Сколько денег тратят компании, оплачивая бесполезную работу сотрудников

27 февраля 2020, 20:00

Как посчитать полезность сотрудников

Этот день настал. Спустя десять лет работы в компании, айтишник Иван Николаевич узнал, что труд его бесполезен, и организация больше не нуждается в его услугах. Как же так? — недоумевал он. Все эти годы ежедневно в 8.00 этот специалист из IT-департамента заходил в главный офис компании, чтобы перезагрузить компьютеры, принтеры и роутер. Он был уверен, что приносит своей организации большую пользу, а на самом деле генерировал неоправданные затраты.

Видео дня

Nothing personal, just business. СЕО решил привлечь внешнюю экспертизу, оценить эффективность работы компании, оптимизировать затраты там, где это возможно и целесообразно. Внешние консультанты хороши тем, что могут посмотреть на ситуацию непредвзято. Они не привязываются к персоналиям, а оценивают лишь то, как работа людей влияет на стоимость выпуска единицы продукции или единицы сервиса.

По итогам реализации проекта удалось достичь экономии более 2 млн гривен в год только за счет сокращения сотрудников, чья работа никак не ложилась в цепочку создания ценности в компании.

К сожалению, прощание практически неизбежно, если мы говорим о бизнесе, ориентированном на получение прибыли, а не о благотворительной организации. Главное — подходить к вопросу оценки эффективности персонала максимально взвешенно и объективно.

Сделать это позволяет комбинация различных методик и метрик. В случае с компанией, упомянутой в начале, мы использовали инструмент Full Time Employment (FTE) — эквивалент полной занятости сотрудников компании, позволяющий определить уровень вовлеченности работников в трудовой процесс.

FTE показывает, насколько функционал сотрудника соответствует задачам организации. С помощью данного инструмента удобно анализировать эффективность работы и распределение нагрузки в рамках департаментов, при этом практически невозможно делать выводы об одном отдельно взятом человеке. FTE прекрасно подходит для выявления несоответствий, которые затем мы прицельно изучаем с помощью других методик.

Как это работает? Full Time Employment хорошо анализируется с помощью АVА таблиц. Сотрудники того или иного департамента, не зная конечной цели опроса, заполняют графы: сколько времени они были заняты выполнением той или иной задачи в рамках их функционала в течение рабочего дня. На первом этапе проводится опрос в разрезе одного месяца. Затем эту анкету мы сопоставляем с нашими документами, так называемым Zero Base Analyze, нулевой точкой: тем, как должно быть в идеале. Анализ позволяет увидеть, кто в департаменте действительно занят, кто недозагружен, а кто сильно перегружен. Мы воспроизводим цепочку ценности в функционале и процессах.

Однажды в рамках проекта был выявлен целый бесполезный департамент, ликвидация которого не только не отразилась на продуктивности организации, а, напротив, сделала ее более эффективной

К примеру, в IT департаменте у нас 15 человек, нагрузка распределена очень неравномерно. По результатам исследования мы видим, что есть возможность сократить 1,5 FTE. Это не означает, что нужно сократить 1,5 человека, а показывает, что у одного сотрудника 3 бесполезных часа в рабочем дне, у другого — 1 час, а у третьего рабочий день, напротив, перегружен так, что это уже начинает сказываться на его продуктивности. Мы смотрим, как перераспределить нагрузку и выровнять ситуацию в отделе. Иногда этот процесс приводит к сокращениям. Однажды в рамках проекта был выявлен целый бесполезный департамент, ликвидация которого не только не отразилась на продуктивности организации, а, напротив, сделала ее более эффективной и позволила существенно снизить затраты по году.

Оценка FTE — не автоматизированная система. Эксперты анализируют заполненные сотрудниками АVА таблицы. И если видят несоответствия (инженер указал, что он перегружен, а по АVА таблице мы видим, что его функционал бесполезен) — организовывают интервью с человеком, по которому возникли вопросы. В рамках интервью проверяется вся цепочка создания ценности и участие человека в этом процессе. Один из главных вопросов: кто твой внутренний заказчик, кто принимает твою работу, и как твоя функция создает добавочную стоимость для следующего в цепочке? Если нет четкого ответа на этот вопрос, функцию попросту убираем, она бесполезна. Так указанная выше компания распрощалась с айтишником Иваном Николаевичем.

Сейчас мы работаем над проектом в компании со штатом 3 600 человек. Между тем, в анализе — только 300 АVА таблиц. Мы не опускаемся на уровень простых рабочих. Нам нужно разобраться в управляющем звене: определить соответствие функций, степень забюрократизированности, влияние работы людей в управляющей компании на стоимость и ценность конечного продукта.

Сколько времени занимает работа по FTE? Приведу пример из практики. В организации со штатом 1 000 человек мы использовали 300 АVА таблиц, нашли несоответствия в 50-ти, провели соответствующее количество интервью. Это заняло 2,5 месяца.

Какая окупаемость подобных проектов? Представьте, что в организации работает 4 ремонтных бригады: 20 инженеров и механиков. После проведения анализа с помощью FTE и АVА таблиц выяснилось, что весь функционал, влияющий на цепочку создания ценности, можно распределить на две бригады, вдвое сократив количество работников с окладом 10 000 гривен в месяц: по году экономия 1 200 000 гривен. На одном из предприятий, с которым мы сотрудничаем сейчас, потенциальная экономия бюджета по результатам использования данного инструмента составляет около 150 млн гривен в год. Соответственно, при выборе оптимизации затрат кампании ваш бюджет расходуется наиболее эффективно.

Показать ещё новости
Радіо НВ
X