Как не нужно писать письма

9 августа 2020, 12:00

Как отправить имейл, который не взбесит, а порадует адресата

Меня просто бесят те, кто думает, что письма в бизнесе — наше все и не понимает, что через буквы ваши адресаты получают только 7% из того, что хотелось донести. Еще 38% смыслов остаются за недоступными в письмах темпоритмом, интонацией, силой голоса, а 55% - за мимикой и жестами.

Видео дня

Особо бесящие подробности:

— Когда пишут письма в плохом и раздраженном состоянии — люди чувствуют эмоцию даже если она черным по белому. Кстати, ведь сильно велик шанс, что, успокоившись, вы напишите совсем не то письмо, которые писали бы, злясь, и «бесит» вам бы не прилетело.

— Когда добавляют или не добавляют людей в адресаты и копию письма не думая. Способ выбора прост, как все гениальное, — если бы вы обсуждали этот вопрос «вживую», пригласили бы вы именно этого человека на встречу и почему?

— Когда не понимают, что прямой адресат (графа «кому») — именно тот, кто должен ответить, а те, кто в копии, — это для информации. Ставьте всех в «кому» и получите, как в оперетте «Летучая мышь»: «Собака думает, что зовут жену, и не двигается с места, а жена думает, что зовут собаку и тоже не двигается с места».

— Когда отправляют массовые рассылки без использования графы «Скрытая копия». И аккуратней со скрытыми копиями для персональных переписок. Такие интересные случаи бывают.

— Еще более бесит, когда не знают, где находится кнопка «ответить всем».

— Не менее бесит нажимание кнопки «ответить всем» без понимания, всем ли надо ваше «спасибо».

— Когда ты пишешь подробное и качественное письмо, а в ответ тебе: «есть», «принято», «понял». Иногда еще и с выпендрежом на английском «got it», «noted». Уж лучше совсем не отвечать или ответить, когда сможете действительно ответить и через какой канал: «Прости, занят, позвоню тебе завтра в пять, если возможно», например.

— Еще больше бесит, когда не отвечают вообще.

— Когда в письме тысяча слов и из них ни одного с конкретным и понятным заданием. Просто бесит, когда пишут ни о чем, а не дают краткое изложение, что нужно; конкретные детали; вопросы. Экономьте время если не свое, то адресатов.

— Когда пишут СРОЧНО, НЕМЕДЛЕННО, ВАЖНО большими буквами в теме письма. Если у вас действительно что-то горящее — ПОЗВОНИТЕ. Заглавные буквы в письмах в принципе бесят.

— Когда не умеют правильно сформулировать тему. Сколько можно учить, что заголовки привлекают.

Когда бьют словами: что за чепуха, это не то, что нужно; в следующий раз сделайте лучше; зачем вы писали весь этот бред и зачем он мне нужен и т. д. Если действительно нужно покритиковать — критикуйте этично, конструктивно и лучше в личном общении, хоть и в Zoom. Вообще любая грубость и невежливость в письмах бесит.

Когда не пользуются абзацами и проверкой правописания. Ну, и знаки препинания тоже полезны: «Убить нельзя помиловать», помните?

— Когда руководящие сотрудники забывают об элементарных правилах этики, не здороваясь, не обращаясь к человеку по имени, не прощаясь. Иногда просто пересылая какое-то письмо с «?» знаком. Бездумные пересылки в принципе бесят.

— Когда присылают разноцветные «полотенца». Болят глаза и волшебная кнопочка delete их лечит. Также эта кнопочка лечит неструктурированные, неотформатированные, разношрифтовые письма, если только они не от шефа. Но мой шеф пишет очень красивые письма и они меня не бесят.

— Да! Бесят смайлики в деловых письмах. И картинки.

— Когда письма пишут для себя, а не для адресата. Перед отправкой перечитайте, поставив себя на место получателя. Контекст меняется, правда?

— Когда хотят ответ к определенному сроку, но забывают об этом написать.

— Если игнорируются указанные строки. Можно ведь просто извиниться и предложить свой срок.

— Когда пишут пространно и без конкретики. Ну, правда же: «Без конкретного ТЗ — результат ХЗ».

Бесят адреса toshik. kartoshik@; kleopatra1974@ и резюме, и коммерческие предложения с этих адресов.

— Когда пишут персональные письма на общий адрес компании без указания в теме полного имени адресата. Просто: кому: info@*** Здравствуйте, Вася…

— Когда пишут: Доброго времени суток. Ага, я ваше письмо ждала с трех часов ночи и буду нежно перечитывать в пять утра. Есть рабочий день, дорогие времена суток, даже если вы отправляете письмо в три ночи.

— Когда присылают анекдоты с меткой «Высокая важность» и критично важное и срочное письмо — без.

— Когда есть вложение на 20 метров (да хоть на пару килобайт), а что в нем — ни слова. Сопроводительного письма просто нет.

— Когда тебя просят что-то сделать на основании предыдущей переписки, удалив предыдущую переписку.

— Когда используют профессиональный сленг, непонятный не вовлечённым.

— Когда пишут мне письмо, не прочитав мою колонку про «бесит».

Самое же важное, как же бесит, когда не понимают, что признаваться в любви, оправдываться, просить прощения, увольнять, расставаться и очень много еще жизненно важных вещей лучше решать, глядя в глаза.

Показать ещё новости
Радіо НВ
X