Пошаговый план. Как выстроить бизнес-процессы в компании и увеличить прибыль

22 июля 2021, 08:30

Логично, что нужно больше зарабатывать и меньше тратить, но чем в этом могут помочь работа по описанию и улучшению бизнес-процессов компании?

Тема эффективности бизнес-процессов компании сейчас актуальна для подавляющего числа компаний и их владельцев. Скажем спасибо пандемии COVID-19, которая драматически ускорила переход к цифровой трансформации бизнеса или вообще поставила компании на грань выживания, поскольку их операционная, бизнес-модель и бизнес-процессы внутри просто не вытягивают положительный результат в отчете о прибыли и убытках.

Видео дня

Не буду сильно отвлекаться на сопутствующие темы: о том, что процессы нужно выстраивать также и с учетом стратегии компании. Не у всех все плохо и для многих инновационных подходов, наоборот, сейчас время для масштабирования бизнеса (доставка, e-commerce, онлайн-обучение, интернет вещей, решения и платформы для цифровой трансформации и другое). Перейдем сразу к прибыли и в целом к деньгам здесь и сейчас.

Логично, что нужно больше зарабатывать и меньше тратить, но чем в этом могут помочь работа по описанию и улучшению бизнес-процессов компании? Постараюсь как можно более просто поделиться последовательностью шагов, исходя из моего опыта и практики:

1. Смотрим вместе с командой топ-менеджеров вашей компании на текущий отчет о прибыли и убытках (P&L), чтобы понять основные группы расходов, а также основные сегменты клиентов, которые приносят больше продаж и через какие каналы они к вам попадают. Если видны тренды при анализе нескольких периодов — тоже их учитываем. Например, себестоимость растет быстрее, чем продажи, выросли расходы на рекламу, а продажи нет, вырос фонд оплаты труда на поддержку бизнеса, а продажи нет и так далее.

2. В отчете прикидываем, какие за основными цифрами стоят процессы. В первую очередь обращаем внимание на процессы, которые непосредственно участвуют в получении денег на счета компании, которые вы не можете отдать на аутсорсинг даже теоретически. Это почти для всех компаний — процессы продаж, включая работу с дебиторской задолженностью, закупки, производство, оказание непосредственно услуг.

3. Теперь смотрим на свой отчет о прибыли и убытках и делаем предположения — если тот или иной основной процесс улучшится на X% (вырастет, если продажи или упадет, если расходы), на сколько в этом случае улучшится ваша прибыль. Простое моделирование в Excel вам в помощь.

4. Следующая задача — выбрать в приоритет на описание и улучшение те из них, которые дают максимальный теоретический прирост/снижение и (это важно!) по вашим ощущениям улучшить которые будет быстрее и с меньшими затратами ресурсов. Скорее всего № 1 будет почти всегда продажи и № 2 — закупки вместе с № 3 совокупностью процессов по найму и управлению эффективностью работы сотрудников, если доля фонда оплаты труда высока в вашей структуре расходов. Не зря почти все современные платформы по цифровизации и автоматизации начинали с CRM-систем, в которых помогали строить эффективную и часто автоматизированную воронку продаж.

poster
Дайджест главных новостей
Бесплатная email-рассылка только лучших материалов от редакторов NV
Рассылка отправляется с понедельника по пятницу

5. Замечаем и отодвигаем на второй план те процессы, которые, даже если могут быть улучшены, значительно не окажут видимого эффекта на P&L в ближайшей перспективе. Обычно это разработка и исследовательская работа, документооборот компании, административные процессы в офисе, часто работа юристов и поддержка инфраструктуры.

6. Также пока отодвигаем и деприоритезируем процессы, важные для стратегии, даже если они не сильно хорошо работают, если они имеют слабый потенциал для роста прибыли. К ним нужно обязательно вернуться, когда работа по основным процессам будет проведена.

7. Когда определены 2−3 приоритетных процесса, команда менеджеров должна выбрать, кто из них будет описывать каждый из процессов и какой инструментарий использовать. Самый гибкий, универсальный и незатратный современный подход — это использование технологий Businesses Process Management (BPM), нотаций BPMN и специальных программ для описания и моделирования процессов, большинство которых бесплатны в базовой версии. Из того, что могу рекомендовать на нашем рынке: bizagi, creatio, business studio, elma, bpmn.io, storm.bpmn2 и другие. Это можно делать в команде с бизнес-аналитиком или другими сотрудниками отделов и департаментов, которым интересно разобраться и улучшить процесс. Или это будут «счастливчики», которых вы назначите на эти проекты по описанию и улучшению процессов. Если чувствуете, что у сотрудников мало пока опыта и тяжело разобраться с нотациями, обратите внимание на более простые инструменты, такие как матрица RACI и подход SIPOC.

8. Необходимо описать каждый процесс так, как он происходит сейчас и вместе с коллегами оценить, хотя бы грубо, сколько стоит вам каждый этап/шаг в процессе. Это нужно, чтобы обсуждая возможные варианты перестройки процесса, вы могли, оперируя цифрами, добавлять и убирать элементы и этапы, которые должны улучшить результативность процесса и/или снизить его стоимость для компании.

9. Для системной работы хорошо подходит использование lean-подхода к оптимизации процессов и избавления от потерь в них. Если вам нужно перестроить процессы сервиса или существенно повысить фокус на клиенте, посмотрите на подходы design thinking и service design. Если это тоже пока незнакомые подходы для сотрудников — включайте здравый смысл и каждый этап проходите с вопросами зачем то или иное действие и можно ли его не делать или делать по-другому эффективнее.

10. Ваша задача получить первую версию (итерацию) обновлённых процессов и научить команду менеджеров описывать свои первые процессы. В дальнейшем вам стоит формализовать новый вариант исполнения процессов и отслеживать, действительно ли соблюдается новый порядок работы и видите ли вы улучшение показателей по доходам или снижение расходов. Еще раз повторю, скорее всего процесс продажи (часто вместе с эффективным выбором маркетинговых активностей) будет у вас самый потенциальный для улучшения. Процесс закупок, с другой стороны, обычно проще, так что выбирайте в зависимости от доступных ресурсов и приоритетов.

11. Вы анализируете уже следующие по приоритетности процессы и вносите изменения в уже оптимизированные. А также начинаете оценивать возможность автоматизации части процессов и подпроцессов вашей компании на базе какого-либо продуктового решения или платформы. Рекомендую не прыгать в автоматизацию без понимания того, что у вас происходит с процессами. В среде специалистов по процессам популярна фраза «можно автоматизировать хаос, но это останется автоматизированным хаосом».

Многих может пугать масштаб и сложность задачи, но с этим алгоритмом вы получите фокус на главном для старта этого увлекательного путешествия в мир процессов, автоматизации и цифровизации. А еще сможете сконцентрировать ограниченные ресурсы на более быстром и весомом результате для компании. Работу с бизнес-процессами очень непросто проводить, когда компания уже в кризисе. Поэтому если у вас сейчас все хорошо, начните заранее тренироваться и добавьте навыки работы с процессами в ДНК вашей компании.

Показать ещё новости
Радіо NV
X