанией «Мироновский хлебопродукт», закупки сырья и прочих товаров и услуг производятся на миллионы, если не миллиарды гривен. И немаловажную роль здесь играет правильный подход к процессу закупок.
Важно понимать, что в таких коррупционных схемах не может быть виновен только один человек, в данном случае – главный агроном. Как правило в этом задействовано много людей, которые связаны друг с другом и тесно взаимодействуют в рамках договоренностей. И увольнение, даже столь публичное, одного человека принципиально не решит проблему. Безусловно, какое-то время сотрудники будут бояться и «осторожничать», помня случай с главным агрономом в назидание. Но если не изменить подход и систему, то ситуация с большой долей вероятности повторится вновь.
Огромную роль в создании благодатного поля для коррупции играет «уникальность и неоспоримый авторитет» некоторых специалистов на предприятиях, обладающих тайными знаниями и уникальным пониманием, что делать. И только они могут сказать, каких именно поставщиков приглашать для выполнения тех или иных работ. Такая уникальность дает им всю полноту власти и нивелирует возможность поиска альтернативных решений. И в агросекторе такая ситуация встречается довольно часто.
Одна из самых больших проблем украинского бизнеса заключается и в том, что процессы завязаны на людей и их незаменимости. Это правильная стратегия, особенно пока бизнес маленький. Но как только он выходит на уровень среднего и крупного, подход должен в корне измениться. Первичными становятся четко отстроенные системы с контрольными точками на самых важных участках процесса закупок.
На примере кейса МХП мы видим, как сильно был недооценен человеческий фактор. В украинском бизнесе закупки считаются функцией по оформлению документов или, в лучшем случае, проведению тендеров. На этом понимание ценности закупок, к сожалению, заканчивается. Мне часто приходится рассказывать инвесторам как много возможностей упускается, если не давать закупщикам влиять на многие процессы в компании.
Из рекомендаций, которые можно дать уже сейчас: не пренебрегайте аудитом в закупках. Внешний аудит поможет выявить проблемы, которые замыленным глазом изнутри не видно. Профессиональные закупщики, логисты, аналитики из других областей по-другому анализируют процесс и помогают найти оптимальный путь для решения существующих проблем.
Когда я говорю о правильном подходе к закупкам, то имею ввиду всю цепочку, которая начинается от инициации потребности и заканчивается оплатой и получением на склад товара или предоставлением услуги. В этой цепочке задействовано много людей, так называемых стейкхолдеров. Чтобы минимизировать коррупцию соблюдайте несколько правил:
1. Простота и прозрачность
Сделайте процесс закупок транспорантным и прозрачным для сотрудников. Правила взаимодействия, роли и полномочия должны быть понятны. Если существуют исключения – прописывайте их.
2. Автоматизация
Помогает не только легче и эффективнее делать свою работу, но и при правильном использовании минимизирует возможности для коррупции. Как правило, когда происходит внедрение автоматизированных закупочных решений, приходиться упорядочить и формализовать процессы, привести в порядок документы, прописать роли.
3. Точки контроля
Организуйте в процессе закупок точки контроля, по которым топ-менеджер может проверять, что происходит, не разбираясь детально в процессе.
4. Мотивация
Она должна быть завязана на получение конечного результата – экономии или эффекта. Когда все понимают, за что и в каком размере они получат бонусы, то это может быть намного интереснее, чем взятки и откаты от поставщиков, которые сопровождаются еще и рисками.
Надо также отметить, какие огромные убытки в виде репутационных рисков могут нести коррупционные схемы и скандалы для компании. Особенно, если акции компании котируются на международных биржах. Мы знаем немало таких громких скандалов, когда после ухода топ-менеджеров из-за неэтического поведения акции этих компаний стремительно падали. Акции МХП уже давно размещены на Варшавской Фондовой Бирже и, очевидно, будут чувствительны к сложившейся в компании ситуации.
К сожалению, коррупция в Украине является огромной проблемой, которая пронизывает все сферы нашей жизни. И это не может не отражаться на бизнесе, где работают люди, позволяющие списывать контрольные, покупать дипломы и все вопросы решать с помощью взяток. Поэтому понижение градуса и толерантности к коррупции является одной из задач, которую и должен решать бизнес на конкретно взятом предприятии и во взаимодействии с другими его участниками.
Политика «нулевой толерантности» к любым нарушениям законодательства и внутренних нормативных документов со стороны МХП является похвальной практикой. И нетипичной для украинского рынка. Надеюсь, что уже в самом ближайшем будущем компании станут подходить более ответственно к процессу закупок, чтобы к возникновению подобных ситуаций не было предпосылок.
Специально для НВ Бизнес
Больше мнений – в разделе Эксперты НВ Бизнес
