Как аутстаф оптимизирует бизнес-процессы

0 комментировать

Максимизация эффективности работы компании может достигаться настолько разными путями, иногда кажется: сколько предприятий, столько способов оптимизации бизнеса.

И все же, некоторые подходы доказали свое превосходство над другими. Один из таких еще не очень распространенных в Украине способов — аутстаффинг персонала, ассоциируется с аутсорсингом. Эти понятия действительно немного похожи, но совсем не идентичны. Главная идея обоих — расставить приоритеты для развития компании путем передачи части работы и рисков за ее пределы. Поэтому как аутстаф может помочь перестать тратить драгоценные ресурсы на второстепенные функции и сосредоточиться на главном?

Снимаем груз ответственности

Наиболее "идеологически правильное" определение аутстафа звучит так: это снятие с компании части ответственности в отношении сотрудников (кадровое и бухгалтерское администрирование) и передача такой ответственности специальной компании-аутстафферу. Технически — это выведение персонала из штата через формальное увольнение работников и их официальное трудоустройство в компанию-подрядчика. При этом, за работником сохраняется его должность, функциональные обязанности, даже рабочий стол и кресло. Однако, формально он уже будет находиться в трудовых отношениях с другим юридическим лицом, которое будет начислять ему зарплату, платить его налоги и тому подобное.

Скажем, штат вашего отдела продаж стремительно увеличился. Вместо 5-х работников, у вас теперь 15. Соответственно, это в разы повышает нагрузку на отдел кадров и бухгалтерию; может дойти до того, что чтобы справиться с объемом работы, вам понадобится больше самих кадровиков и бухгалтеров. В результате общий штат увеличится не в три, а в четыре раза. Такая ситуация грозит бюрократизацией бизнес-процессов; к тому же административное обслуживание одного сотрудника стоит времени, денег и усилий вашей компании. Фокус внимания менеджмента будет вынужденно переводиться на решение текущих задач, вместо стратегических. Чтобы избежать этого, часть ответственности можно передать компании-аутстафферу.

Ваше предприятие и подрядчик заключают договор аутстаффинга, согласно которому вы делите между собой классические обязанности работодателя, а работники технически работают в двух отдельных структурах. Владелец бизнеса осуществляет управление повседневными обязанностями и основными рабочими функциями, в то время как аутстаффер занимается оформлением документов, бухгалтерией, отвечает за проверки персонала со стороны государственных структур и другими менее значимыми для бизнеса вещами.

Есть много случаев, когда аутстаффинг особенно актуален. Вот некоторые из них:

  1. нежелание менять юридический статус компании в связи с расширением штата и, соответственно, терять налоговые и другие преимущества небольшого бизнеса;
  2. возможность работать в других городах, привлекать местных работников, Не регистрируя отдельный филиал или представительство;
  3. удобный формат отношений для работы со стажерами и работниками на испытательном сроке.

Профессиональные работодатели

Примером страны, где уже много десятилетий работает такая система, является США. Именно здесь впервые и появилось понятие компании-аутстаффера или организации — профессионального работодателя (professional employer organization — PEO). Сейчас в США 780 таких компаний, а их услугами пользуются до 180 тыс. предприятий. Клиенты PEOs экономят на кадровых услугах в среднем по $450 на каждого работника по сравнению с предприятиями, занимающимися кадровыми вопросами самостоятельно. Главные пользователи аутстаффинга в Соединенных Штатах — представители малого и среднего бизнеса, которые не всегда могут самостоятельно предоставить сотруднику дорогой социальный пакет (страхование, здравоохранение и другие преимущества),  в то время как организации — профессиональные работодатели могут.

Разрушение мифов

Конечно, для Украины такой формат работы не столь распространен, поэтому вызывают определенные вопросы и порождаются мифы об аутстафе. Прежде всего, возникает опасение потери контроля над собственными сотрудниками. Также, есть боязнь по принятию решений найма и увольнения персонала. Однако, управление деятельностью работников, их наем и увольнение остается полностью в руках заказчика услуги. Аутстаффер принимает на себя только часть функций работодателя и это четко прописано в договоре. Этим аутстаффинг отличается от аутсорсинга, при котором управление определенным процессом полностью отдается другой компании и чужой команде. При аутстаффинге только заказчик нанимает и увольняет людей, а не формальный работодатель.

Кроме того, преимуществом услуги аутстаффинга является профессиональный HR и рекрутинг сопровождение. Аутстаф-компания может осуществлять предварительный отбор кандидатов на вакантные должности, сэкономив ваше время и усилия; может прописывать должностные инструкции и составлять расписания. Окончательные решения все равно будет принимать владелец предприятия.

Чтобы обезопасить свой бизнес от рисков, главное — иметь дело с проверенным подрядчиком, который уже не первый год на рынке и имеет хорошую репутацию. Деятельность посредничества в трудоустройстве законодательно урегулирована, Перечень субъектов, имеющих право ее осуществлять, ведется Государственной службой занятости. Не менее важное значение имеет правильно составленный договор аустаффинга. При его наличии возникает минимум спорных вопросов.

С позиции персонала

Если же посмотреть на аутстаффинг глазами работника, то его оценка будет неоднозначной. По большому счету, вывод из штата существенно не меняет позицию сотрудника. Однако, результаты исследований показывают, что работники порой не уверены в возможностях карьерного роста и повышения заработной платы после перевода на аутстаф. В конце концов, ответственность за мотивацию персонала оставляет за собой основной работодатель, поэтому все зависит от его умения коммуницировать со своими сотрудниками и объяснять им целесообразность тех или иных шагов.

Если на западе работники малых предприятий часто рады быть оформленными у большого и надежного аутстаффера, то в отечественных реалиях есть другие особенности. Учитывая уровень скрытой занятости в Украине (отсутствие официального оформления работника на предприятии), для большинства таких работников официальное трудоустройство даже по схеме вне штата все равно является преимуществом над "зарплатой в конверте". Ведь это гарантия соблюдения трудового законодательства, стабильных выплат, учета стажа и проведения всех необходимых налоговых отчислений.

Цена вопроса

Может показаться, что аутстаффинг является экономией средств в чистом виде, но это не совсем так. Сумма, которую платит предприятие подрядчику по контракту, включает в себя расходы на заработные платы и вознаграждение профессиональном работодателю. Наконец, это компенсируется — и не только за счет упрощенных систем налогообложения и других возможных ухищрений. Сокращение числа сотрудников в компании обеспечивает освобождение различных отделов от лишних хлопот. А поскольку предприятие освобождается от решения непрофильных задач, оно концентрирует освобождены денежные и трудовые ресурсы на развитии основного направления деятельности.

Оптимизация расходов повышает эффективность использования оборотных средств, в результате чего увеличивается производительность деятельности организации. Именно поэтому современные предприятия все чаще используют аутстаффинг как инструмент оптимизации и антикризисного управления.

Журнал НВ
по специальной цене

Подписка на журнал Новое Время до конца ноября дешевле на 100 грн! Подпишитесь сейчас на 12 месяцев всего за 559 грн.

Оформить подписку
Ukraine-2020

Читайте срочные новости и самые интересные истории в Viber и Telegram Нового Времени.

Комментарии

1000

Правила комментирования
Показать больше комментариев
Если Вы хотите вести свой блог на сайте Новое время Бизнес, напишите, пожалуйста, письмо по адресу: kolonka@nv.ua

Эксперты ТОП-10

Читайте на НВ style

Последние новости

опрос

Погода
Погода в Киеве

влажность:

давление:

ветер: