Бизнес на карантине. Как безболезненно перейти на удаленную работу?

12 марта 2020, 16:21

В Украину пришёл карантин, а вместе с ним и новые вызовы для бизнеса. Что важно учесть, переходя на дистанционную работу

Кроме того, что отменилось много мероприятий, запланированных на март, и точно будут коррективы по международным встречам, компаниям стоит подготовиться к возможному переходу на дистанционную работу.

Видео дня

Первое, что нужно сделать прямо сейчас — смоделировать такую ситуацию и составить пошаговый план. Не думайте в категориях «а может и не нужно будет» или «быстро сориентируюсь по ходу». Если вы хотите на самом деле организовать удалённую работу, а не просто сказать сотрудникам «с сегодняшнего дня мы из дома и созваниваемся в скайпе в 11».

Ваша задача — переориентировать все процессы так, чтобы ни на одном из фронтов работа не остановилась. Что будет делать бухгалтерия? Как выполнять свои задачи менеджерам по продажам? Чем обеспечить каждого сотрудника, чтобы он смог полноценно работать вне офиса?

Посмотрите на все этапы, от которых зависит день вашей компании, составьте подробный чек-лист перехода на дистанционку и сразу же прогоните через него все внутренние процессы. Так вы точно найдёте слабые места и сможете придумать решение заранее, а не тогда, когда возникнут проблемы. Мы, например, у себя обнаружили два — офисную телефонию и привязку некоторых процессов бухгалтерии и партнерского отдела к офису. Первый вопрос решили технически за 4 часа, а второй потребовал лишь небольших организационных изменений.

Итак, вы составили план. Следующий, обязательный, очень важный шаг — рассказать всей команде, что и как делает весь коллектив и каждый сотрудник в частности. И убедиться, что все всё услышали и поняли правильно.

Ваша задача — переориентировать все процессы так, чтобы ни на одном из фронтов работа не остановилась

Что делать потом?

Воссоздайте офис онлайн

Один из серьёзных рисков перехода на дистанционный формат — коммуникационный провал. Как бы много не было чатов, люди, которые привыкли работать всем коллективом в одном офисе и иметь возможность общаться вживую, на первых порах будут ощущать некий дискомфорт. Чтобы этого не случилось — создайте своеобразный офис онлайн — единое веб-пространство, где все смогут не только общаться, а и выполнять все свои задачи. Технически это можно сделать в каком-нибудь сервисе для командной работы.

Атмосфера при этом тоже важна. Если у вас, например, каждое утро есть планёрки, продолжайте их проводить, и обязательно по видеосвязи, чтобы все узнавали не только информацию, а и могли видеть эмоции человека, его настроение. Можете даже организовать виртуальные перерывы на кофе, когда команда будет говорить не про работу. В начале и в конце рабочего дня делайте короткие созвоны в формате «Привет-Пока», чтобы поддерживать общее информационное поле и воссоздавать атмосферу офиса.

На период адаптации к удалённой работе запланируйте созвоны один-на-один с сотрудниками, для которых вы — непосредственный руководитель. И топ-менеджеров команды тоже попросите так делать. Это поможет вам понимать, что происходит у сотрудников, отвечать на их вопросы, давать им обратную связь.

Распределите роли

Для компании, которая всё время работала в офисе, уйти на удалёнку — это нестандартная ситуация, в которой, скорее всего, у сотрудников добавятся задачи и могут поменяться роли. Установите, что и кто делает и за какие зоны отвечает.

Если у вас несколько отделов с разными руководителями, соберите их в условный «антикризисный штаб» и обозначьте зоны ответственности каждого подразделения. Сначала проговорите текущие задачи, которые остаются в силе, а потом уделите внимание новым, возникшим данной ситуации. Всё, что вы решите вместе с руководителями отделов, донесите до всей команды — так каждый сотрудник будет знать, как действует компания, к кому, кроме топ-менеджеров, можно обратиться с вопросами и за помощью по задачам.

Организуйте работу над задачами и процесс контроля

Как только вы подключите команду к вашему виртуальному офису, установите правило работать только через менеджер задач и при этом ставить их там не только коллегам, но и себе. Объясните, что это нужно не только руководителю, а и сотруднику в том числе. Так и он, и коллеги смогут понимать, кто за что отвечает, чем загружен сейчас и как срочно сможет выполнить другие поручения.

К тому же, прямо в задачах можно обновлять статус, фиксировать, что сделано, работать по чек-листам. Хорошим аргументом для команды может стать то, что руководитель сможет сам зайти в задачу и увидеть статус, а значит не будет вопросов «ну что там?» и «когда уже?». Так работа всей команды станет прозрачной, что особенно важно при вынужденной удалёнке.

Поддерживайте вовлеченность и обеспечьте доступ к информации

Информируйте команду обо всех изменениях в работе компании в целом, а всех включенных в отдельно взятые проекты — по этим проектам. Помните, что люди, которые внезапно начнут работать из дома, могут чувствовать себя менее вовлечёнными, и это будет влиять на продуктивность и результат. А руководители, которые не привыкли управлять сотрудниками дистанционно, могут в стрессе о ком-то забыть или не всё рассказать. Поэтому обеспечьте для всех равный доступ к важной информации.

Но спамить общий чат сообщениями, которые касаются нескольких людей, тоже не стоит — для оперативной коммуникации по совместными задачам организуйте тематические диалоги и обсуждайте всё там. А вот если вы в офисе привыкли шутить, позволяйте себе это, например, раз в день и в чате. Это поможет поддержать атмосферу в вашем виртуальном пространстве.

Вас спасут технологии

Чтобы работать в полной связке с командной, позаботьтесь о технологиях, которые помогут организовать онлайн-офис. Это могут быть различные корпоративные порталы, менеджеры задач, мессенджеры для чатов и видеозвонков, связанные с календарём и задачами. Для работы с клиентами и продажами ищите CRM-систему, устанавливайте IP-телефонию, настраивайте аналитику.

Если вы ранее ничем подобным не пользовались, начинайте тестировать такие сервисы прямо сейчас — это поможет перейти на дистанционный формат менее болезненно для вашей компании. Да, я прекрасно понимаю, что наличие подобных сервисов может упираться в бюджеты. Но, на самом деле, на рынке есть бесплатные варианты таких решений, а большие игроки, например, Google и Microsoft, в условиях кризиса предоставляют компаниям бесплатные доступы к некоторым функциями своих продуктов или снимают ограничения в зависимости от тарифа.

Возможности есть, инструменты тоже есть, и теперь главная задача для бизнеса — адаптироваться и всё делать быстро.

Показать ещё новости
Радіо НВ
X