Три подсказки. Как проводить встречи и совещания в условиях самоизоляции

8 мая 2020, 10:30

Компании сейчас сталкиваются с проблемой как эффективно организовать встречи, совещания, стратегические сессии, а главное, как сделать так, чтобы эти усилия выливались в конкретный результат для бизнеса.

С наступлением карантина, мы стали гибкими, как никогда. Например, на недавнем заседании Консультативного совета Бизнес-школы УКУ один из членов Совета сказал, что отлучиться на другую встречу, и через 15 минут вернулся. В мире в карантин следует думать о такой перспективе. Однако часто нам кажется, что за десятками разговоров и дел, мы не видим того желаемого результата? И вообще для чего вся эта бурная деятельность? Несколько мыслей о том, как провести совещание максимально эффективно, которые я сформулировала для себя за время работы на карантине.

Видео дня

Составьте четкий план вашей встречи и выберите человека-арбитра, который будет следить за аджендой

На самом деле, и наша команда и много тех, с кем я общаюсь, отмечают тот факт, что онлайн-встречи проходят быстрее, чем аналогичные встречи в оффлайне. Все-таки не очень удобно говорить на отвлеченные темы, перебивать друг друга лишними комментариями и тому подобное. Поэтому стоит воспользоваться этим преимуществом.

Также следует еще четче чем обычно планировать встречу, готовиться к ней. И главное — писать конкретные итоги. Наш рабочий день изменился: огромное количество энергии мы тратим на то, чтобы приобретать новые навыки работы в онлайне, проводим много совещаний, также нужно постоянно держать руку на пульсе, следя за новостями, что происходит в Украине и мире. Порой кажется, что каждая неделя, то как целый месяц, и почти невозможно возвращаться мыслями к предыдущим разговорам, вспоминая все детали. Поэтому должен быть ответственный человек-координатор на каждом совещании, который имеет четкий план и модерирует ваш разговор, а после формулирует краткий итог и перечень ответственных лиц за дальнейшие шаги с дедлайнами. Это поможет структурировать вашу командную работу.

Фокусируйтесь на исходе

Мы до сих пор привыкаем и учимся организовать работу своих команд дистанционно, а это создает много лишних движений. Крайне демотивирует, когда в конце недели трудно понять, а где же результат? Тогда спрашиваешь себя: а если бы мы ничего не делали, эффект был бы тот же? Поэтому важно поставить четкую цель на неделю и на каждый день, а потом прописывать и контролировать результаты по ее достижению.

Согласитесь, что довольно часто в докризисной жизни мы приходили на рабочую встречу и прежде всего, начинали обсуждение с того, насколько вкусный кофе в офисе, хорошо ли работает наша администрация, и наконец драгоценные последние 10 минут тратили на самое важное — а что собственно болит нашему клиенту и как мы можем улучшить свой продукт или сервис для него? Онлайн дает нам прекрасную возможность изменить эту привычку. Хватит думать о вкусном кофе на карантине, с первых минут встречи фокусируйтесь на результате. Такая конкретизированная эффективность — то, что поможет держать свою энергичность, как лидера и зажигать команду.

poster
Дайджест главных новостей
Бесплатная email-рассылка только лучших материалов от редакторов НВ
Рассылка отправляется с понедельника по пятницу

Не забывайте о стратегии

Если ты не знаешь, куда идешь, то откуда знаешь, что пришел? Мы все бежим и не успеваем выдохнуть. А какова же конечная цель забега? Не исключайте стратегические вопросы с повестки дня, а наоборот постоянно переключайтесь между настоящим и будущим.

Карантин завершится, и не исключено, что снова начнется осенью, но тем не менее — надо думать на 2−3 года вперед: кем и какими мы хотим быть? Тогда легче разрабатывать и выбирать ежедневные сценарии. С одной стороны, за одну встречу в Zoom антикризисную стратегию не пропишешь, но с другой стороны, ваша управленческая команда может начать целый процесс, ряд встреч, в результате которых можно выработать четкое видение, куда вы идете.

Один из инструментов для написания вашей антикризисной стратегии может быть модель асимметричной конкуренции, которую предлагает известный бизнес-мыслитель Адриан Сливоцкий в своей новой книге «Давид побеждает». Там есть удобный, даже привлекательный инструмент — еженедельные обеды с командой, во время которых вы даете ответы на подготовленные вопросы, предварительно прочитав раздел книги. Даже если обеды сейчас виртуальные, согласитесь это приятно перекусить или выпить чаю вместе с командой и подумать о чем-то важном.

Асимметричная модель — инструмент для анализа себя, своих действий, а также для планирования следующих шагов, причем как быстрых, так и более стратегических. Это также способ держать ритм с командой: раз в неделю мы откладываем все текущие дела и погружаемся в поиск новых идей. И это работает. Сейчас темп таких стратегических совещаний можно ускорить, поскольку нам нужны быстрые антикризисные решения. Например, если два раза в неделю вы будете собираться на «стратегический дистанционный ланч» со своей командой, то за месяц можно разработать конкретные шаги и выйти на стратегию. Попробуете?

Показать ещё новости
Радіо НВ
X